Понятие о документах, их свойства, признаки

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глу­бокой древности. Для фик­сирования и передачи информации во времени и пространстве при­менялись различные способы - от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, мик­рофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютер­ной техники. Происходило это потому, что менялись носители инфор­мации - сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотоплен­ки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Термин «делопроизводство» появился несколько веков назад (пред­положительно, в XVII в.) и первоначально означал процесс решения (производства) дела. Любое дело заканчивается таким решением, кото­рое необходимо закрепить в виде документа. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, орга­низациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных ин­тересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. Вот почему государство регулирует данную отрасль дея­тельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и ме­тодические документы (указания, рекомендации).

Во многих случаях документирование является обязательным, пред­писывается законами и нормативными правовыми актами. Законом устанавливается правовой режим создания, хра­нения и использования информационных ресурсов, в частности:

- поря­док документирования информации;

- право собственности на отдель­ные документы и отдельные массивы документов;

- категории информации по уровню доступа к ней;

- порядок правовой защиты информации.

Документ(от лат. dokumentum свидетельство, доказательство) - это документированная на материальном носителе ин­формация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства.

Документ в бухгалтерском учете это письменное свидетельство законности и реальности совершенной хозяйственной операции. В то же время документы являются доказательствами совершения экономичес­ких преступлений, а в ряде случаев - преступлений на­правленности.

Основные свойства документа - атрибутивность, функцио­нальность, структурность.

Атрибутивность - это наличие в документе как в целостной систе­ме двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он суще­ствовать не может: информационной и материальной. Информацион­ная слагаемая документа - это содержание (мысли, идеи), материаль­ная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации.

Функциональность - это предназначенность документа для переда­чи во времени и в пространстве. О разнообразных функциях документа уже говорилось в предыдущей главе. Способность документа выпол­нять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источ­ник информации и как средство социальной документной коммуника­ции.

Структурность документа - это тесная взаимосвязь составляю­щих его элементов и подсистем. Всякий документ об­ладает определенной структурой, а документы одного вида имеют ти­повую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определя­ется соответствующими правилами, инструкциями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть со­ответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения.

Основные признаки документа:

1. Наличие смыслового содержания.Содержание документа за­ключает в себе выделенную с определенной целью и/или по опреде­ленному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами.

2. Стабильная вещественная форма,которая обеспечивает дол­говременную сохранность документа, возможность многократного ис­пользования и перемещения информации в пространстве и во време­ни. Форму документа можно определить как совокупность содержа­тельной информации и реквизитов, установленных в соответствии с Целевой направленностью и характером правоотношений и распо­ложенных в определенном порядке и формате на материальном но­сителе.

3. Предназначенность для использования в социальной комму­никации, т.е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.

4. Завершенность сообщения, что обусловливается областью применения документа. Незавершенное сообщение, например чер­новик, не может быть полноценным документом. Требование завер­шенности является относительным, так как существует ряд незавер­шенных сообщений, имеющих особое значение для научных иссле­дований.