Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105по согласованию с ЦСУ СССР.

Значение документации в бухгалтерском учете:

1. Документы служат осно­ванием и подтверждением правильности учетных данных. До­кументы являются средством, при помощи которого осуществ­ляется собственно финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления орга­низацией.

2. Доку­менты имеют юридическую силу. Они могут использоваться в качестве доказательств при спорах, возникающих между орга­низациями, юридическими и физическими лицами, их также используют органы суда и арбитража.

3. Документы имеют контрольное значение, поскольку дают воз­можность предупреждать случаи хищения, контролируя сохран­ность ценностей. На основе бухгалтерских документов прово­дятся аудиторские проверки, документальные ревизии, анализ работы организации.

Впервые совершенная хозяйственная операция регистрируется в пер­вичных документах. В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском уче­те» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат пер­вичными учетными документами, на основании которых ведется бухгал­терский учет.

Ответственность за обеспечение контроля проводимых хозяйствен­ных операций и регистрацию их в первичных документах несет руководи­тель организации.

На предприятии, в учреждении руководителем по согласованию с главным бухгалтером утверждается перечень лиц, имеющих право подпи­си первичных документов. Документы, которыми оформляются хозяйствен­ные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то ли­цами. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, и оформляется график документооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации: начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие - создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляется главным бухгалтером.

Бухгалтерские документы могут быть составлены как на бумажных, так и машинных носителях. Они дают право на совершение хозяйствен­ной операции и подтверждают факт ее исполнения. В случае оформления бухгалтерского документа машинным способом организация, оформившая такие документы, обязана за свой счет и своими силами сделать их копии на бумажных носителях по требованию своих клиентов, правоохранитель­ных и контролирующих органов.

Для обеспечения сохранности записей в документах запрещается ис­пользовать для записи простой карандаш. Свободные строки в первич­ных документах подлежат обязательному прочерку.

Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обяза­тельства должны быть завизированы двумя лицами, имеющими право под­писи на них согласно утвержденному руководителем организации перечню: первая подпись лица, представляющего функцию общего руководства, вторая лица, представляющего бухгалтерскую функцию в управлении организацией. При отсутствии главного бухгалтера руководитель органи­зации назначает контролера, имеющего право второй подписи на доку­ментах и несущего определенную ответственность.

Операция, связанная с приемом и выдачей денежных средств, мате­риальных ценностей и других объектов имущества, сопровождается со­ставлением первичного документа, а участвующие в ней физические лица и представители юридических лиц получают полноценные его копии. Обязанность обеспечить участников операции копиями возлагает­ся на организацию, оформляющую операцию.

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут от­ветственность за своевременное и правильное их составление, достовер­ность содержащихся в них сведений, а также за передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.

В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» к учёту прини­маются первичные документы, составленные по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а также документы, форма которых хотя и не предусмотрена в этих альбо­мах, но которые должны содержать для придания им юридической силы следующие обязательные реквизиты:

· наименование документа (накладная, акт, счёт-фактура и т.п.);

· место и дату составления;

· наименование организации, от имени которой составлен доку­мент;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители хозяйственной операции (в количественном и сто­имостном измерении);

· наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, лич­ные подписи и их расшифровки.

В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведе­ны дополнительные реквизиты: номер документа, адрес предприятия, уч­реждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, опре­деляемые характером документируемых хозяйственных операций.

Бухгалтерская обработка учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, осуществляется в несколько этапов.

1. Проверка документов по форме и существу. Проверка по форме устанавливает полноту и правильность оформления, заполнение реквизитов, наличие необходимых подписей. Проверка по существу выявляет законность и целесообразность отраженных операций, логическую увязку отдельных показателей, соответствие заключенным договорам и т.д.

2. Группировка документов проводится по группам однородных документов в зависимости от характера совершения хозяйственных операций.

3. Таксировка (расценка) предусматривает арифметическую проверку правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов. Таксировка заключается в обязательном пересчете данных по каждой позиции учетного документа и подсчете суммы общего итога.

4. Контировка документов предполагает проставление корреспонденции счетов. С ее помощью оформленные в учетных документах хозяйственные операции отражаются по дебету и кредиту счетов.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отмет­ку, исключающую возможность их повторного использования - дату запи­си в учетный регистр. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основа­нием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гаше­нию штампом или надписью от руки «получено» или «оплачено» с указанием даты.

Поскольку документы придают юридическую силу хозяйственным операциям, отражаемым в бухгалтерском учете, к ним предъявляются следующие требования:

- первичные учётные документы должны быть составлены в мо­мент совершения операции, в исключительных случаях непос­редственно после её окончания;

- в первичных документах должны быть отражены все необходи­мые сведения, позволяющие точно установить содержание и ус­ловия совершения операций, то есть возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой докумен­тов;

- исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений;

- заполнение первичных документов должно обеспечивать сохран­ность записей в течение времени, установленного для их хране­ния в архиве.