Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировкам, например, должны быть представлены в течение трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдают только после полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.

Помимо денежных средств работникам могут выдаваться под отчет банковские корпоративные карты для оплаты представительских, командировочных и некоторых других расходов. При сдаче отчетов о произведенных расходах подотчетные лица в этом случае в качестве оправдательных документов дополнительно обязаны представить сметы, квитанции электронных терминалов, квитанции банкоматов.

Порядок направления работников в командировку изложен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749. Ранее применяемая Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" действует только в части приложений 2 и 3 (журналы учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки).

В соответствии с указанным постановлением направление работников в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения и по усмотрению руководства организации - приказом. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован.

По мнению Минфина России, изложенному в письме от 12 мая 2008 г. N 03-03-06/2-47, при направлении работника в командировку должны быть оформлены:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам N Т-9 и N Т-9а;

- командировочное удостоверение по форме N Т-10;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно и оплата найма жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, включая расходы на проезд работника на такси при следовании к месту командировки и обратно, если вылет из аэропорта осуществляется в ночное время, когда нет возможности добраться до аэропорта общественным транспортом (письмо Минфина России от 12 мая 2008 г. N 03-03-06/2/47).

Подпунктом 12 п. 1 ст. 264 НК РФ установлен открытый перечень командировочных расходов, принимаемых в целях налогообложения.

Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен; нижним пределом является норма, установленная для бюджетных организаций (100 руб.). Конкретный размер суточных определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути.

Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 "Касса".

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные расходы" и др. в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 "Касса". Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).

Особенности учета подотчетных сумм при командировке работников за границу. Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств.

За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

Помимо оплаты суточных работнику дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право съезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных расходов.

Полученную в банке валюту приходуют по дебету счета 50 "Касса" с кредита счета 52 "Валютные счета". Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет счета 71. В соответствии с письмом Минфина России от 1 февраля 2008 г. N 03-04-06-01/27 пересчет сумм выданных работникам суточных в иностранной валюте в рубли производится по курсу ЦБ РФ на дату их выплаты.

При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 "Прочие доходы и расходы": положительная - на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная - на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71).

При командировках за границу к авансовому отчету прилагают приказ о направлении в командировку*(17), служебное задание, отчет о выполненной работе в командировке, чеки, счета, билеты и другие документы, подтверждающие произведенные расходы, ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы. Оправдательный документ, составленный на иностранном языке, должен иметь построчный перевод на русский язык (на отдельном листе).

Если загранкомандировки оформлены через турфирмы, помимо ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы прилагаются счета турфирмы, в которых дается расшифровка стоимости каждой услуги, и акты выполненных работ, подписанные с турфирмами.

При приобретении электронного авиабилета, не имеющего документарной формы, основанием для признания расходов являются распечатка электронного документа на бумаге и посадочный талон (письмо Минфина России от 11 октября 2007 г. N 03-03-06/1/717).