Этапы ведения системы бюджетирования в управляющей компании

Бюджетирование имеет достоинства и недостатки. К достоинствам можно отнести то, что оно оказывает положительное воздействие на мотивацию и настрой в коллективе, позволяет координировать работу предприятия и своевременно вносить изменения, способствует коммуникации и помогает менеджерам низового звена понять свою роль в организации. Недостатки проявляются в том, что возможно разное восприятие бюджетов, обострение противоречий, сложность и дороговизна системы бюджетирования. Если бюджеты не доведены до сведения каждого сотрудника, то они не оказывают практически никакого влияния на мотивацию и результаты работы, а вместо этого воспринимаются исключительно как средство контроля и отслеживания ошибок работника. В том случае, если важность системы бюджетирования не осознана руководством компании, эта система не выполняет своих функций.

Группы бюджетов

Бюджетирование в компании включает три группы бюджетов: основные, функциональные и дополнительные.

В группу основных входят бюджет доходов и расходов, бюджет движения

денежных средств, бюджет по балансовому листу (расчетный баланс). Эти бюджеты содержат информацию о состоянии бизнеса в целом и находятся на вершине финансового планирования и учета.

Бюджет доходов и расходов составляется в разрезе объектов, собственников-заказчиков и интегрируется на уровне компании. Этот бюджет позволяет определить результирующий показатель деятельности управляющей компании – чистый доход. Он также содержит структуру расходов ипозволяет отслеживать резервы для их оптимизации.

Бюджет движения денежных средств представляет план движения средств на расчетном счете и наличных денежных средств в кассе компании. С помощью этого бюджета обеспечивается сбалансированность входящих и исходящих денежных потоков и контролируется платежеспособность компании. Конечное сальдо этого бюджета должно быть положительным, в противном случае возникает необходимость привлечения дополнительных средств собственника, кредитов или секвестирования расходной части бюджета.

Бюджет по балансовому листу показывает структуру активов и пассивов в разрезе каждого объекта (договора) либо каждого собственника и по собственной деятельности управляющей компании. В активе этого бюджета содержится стоимость переданного в управление имущества, средства в расчетах с арендаторами, остатки денежных средств и материальных ресурсов. Основную часть пассива составляют расчеты с поставщиками ресурсов (товаров, материалов), а также задолженность управляющей компании перед собственником по чистой ренте. Структура обособленного баланса управляющей компании может включать все балансовые статьи,включая собственный капитал.

Функциональные бюджеты содержат финансовую информацию по сферам деятельности компании и предоставляют сведения для составления основных бюджетов. В эту группу входят: бюджет доходов от аренды, бюджет расходов на коммунальные услуги, бюджет эксплуатационных расходов,бюджет административных расходов.

В бюджете доходов от аренды планируется объем выручки от услуг по аренде, их оплата и дебиторская задолженность арендаторов. Бюджет может содержать также информацию по фондам площадей и арендным ставкам.

Бюджет расходов на коммунальные услуги содержит информацию о стоимости необходимых для надлежащего содержания объекта ресурсов (воды,тепла, электроэнергии, газа) и позволяет запланировать расчеты с их поставщиками.

В бюджете эксплуатационных расходов отражаются затраты на оплату труда персонала, необходимого для поддержания объектов недвижимости в нормальном состоянии (дворники, уборщицы, электрики, сантехники и т. п.), а также затраты на инструмент и материалы для этих целей.Перечисленные функциональные бюджеты составляются по каждому объекту недвижимости и консолидируются по договорам или собственникам.

Бюджет административных расходов ведется в целом по управляющей компании и содержит информацию о ее собственных расходах: заработная плата управленческого персонала с начислениями, командировочные расходы, аренда помещений и техники, канцелярские и прочие расходы.

Дополнительные бюджеты дают возможность запланировать вспомогательные сферы деятельности управляющей компании. К ним относятся налоговый и инвестиционный бюджет. В инвестиционном бюджете планируются расходы на текущий ремонт объектов недвижимости отдельно по стоимости работ и материалов. Инвестиционный бюджет ведется по каждому объекту и консолидируется по заключенным договорам. Бюджет налогов составляется раздельно по каждому договору и собственной деятельности управляющей компании.