Основные этапы оптимизации бизнес-процессов

На первом этапебизнес-процессы документируются и описываются, для чего выполняется анализ внутренних регламентов компании и хронометраж БП, определяются службы, отделы и сотрудники, участвующие в каждом БП, проводятся встречи с клиентами для выявления их требований. В результате этой работы составляется перечень БП, которые располагаются в порядке их выполнения. При выявлении и описании БП можно использовать методологию функционального моделирования

IDEF0 (ГОСТ Р 50.1.028-2001).

На втором этапевыявляются дублирующие друг друга БП и принимаются меры по устранению этого недостатка.

На третьем этапевсе БП оцениваются с точки зрения их влияния на результаты деятельности управляющей компании и делятся на основные и вспомогательные. Основные БП в свою очередь могут подразделяться на ключевые и неключевые. Для проведения такого ранжирования БП можно воспользоваться методом АВС-анализа, в основе которого лежит правило Парето1. Согласно этому методу, все БП в управляющей компании можно разделить на три группы – А, В и С. К группе А относятся процессы, обеспечивающие 70–80% дохода (как правило, это 5–10% от всех БП), в группу

На четвертом этапепредпринимаются меры по повышению эффективности основных БП в управляющей компании. Эти меры могут включать стандартизацию и автоматизацию таких процессов, ужесточение учета и контроля над использованием ликвидных активов, обеспечение достоверности информационных потоков, оптимизацию схем принятия управленческих решений и повышение ответственности за них, усиление мотивации персонала, внедрение технологических и управленческих инноваций и т.п.

На пятом этапеоптимизируются вспомогательные БП. Модернизирубизнес, следует учитывать, что не обязательно все БП должны выполняться собственными силами. Основные БП, обеспечивающие львиную долю дохода компании, выполняются штатными сотрудниками, а вспомогательные, обслуживающие основу бизнеса, вполне можно поручить стороннему подрядчику (аутсорсинг).

Бенчмаркинг

Бенчмаркинг– это процесс систематического и непрерывного измерения: оценка бизнес-процессов предприятия и их сравнение с бизнес-процессами предприятий-лидеров с целью получения информации, полезной для усовершенствования собственной деятельности

Бенчмаркинг в сфере управления недвижимостью может осуществляться по следующему алгоритму:

1) анализ деятельности управляющей компании и выявление проблемных областей бизнеса, требующих совершенствования. Существует многометодов диагностики состояния бизнеса. Например, финансовыйанализ дает довольно полную картину хозяйственной деятельности. Однако цифры финансовых отчетов не раскрывают подлинныхпричин успехов или неудач. Поэтому необходимо оценить действую-

щую систему управления, определить возможности компании с использованием таких методов как SWOT-анализ, сбалансированная система показателей (Balanced Scorecard), модель организационной самооценки Тито Конти, карты качества Дженса Далгаарда и др.

2) определение параметров для сравнения. Сравниваться должны БП, поскольку от методов их организации зависит качество управления недвижимостью. Стандартного перечня БП нет, и нужно самостоятельно определить структуру бизнеса.

3) поиск эталона и сбор информации о нем. За рубежом предложение сравнить бизнес воспринимается положительно, поскольку один из принципов его ведения – открытость. В России многие бизнесмены не готовы делиться информацией и технологиями даже с теми, кто работает в другой отрасли. В этих условиях способом поиска эталона для

сравнения может быть посещение профильных семинаров, конференций, выставок и установление контактов с руководителями успешно работающих компаний. Бенчмаркинг легче проводить при наличии саморегулируемых организаций, членство в которых делает бизнес более открытым. Можно также изучить публикации и воспользовать-

ся возможностями, которые предоставляет, к примеру,

4) анализ информации, выявление ограничений и разработка плана внедрения

передового опыта. Получив информацию о деятельности эталонной компании, необходимо ее проанализировать, определить существующие ограничения и возможность их минимизации, разработать детальный план внедрения эффективных методов ведения бизнеса.

5) внедрение передового опыта ведения бизнеса. Осуществляя переме-

ны в бизнесе при помощи бенчмаркинга, необходимо помнить, что слепое копирование чужого, даже успешного, опыта неприемлемо, нужно обязательно учитывать особенности своей компании. Иначе желаемые результаты не будут достигнуты, а интерес к бенчмаркингу – надолго потерян.

6) анализ результатов бенчмаркинга. Необходима повторная диагностика состояния бизнеса после внедрения проекта бенчмаркинга, которая покажет его результаты. В случае успешного осуществления проекта и достижения запланированных результатов не следует отказываться от дальнейшего поиска новых возможностей для сравнения и постоянного совершенствования бизнеса.

Аутсорсинг

Аутсорсинг– передача на договорной основе непрофильных функций другим организациям, которые специализируются в конкретных областях и обладают соответствующими знаниями, опытом, техническими средствами.

Уделять слишком большое внимание непрофильным функциям, добиваясь в этой области высокого качества, – занятие, отнимающее слишком много времени и сил управляющего звена компании и требующее значительных финансовых вложений. Внедрение аутсорсинговой модели ведения бизнеса может дать положительные результаты, так как внешний подрядчик благодаря опыту и технологиям способен обеспечить выполнение вспомогательных БП на более высоком качественном уровне.