Тема 7. Контроль исполнения управленческих решений

План

1. Виды контроля исполнения управленческих решений.

2. Процесс контроля реализации управленческих решений

3. Методы контроля выполнения решений

1. Эффективность решения зависит от контроля результатов его реализации. Если желаемых результатов нет, то ревизия процесса позволит выявить ошибку в исполнении, в расчетах или неправильном исходном предположении.

Контроль - это одна из основных функций управления, представляющая собой процесс обеспечения достижения целей, поставленных организацией, реализации принятых управленче­ских решений.

Процесс контроля — это, с одной стороны, процесс устано­вления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и их отклонения от установленных стандартов; с другой — процесс отслеживания хода выполнения принятых управленческих решений и оценки достигнутых результатов в ходе их выполнения.

Именно результаты контроля являются основанием для ру­ководителей организации корректировать принятые ранее реше­ния, если отклонения в ходе реализации принятых ранее реше­ний значительны.

Основная причина необходимости контроля - это неопре­деленность, являющаяся неотъемлемым элементом будущего и присущая любому управленческому решению, выполнение ко­торого предполагается в будущем.

При осуществлении контроля оценивается и изме­ряется как ход выполнения принятых организацией решений, так и соответствие принятых ранее решений реализовавшему­ся развитию ситуации принятия решения.

Если принятое ранее решение оказалось недостаточно эф­фективным или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить своевременно это устано­вить и внести коррективы в действия организации.

Любая функция управления может эффективно действовать только при наличии эффективно действующей системы конт­роля.

Контроль подразделяется на предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до начала работ. На этом этапе контролируются правила, процедуры и линия поведения, чтобы убедиться, что работа развивается в пра­вильном направлении. На этом этапе контролируются, как правило, человеческие, материальные и финансовые ресурсы.

Контроль поступающей и исходящей из организации ин­формации — самостоятельная управленческая задача, которой ни один руководитель не вправе пренебрегать.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ организацией в соответствии с принятыми решениями. Как правило, он осуществляется непосредствен­ным начальником и основан на измерении фактических ре­зультатов проделанной работы.

Основным инструментом осуществления контроля является обратная связь. Она позволяет установить наметившиеся от­клонения в ходе выполнения работ и принять корректирую­щие решения.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Если в процессе заключительного контро­ля отсутствует возможность непосредственно влиять на ход выполнения работы, то результаты контроля могут быть учте­ны при проведении последующих работ.

Еще одной важной функцией заключительного контроля является его определяющая роль при реализации функции мотивации. Мотивация осуществляется по результатам конт­роля.

2. Основными составляющими процесса контроля являются выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними ре­альных результатов, осуществление корректирующих дейст­вий.

Стандарты — это конкретные цели, степень достижения которых может быть измерена. Для каждой из таких целей должны быть определены временные рамки их выполнения и критерии, позволяющие оценить степень их достижения при выполнении работы.

Только четкие количественные показатели позволяют сопо­ставить конкретные результаты работы, конкретные результа­ты принятых решений с запланированными.

Конечно, не любая цель может быть выражена количест­венно, но, используя аппарат обследований и опросов, экс­пертных оценок, вербально числовых шкал, можно полу­чить инструментарий, позволяющий пусть в первом прибли­жении, но количественно оценить степень достижения цели, не имеющей четкого количественного выражения.

Заметим также, что для оценки степени достижения такого рода целей могут быть использованы косвенные количествен­ные критерии. Так, например, для оценки степени удовлетворенности ра­ботой исполнителей может служить такой критерий, как про­цент сотрудников, уволившихся за год из организации.

Отсутствие же возможности измерить результат принятого ранее решения и выполненной работы делает невозможным реальное осуществление контроля. Измеримость степени достижения цели позволяет опреде­лить, выполнены ли установленные стандарты, т. е. реализо­вать вторую составляющую процесса контроля.

На этой стадии также важно определить норму допустимо­го отклонения от стандарта, которая устанавливается с учетом масштаба и поэтому часто может выражаться в процентах или долях единицы. На этой стадии принимается решение о целесообразности корректировки принятых ранее решений.

Естественно, что затраты на осуществление контроля не должны превышать полученного в результате осуществления контрольных мероприятий эффекта.

Третья составляющая контроля - принятие необходимых корректирующих решений. В зависимости от сопоставления результатов выполненной работы, принятого ранее решения со стандартом, если откло­нения незначительны, можно ничего не предпринимать. Если отклонения превышают допустимую норму, то необхо­димы корректирующие действия.

Однако может случиться, что изменившаяся ситуация при­нятия управленческого решения потребует пересмотра приня­тых ранее стандартов и установленных норм.

При установлении системы контроля целесообразно при­держиваться таких принципов, как: осмысленность и однозначное восприятие стандартов со­трудниками, двустороннее общение с сотрудниками, отсутствие чрезмерного контроля, установление жестких, но достижимых стандартов, вознаграждение за достижение установленных стандартов и норм.

Контроль должен быть своевременным и гибким, ориенти­рованным на решение поставленных организацией задач и со­ответствующим им. Непрерывность контроля может быть обеспечена специально разработанной системой мониторинга хода реализации работ и принятых решений.

Для более эффективного осуществления контроля выпол­нения достаточно большого числа работ и принятых решений целесообразно использовать сетевые и ленточные графики, диаграммы Ганта, матричные расписания и т. д.

В заключение отметим, что эффективное функционирова­ние системы контроля в современном управленческом конту­ре невозможно без использования современной вычислитель­ной техники и современных систем поддержки и сопровожде­ния процесса выработки и принятия управленческих решений.

3. Осуществление контроля реализации решений предполагает создание механизма контроля, который должен обнаруживать изменения во внешней и внутренней среде функционирования организации, места возникновения про­блем, необходимость дополнительных решений для достижения целей систе­мы. Механизм контроля должен состоять из 2-х частей: контроль изменений во внешней (вход системы) и внутренней (в организации и выходах системы) среде.

Основными видами контроля реализации управленческих решений являются: административный, технологический, ревизия и аудит.

Административный контроль - это проверка и постоянное наблюдение за процессами реализации управленческих решений: сроками, объемами, качест­вом их выполнения.

Технологический контроль состоит в проверке и постоянном наблюдении за используемыми технологиями при реализации управленческих решений.

Ревизия - это есть документальная проверка результатов реализации управленческих решений.

Аудит - это документальная проверка результатов реализации управленческих решений, устанавливающая уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам.

Методы контроля выполнения управленческих решений подразделяются на контроль по промежуточным и конечным результатам и контроль по срокам выполнения (операции в ИТРР).

При организации контроля по результатам (выходам системы) основным достоинством является оценка достигнутых результатов и сравнение их с целе­выми (плановыми) результатами, оценка факторов, способствовавших или пре­пятствовавших их получению.

Рекомендуемая литература

1. К. В. Балдин, С. Н. Воробьев, В. Б. Уткин. Управленческие решения: учебник для вузов. - М.: Дашков и К, 2006.

2. А. И.Орлов. Принятие решений. Теория и методы разработки управленческих решений: учеб. пособие для вузов. - М.: МарТ, 2005

3. Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений. - Юнити-Дана, 2000

4. Рыков А.С. Модели и методы системного анализа: принятие решений и оптимизация: Учеб. пособие для вузов. - М.: МИСИС, 2005

5. Бабенко Т.И., Барабаш С.В. Методы принятия управленческих решений. - СО РАН, 2006

6. В.М.Колпаков. Теория и практика принятия управленческих решений: Учебное пособие. - К:МАУП, 2004

7. Зуб А.Т. Принятие управленческих решений. Теория и практика.: Учебное пособие М.:Форум, 2010

8. Лифшиц А.С. Управленческие решения. - М.: КноРус, 2009