Стандартная разметка делового документа

При стандартном машинописном оформлении деловых документов в России на бумаге формата А4 оставляются следующие стандартные поля: левое 3,5 см, правое — не менее 0,8 см, верхнее — 2 см, нижнее — не менее 1,9 см. Основной текст принято печатать через 1,5 межстрочных интервала шрифтом высотой в 10 пунктов. Первая строка каждого абзаца должна иметь отступ от границы левого поля в 1,25 см (5 символов). На этой позиции принято размещать первую позицию табуляции. Вторую и третью позиции табуляции размещают на расстоянии 3,75 см или 15 символов и 6 см или 24 символа соответственно от границы левого поля. Обе эти позиции служат границами столбцов таблиц. Четвертая позиция табуляции — 8 см или 32 символа от левого поля. На ней должно начинаться указание адресата документа. Пятая позиция — 10 см или 40 символов от левого поля служит для грифа утверждения документа. Шестая позиция — 12 см или 48 символов — определяет местоположение подписи. Седьмая и последняя позиция — 14 см или 56 символов как вторая и третья, служат границами столбцов таблиц. Для обеспечения стандартного оформления деловых бумаг лучше всего установить указанные параметры форматирования перед началом работы над документом.

Работа с таблицами

Обзор и анализ больших массивов числовой или текстовой информации с некоторой регулярной, повторяющейся структурой существенно упрощаются, если использовать табличную форму представления. Расположение чисел или текстов в ячейках на пересечениях строк и столбцов (колонок) позволяет быстро и различными способами классифицировать сведенные в таблицу данные. Кроме того, существенно облегчается визуальный отбор нужной информации. Примеры применения таблиц для наглядного представления информации можно найти в различных главах настоящего пособия.

Выше рассматривалось использование табуляторов для формирования в тексте простейших разновидностей колонок (см. рис. 12.37). В редакторе MS Word имеется еще один, значительно более простой и гибкий способ создания в документе полноценных таблиц. Доступ к многочисленным возможностям этого способа работы с таблицами осуществляется с помощью команд меню Таблица. Кроме создания таблиц, с помощью этих команд можно располагать текст абзацами друг напротив друга и различными способами размещать его относительно графических вставок.

Таблицы в редакторе MS Word состоят из ячеек, располагающихся на пересечениях строк и столбцов. Ячейки таблиц можно заполнять числами, текстами или различными графическими объектами — рисунками, чертежами, фотографиями и т. д. Каждая ячейка таблицы может содержать один или несколько текстовых абзацев, для которых границы ячейки являются как бы границами листа бумаги. Причем для каждой отдельной ячейки могут быть установлены свои собственные, независимые от других ячеек параметры форматирования не только символов, но и абзацев. Обычно ячейки таблицы отделены друг от друга вертикальными и горизонтальными линиями. Эти линии могут быть различной толщины, цвета и стиля (одинарными, двойными, пунктирными и т. д.). При желании или необходимости разделительные линии между ячейками могут вообще не проводиться.

В редакторе MS Word предусмотрено выполнение следующих основных действий с таблицами:

§ создание и удаление таблиц;

§ перемещения по таблице;

§ ввод и удаления в таблице;

§ изменение существующей таблицы;

§ форматирование таблицы;

§ сортировка и нумерация ячеек;

§ выполнение специальных задач, таких как математические вычисления и построение диаграмм.

Для некоторых команд меню Таблица в панелях инструментов предусмотрены соответствующие им кнопки, которые можно использовать для быстрого доступа к тем или иным операциям над таблицами. Кроме того, после создания таблицы возможен быстрый вызов контекстного меню, которое содержит ряд команд меню Таблица. Напомним, что вызов контекстного меню производится с помощью нажатия правой кнопки мыши или же с помощью сочетания клавиш Shift+F10. Если при этом указатель мыши (для сочетания клавиш — текстовый курсор) позиционирован в любой ячейке таблицы, то состав контекстного меню содержит все доступные в текущей ситуации команды меню Таблица. Отметим, что набор доступных команд меню Таблица (так же как и общий набор команд контекстного меню) зависит от сложившейся к моменту обращения текущей ситуации и может быть в разное время разным.

Создание таблиц

В редакторе MS Word возможно использование двух различных методов создания таблиц:

§ формирование в документе пустой таблицы с последующим заполнением ее ячеек;

§ преобразование ранее введенных абзацев или некоторых фрагментов документа в таблицу.

В свою очередь создавать пустую таблицу, как и выполнять преобразование существующих фрагментов документа в таблицу, можно разными способами.