Система управління базами даних Access

Система управління базами даних Microsoft Access входить до складу пакета Microsoft Office. Вона дозволяє розв'язувати широке коло завдань користувачів без програмування. Це означає, що Access 7.0 доступна для широкого кола непрофесійних користувачів ПЕОМ.

Запуск системи Access здійснюється з ОС Windows-95 аналогічно тому, як запускається будь-яка інша прикладна програма. СУБД Access 7.0 має прості та зручні засоби обробки кількох таблиць у одній базі даних.

Таблиця –це місце зберігання даних; вона є основним об’єктом бази даних.

Зберігання кількох таблиць у одній базі даних має цілий ряд переваг. До основних з них належать:

1. Можливість розподілу даних за таблицями згідно зі змістом даних. Наприклад, у першій таблиці зберігаються персональні дані обстежуваних психологічного дослідження, у другій — їх психофізіологічні дані, а в третій — дані про успішність їх діяльності.

2. Табличне, тобто модульне, подання даних дозволяє модернізувати кожну таблицю окремо.

3. Редагування даних в одному місці бази призводить до автоматичного їх редагування в іншому місці.

У системі Access є різні способи управління даними, а саме: система меню, панелі інструментів, контекстне меню, укажчик миші та комбінації клавіш.

СУБД Access має значну кількість спеціальних програм, які отримали назву “майстри”. Так, е майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм і т.д. Майстри здійснюють діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для розв'язування відповідної задачі. Для зручності роботи майстри поділяються на кроки (етапи). Користувач може пропускати деякі кроки чи повертатися до попередніх.

Система Access має зручні засоби копіювання рядків, полів і фрагментів однієї таблиці до іншої. Крім того, можна отримувати повні копії таблиць чи їхніх структур. Таблицю однієї бази даних можна перенести до іншої бази даних.

Access має розвинуту систему запитів, яка дозволяє отримувати на екрані різні відомості з таблиць. Користувач може задавати умови запиту, відповідно з якими з бази вибираються визначені дані чи формується нова таблиця.

СУБД Access має засоби, які забезпечують видачу на екран даних не тільки у вигляді таблиць, але й у вигляді інших форматів (форм). За допомогою майстра форм користувач може сам визначити форму видачі даних на екран. В Access є три стандартних види форм, які можуть будуватися автоматично.

У системі Access широко використовується поняття звіт. Звіт багато в чому схожий на форму. Його використовують при виведенні документів на друкування. Принципова різниця між Формою та Звітом у тому, що формати звітів відповідають стандартним форматам паперу.

У СУБД Access реалізовані дві мови програмування: SQL та Visual Basic. SQL — це мова структуровання запитів. Вона досить проста та зручна, але має обмежені можливості.

Система Access має потужну довідкову систему. Для отримання допомоги необхідно встановити курсор миші на кнопці зі знаком запитання і клацнути по її лівій клавіші. Поряд із вказівкою миші з'явиться збільшений знак запитання. Переміщуючи мишу по поверхні столу, установіть її на тому об'єкті, по якому ви хочете отримати допомогу (наприклад, на рядку Новая база данных), і після цього ще раз клацніть клавішею миші. У результаті з'явиться вікно з конкретною допомогою. Щоб вікно зникло з екрана, досить клацнути по клавіші миші.