Открытые и закрытые системы

[И 18] Всесторонний анализ внутреннего строения организации обе­спечивается с помощью использования системного подхода. Систе­ма — это набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, состав­ленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое.

Для того чтобы поддерживать отдельные части в одном организме и формировать завершенное целое, в каждой системе осуществляется интеграция. Для этого используются такие средства, как координация уровней иерархии управления, прямое наблюдение, правила, процедуры, курс действий.

[И 19] Различаются системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы возникло в физике. Это система, являющаяся самосдерживаемой. Ее главная характеристика заключается в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию внешней среде. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.

[И 20] Открытая система признает динамическое взаимодействие окружающим миром. Организации получают сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчи­ков, потребляющих их продукцию. На рис.1.1 представлена промышленная организация как открытая система. Разграничение систем на открытые или закрытые не является жестким, раз навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со вре­менем. В принципе возможна и обратная ситуация. Откры­тые системы имеют, однако, некоторые специфические черты. Одна из таких черт – это признание взаимозависимости между системой и внешней средой.

[И 21] Существует граница, которая отделяет систему от ее окружения. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воз­действуют на окружение. Внешняя среда организации схематично представлена на рис.1.2.

[И 22] Организация должна отражать состояние внешней среды. В ос­нове ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического харак­тера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее чле­на в общую работу и эффективная помощь работникам в достиже­нии поставленных целей. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую от­ветную реакцию, способствующую достижению ее целей.

Рис. 1.1. - Промышленная организация как открытая система

Рис. 1.2. – Внешняя среда организации

[И 23] Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получают ин­формацию из внешней среды. Это помогает приспособиться и по­зволяет предпринимать корректировочные действия по исправле­нию отклонений параметров системы. Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий получить приток в систему ин­формации или денег для модифицирования производства выпускае­мой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

[И 24] Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. Чтобы все ее элементы действо­вали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процес­са, заменять элементами равной производительности. Внутренняя среда организации схематически показана на рис. 3.

Рис. 1.3. - Внутренняя среда организации

Отметим, что организационные системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Исследова­ния показывают, что большие и сложные организационные систе­мы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они по­лучают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости. Многие подсистемы в рамках системы имеют возможность получать ресурсов больше, чем требу­ется для производства продукции.

Стабильные организации, которые не спо­собны адаптироваться к изменению условий, долго просущество­вать не смогут. То же самое можно сказать о приспособляемых к из­менениям, но не стабильных, т.е. неэффективных, организациях.

Организационная система может достичь своих целей, исполь­зуя различные комбинации ресурсов и стратегий. Вот почему необ­ходимо рассматривать разнообразные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой-либо один «оптималь­ный» выход, приводящий к быстрым результатам.