Тема 5. характеристика и версии программ автоматизации бухгалтерского учета

1. Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета.

2. Версии программ автоматизации бухгалтерского учета.

На предприятиях, совершающих небольшое количество хо­зяйственных операций, применяются относительно простые и недорогие программы, позволяющие вести книгу хозяйствен­ных операций и составлять на ее основе баланс и финансовую отчетность.

Примерами таких программ являются разработки фирмы «1C:» — «1C: Бухгалтерия», «1C: Предприятие», «1C: Торговля и склад», «1C: Зарплата и кадры», «1C: Документооборот», «1C: Элект­ронный справочник бухгалтера», «1C: АФС», а также про­граммы «Бухгалтерия малого предприятия» фирмы «Инфо­софт», «Инфо-Бухгалтер», и другие.

На предприятиях с большим объемом хозяйственных опе­раций ведется складской учет, осуществляется контроль за выполнением договоров, отслеживаются взаимоотношения с дебиторами и кредиторами, реализуются управленческий учет, финансовый анализ и другие работы. Для их автоматизации значительно большие удобства обеспечивают комплексные си­стемы бухгалтерского учета, например, бухгалтерии фирм «Ин­фософт», «Парус», «КомТех+» и другие.

Программа «1C: Бухгалтерия» —это универсальная систе­ма, в основу которой положена базовая модель бухгалтерского учета, т.е. программа построена по тому же принципу, как орга­низована работа бухгалтерии предприятия. Программа поддер­живает любые системы и методологии учета, используется на предприятиях различных форм собственности, представляется в однопользовательской и сетевой версиях, поддерживает не­сколько планов счетов бухгалтерского учета. В качестве опера­ционной системы применяются системы Windows, Windows NT.

Программа обеспечивает возможность:

· ведения количественного и многовалютного учета;

· конфигурирования, или внесения изменений и созда­ния дополнительных наборов справочников, докумен­тов, типовых операций и т.д.;

· полной настройки форм первичных и отчетных документов.

Бухгалтерские проводки, отражающие совершаемые хо­зяйственные операции, могут вводиться в Журнал опера­ций вручную, с помощью типовых операций или на основе документов (первичных и регламентных), т.е. в режиме «До­кументы и расчеты». Программа позволяет осуществлять два режима расчета итогов: в реальном времени, когда ито­ги пересчитываются после ввода или удаления каждой про­водки, и по запросу, который формируется в группе «От­четность» в подпункте «Расчет итогов». Основным расчет­ным периодом является квартал с возможностью разбивки по месяцам.

Подготовка программы к работе предполагает:

1) настройку списков;

2) определение даты входящих остатков;

3) установку рабочего периода и рабочей даты;

4) установку интервала видимости операций;

5) ввод остатков по счетам;

6) переход на следующий отчетный период.

Режимы работы программы:

1) режим «Конфигуратор» предназначен для конфигури­рования системы, позволяет редактировать структуры данных, формировать список пользователей системы с назначением прав доступа, выполнять процедуры со­хранения и восстановления данных;

2) режим «Отладчик» предназначен для отладки програм­мных модулей систем;

3) режим «1C: Бухгалтерия» — это собственно исполни­тельная часть системы, выполняющая ввод и обработку бухгалтерской информации.

Все элементы типовой настройки являются образцами, ко­торые могут быть приведены в соответствие с требованиями конкретного предприятия.

Программа «1C: Предприятие»

Программа «1C: Предприятие» — инструментальная си­стема, состоящая из трех компонент («Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет»), каждая из них в отдельно­сти или их сочетание определяют группы однородных гиб­ких универсальных модулей, из которых строится бухгал­терский комплекс. Все компоненты поддерживают базовые возможности системы (механизмы поддержки констант, спра­вочников, документов и другие), расширяющие ее возмож­ности своими дополнительными механизмами обработки информации.

Компонента «Бухгалтерский учет» предназначена для ве­дения учета на основе бухгалтерских операций, обеспечивает ведение плана счетов, ввод проводок, получение бухгалтерс­ких итогов. Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения средств в различных разрезах в реальном времени. Компонента «Расчет» содержит меха­низмы для выполнения периодически выполняемых сложных расчетов и предназначена для расчета заработной платы.

В системе:

· предусмотрено несколько способов ввода исходной ин­формации — вручную, с помощью типовых операций или документами, что обеспечивает ей необходимую гибкость;

· поддерживается работа с разными объемами информа­ции, разным количеством рабочих мест учетных работ­ников;

· имеются мощные средства для создания отчетов раз­личного типа и сложности;

· отсутствуют ограничения по количеству возможных от­четов;

· шаблоны отчетов являются открытыми для внесения в них изменений, они могут быть включены в конфигура­цию или храниться в отдельных файлах.

На этапе конфигурирования системы производится:

· настройка режимов работы системы в соответствии с особенностями предприятия;

· определение форм ввода документов и операций;

· формирование состава плана счетов и определение их свойств;

· определение структуры и свойств справочников и доку­ментов;

· описание форм и алгоритмов построения отчетов и дру­гие виды настройки.

На этапе работы с информационной базой производится:

· ввод документов и операций;

· заполнение справочников;

· формирование отчетов;

· выполнение регламентных расчетов и другие работы.

Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы деятельности и отвечает принятому за­конодательству. В комплект поставки включаются типовые конфигурации, представляющие собой универсальные при­кладные решения.

Система предусматривает возможность изменения конфи­гурации самим пользователем или организациями, специали­зирующимися на внедрении и поддержке программных про­дуктов фирмы, что обеспечивает максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкрет­ной организации. Дополнительные конфигурации поставля­ются фирмой отдельно. Существуют конфигурации, разрабо­танные другими фирмами и конфигурации, разрабатываемые для конкретных организаций.

Система «Галактика»

Многопользовательский сетевой комплекс «Галактика» ох­ватывает все разделы бухгалтерского учета, управление склад­скими операциями, закупками, продажами, финансовый ана­лиз, планирование и управление ресурсами, управление мар­кетингом, рекламой, кадрами.

Возможности комплекса:

· оперативное управление финансами;

· контроль за ходом выполнения договорных отношений;

· контроль взаимных обязательств;

· управление складскими запасами;

· формирование и контроль исполнения финансового плана;

· планирование, учет и выполнение внутреннего бюджета.

Принципы построения комплекса:

· охват всего спектра типовых производственно-экономи­ческих функций;

· модульность и полная интегрированность на уровне еди­ной базы данных;

· единообразие пользовательского интерфейса;

· гибкая настройка на специфику и сферу деятельности конкретного предприятия;

· представление пользователям инструментальных средств для самостоятельного развития возможностей комплекса;

· поддержка распределенных баз данных для обеспече­ния информационного взаимодействия многоофисных корпораций и территориально удаленных филиалов;

· масштабируемость.

Структурно комплекс состоит из четырех контуров: «Ад­министративное управление», «Оперативное управление», «Уп­равление производством», «Бухгалтерский учет», каждый из которых обеспечивает решение соответствующих задач и мо­жет функционировать как в комплексе, так и автономно. К примеру, контур «Бухгалтерский учет» объединяет все разде­лы финансового учета: кассовые и банковские операции, муль­тивалютный учет, учет основных средств и нематериальных активов, учет финансовых вложений, учет материальных цен­ностей, учет заработной платы, формирование консолидиро­ванной бухгалтерской отчетности.

Система «Турбо-Бухгалтер» является интегрированной си­стемой автоматизации бухгалтерского учета, объединяющей в рамках одного рабочего места разнообразные возможности учета. Предназначена для автоматизации бухгалтерского учета и делопроизводства предприятий различных форм собственности, позволяет вести бухгалтерский учет для нескольких предприятий на одном компьютере, обеспечивает ведение син­тетического и аналитического учета как в денежном, так и в количественном выражении. Легко адаптируется к особенно­стям учетной политики конкретного предприятия и к изме­нениям законодательства, совместима с другими компьютер­ными программами различных фирм. Особенностью системы является понятие «План бухгалтерии», включающее в себя не только стандартный план счетов бухгалтерского учета, но и настройки типовых операций, справочников аналитики и другие виды настроек.

Программа позволяет получать несколько видов оборотов по счетам, предусмотрен контроль правильности корреспон­денции счетов при вводе хозяйственных операций, имеется возможность создания настроек, индивидуальных для каж­дого пользователя. Хозяйственные операции могут храниться в журналах трех типов — текстовом, табличном, картотеч­ном, предусмотрена возможность переноса данных из одного документа в другой.

Возможности комплекса:

· ведение синтетического и аналитического учета, в том числе и многовалютного;

· автоматизированное составление, хранение и печать пер­вичных бухгалтерских документов и форм отчетности;

· настройка рабочего плана счетов, типовых операций, форм аналитического учета, форм первичных докумен­тов, отчетности;

· ведение учета на нескольких рабочих местах и ведение нескольких бухгалтерий на одном компьютере;

· полная интеграция всех видов учета с использованием единой информационной базы (бухгалтерский, опера­тивный и управленческий учет имеют единое информа­ционное пространство).

Подсистемами оперативного учета в программе являются подсистемы «Склад», «Зарплата», «Касса», «Банк» и другие. Совершаемые хозяйственные операции регистрируются в названных подсистемах в форме операционных документов (в каждом операционном документе регистрируется одна хозяй­ственная операция), а также в форме первичных документов. Для исключения повторного ввода первичные документы ав­томатически формируются по данным операционных доку­ментов (одному операционному документу может соответство­вать несколько первичных документов).

Система «БЭСТ-ПРО» является комплексной системой, предназначенной для автоматизации управления предприя­тиями в области производства, торговли и сферы услуг. В со­став комплекса входят подсистемы ведения договоров, учета денежных средств и расчетов с контрагентами, управления закупками и запасами, оперативно-производственного плани­рования, управления выпуском продукции, сбытом, учета основных средств, заработной платы, управленческого анали­за, бухгалтерского и налогового учета.

Информационное ядро системы — подсистема Главная кни­га, в которой накапливаются все бухгалтерские проводки и формируется необходимая внутренняя и внешняя бухгалтер­ская отчетность. Проводки могут формироваться по отдель­ному документу, в пакетном и ручном режимах, либо с при­менением механизма типовых операций. Программа поддер­живает работу как с балансовыми, так и с забалансовыми счетами, располагает средствами для контроля корреспонден­ции счетов. Аналитический учет в подсистеме «Главная кни­га» организован на специальных аналитических счетах, на­зываемых аналитическими картотеками. В системе формиру­ются все необходимые внутренние, внешние, квартальные и годовые отчеты, а при необходимости могут быть настроены свои собственные формы отчетов. Система легко адаптирует­ся к любым изменениям законодательства.

Система «Бухгалтерский комплекс» — самая старая фор­ма существования бухгалтерских программ, представляет со­бой комплекс программ, реализующих функции как отдель­ных разделов учета, с возможностью последующего агреги­рования данных, так и бухгалтерского учета в целом. Для средних и крупных предприятий такая форма бухгалтерс­ких программ остается наиболее приемлемой.

Система «Инфо-Бухгалтер» предназначена для ведения сложного бухгалтерского учета. Для ведения аналитического учета используется многоуровневая структура счетов бухгал­терского учета, а справочники аналитического учета отсут­ствуют. Количество счетов и субсчетов не ограничено, любой счет может иметь до пяти уровней субсчетов. Данные бухгал­терского учета могут быть представлены в виде графиков и диаграмм. Все формы статистической отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды собраны в одну группу с блан­ками для заполнения первичных документов.

Система «Бухгалтерский конструктор» представляет со­бой систему с расширенными инструментальными возможно­стями. В одну программу невозможно заложить специфику учета многих бухгалтерий, но можно создавать некоторые уни­версальные заготовки, из которых с помощью настроек сде­лать программу, подходящую для любой организации. Такие универсальные системы устойчивы, свободны от ошибок, не связаны со спецификой конкретного предприятия, характе­ризуются модульной и гибкой архитектурой, располагают средствами настройки, предлагающими широкие возможнос­ти для адаптации к конкретным условиям учета.

Система «Интегратор» — многопользовательская сетевая бухгалтерская система, программный продукт нового поколе­ния. Изначально проектировалась как сетевая, построена в архитектуре «клиент-сервер», предназначена не только для предприятий, впервые приступающих к автоматизации, но и для тех, кто не удовлетворен результатами работающих у них компьютерных комплексов. Обеспечивает полноту функций и требуемый уровень детализации учета на каждом участке; построена в единой информационной среде, где все пользова­тели имеют доступ к общей информации в режиме реального времени. Новые или измененные данные, введенные на од­ном рабочем месте, сразу могут быть использованы персона­лом, работающим на других компьютерах. Программа обеспечивает суверенность работы персонала, когда каждый бух­галтер отвечает за достоверность информации по счетам свое­го участка. Проводки вводимой операции, затрагивающие сче­та других участков, остаются отложенными до тех пор, пока их не подтвердят бухгалтеры смежных участков.

Специалисты программного обеспечения постоянно совер­шенствуют свои разработки, внося в них необходимые изме­нения и дополнения, в результате чего появляются новые вер­сии программ.

Версии программных продуктов фирмы «Инфо-Бухгалтер» Разработанные версии программы «Инфо-Бухгалтер» обес­печивают работу как в среде MS Dos, так и в среде Windows. В частности, предложены базовый, минимальный и профес­сиональный варианты программы. Разработаны варианты, обеспечивающие правовую поддержку, имеющие блоки фи­нансового анализа, бюджетных расчетов и другие:

· базовый вариант рассчитан на небольшие предприятия и содержит самые необходимые документы для веде­ния бухгалтерского учета;

· минимальная версия отличается от базовой отсутстви­ем количественного учета и всех связанных с ним фун­кций;

· в профессиональной версии добавлена возможность веде­ния количественно-суммового учета, валютных операций, расчета заработной платы, работы с базами данных;

· программа с правовой поддержкой «Гарант-Практика» по­зволяет вызывать необходимые правовые документы;

· вариант программы с блоком финансового анализа дает возможность производить анализ результатов финансо­во-хозяйственной деятельности (оценку деловой актив­ности, имущественного положения, ликвидности, рен­табельности предприятия и др.);

· вариант программы с блоком расчета заработной платы позволяет производить расчет заработной платы, фор­мировать аналитическую отчетность и отчетность, пред­ставляемую внешним органам;

· бюджетный вариант предназначен для ведения бухгал­терского учета в бюджетных организациях.

По мере развития программы происходит расширение вы­полняемых ею функций и добавление новых действий. Отчет­ные формы и первичные документы, используемые в программе, обновляются в соответствии с изменениями законодательства.

Версии программных продуктов фирмы «1C:»

Разработанные версии программ системы «1C: Предприятие» могут использоваться в организациях с разными объемами обра­батываемой информации, разным количеством пользователей ав­томатизированной системы и разной интенсивностью их работы:

1) базовые (однопользовательские) версии обеспечивают ра­боту с информационной базой только одного пользова­теля в один момент времени и используются в основном на небольших предприятиях. Они не включают средств для изменения конфигурации, используются для веде­ния простого учета, не требующего настройки на осо­бенности конкретной организации;

2) сетевые версии позволяют работать с информационной ба­зой одновременно нескольким пользователям. Существу­ют версии, допускающие работу с ограничением числа пользователей и без ограничения числа пользователей;

3) версии программ, учитывающих требования налогового кодекса. Такими разработками являются: типовая кон­фигурация «Бухгалтерский учет», редакция 3.6; типовая конфигурация «Бухгалтерский учет», редакция 4.0; кон­фигурация «Производство + Услуги + Бухгалтерия», ре­дакция 1.6; комплексная конфигурация «Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры», редакция 2.6; конфигурация «Производство + Услуги + Бухгалтерия», редакция 2.0; типовая конфигурация «Торговля + Склад», редакции 8.6; конфигурация «Зарплата + Кадры». Фор­мы регламентированной отчетности для ведения бухгал­терского учета выпускаются фирмой в двух вариантах — для старого и нового Плана счетов;

4) версии для SQL обеспечивают возможность работы с ин­формационной базой в режиме «клиент-сервер», что де­лает систему устойчивой и надежной, увеличивает ее производительность, особенно при работе большого числа пользователей. Система содержит дополнительную ком­поненту «Управление распределенными информацион­ными базами», которая обеспечивает полную или выбо­рочную синхронизацию данных всех информационных баз, входящих в распределенную систему, поставляет­ся отдельно и устанавливается только на одной (цент­ральной) информационной базе;

5) локализированные версии разрабатываются в целях рас­ширения круга пользователей программ. К примеру, разработаны англоязычный и украинский интерфей­сы программы «1C: Предприятие 7.7». Фирма предла­гает типовые решения для ведения учета, подготовки сводной бухгалтерской отчетности, ведения кадрового учета, расчета заработной платы для бюджетных уч­реждений. Это программы «Бухгалтерия для бюджет­ных организаций», «1C: Свод отчетов», «1C: Зарплата и Кадры».

Тема 6. Принципы работы в автоматизированных системах бухгалтерского учета.

1. Основные понятия автоматизированных систем бухгалтерского учета.

2. Работа с объектами в автоматизированных бухгалтерских системах.

3. Работа с аналитикой.

4. Документы.

5. Отчетность.

Базовые понятия

К базовым понятиям относятся: константы, справочники, перечисления, документы, журналы, отчеты, обработки:

· константы используются для работы с постоянной и ус­ловно-постоянной информацией, но могут представлять собой и изменяемые данные;

· справочники предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, используемых при ве­дении аналитического учета и заполнении документов;

· перечисления используются для описания наборов по­стоянных значений — видов оплат, типов сотрудников предприятия и т.д.;

· документы — для фиксации хозяйственных операций;

· журналы документов позволяют просмотреть список всех или разделенных по видам документов;

· отчеты служат для получения информации, сгруппи­рованной по определенным критериям и содержащей итоги;

· обработки — для выполнения сервисных и регламент­ных действий.

Специализированные понятия

К специализированным понятиям относятся: бухгалтерские счета, операции, проводки, журнал операций, журнал проводок:

· бухгалтерские счета предназначены для хранения пла­на счетов бухгалтерского учета. Системы могут поддер­живать одновременно несколько планов счетов, у каж­дого из которых возможны собственная длина кода сче­та, количество уровней субсчетов и количество знаков в субсчете каждого уровня;

· операции предназначены для отражения данных о хо­зяйственной деятельности. Механизм «типовые опера­ции» позволяет автоматизировать ввод часто повторя­ющихся операций на основе шаблона типовой операции, содержащего составляющие еебухгалтерские про­водки. При вводе данных на основе типовой операции проводки с требуемой корреспонденцией счетов форми­руются автоматически на основе шаблона;

· проводки не существуют отдельно от операций, при­надлежат только одной операции и состоят из одной (простая проводка) или нескольких (сложная провод­ка) корреспонденции. В сложной проводке дебет одно­го счета корреспондирует с кредитом нескольких сче­тов или наоборот. Механизм «корректные проводки» предназначен для автоматического контроля вводимых операций. В качестве субконто выступают объекты, по которым ведется аналитический учет, каждому виду субконто соответствует один из существующих в систе­ме типов данных — обычно это справочник или пере­числение;

· журнал операций предназначен для просмотра списка бух­галтерских операций. Каждая операция отражается в жур­нале одной строкой с указанием даты, номера, содержа­ния, суммы;

· журнал проводок позволяет просмотреть проводки опе­раций в виде общего списка.

Настройка плана счетов

Работа с любой бухгалтерской программой начинается с анализа ее основного объекта — Плана счетов бухгалтерcкого учета и принятия решения о целесообразности внесе­ния в него изменений и дополнений. В типовых конфигура­циях программ предлагается настройка на стандартный план счетов, разработанный в соответствии с нормативными до­кументами по бухгалтерскому учету. При необходимости в него вносятся изменения, учитывающие специфику пред­приятия. В программе «1C: Бухгалтерия» для этого исполь­зуется команда План счетов из меню Операции главного меню системы (или соответствующая кнопка на панели инструментов).