Заполнение списка объектов аналитики

Назначение справочников

На этом этапе работы используются объекты программы — Справочники. Для ведения учета заполняются имеющиеся справочники и создаются новые. Последовательность работ бухгалтер определяет сам в зависимости от задач, подлежа­щих решению в первую очередь. Использование справочни­ков позволяет исключить неоднозначный ввод информации.

Справочник представляет собой одноуровневый или мно­гоуровневый список, уровень иерархии которого задается в Конфигураторе. Справочники типовой конфигурации имеют вложенность не более четырех уровней.

Строки справочников разделяются на два вида: просто элементы справочника и группы, позволяющие переходить на нижележащие уровни многоуровневого списка. Элемен­ты и группы элементов можно переносить из одной группы в другую. Каждому элементу справочника соответствует уни­кальный код, который при необходимости можно изменить. Уникальность присваиваемых кодов контролируется про­граммой.

Некоторые реквизиты справочников имеют свойство пе­риодичности, позволяющей хранить историю изменения сво­его значения. Ряд справочников являются подчиненными другим справочникам. Например, справочник «Банковские счета» подчинен справочнику «Фирмы», справочники «Рас­четные счета» и «Договоры» подчинены справочнику «Кон­трагенты». Для работы с подчиненными справочниками сна­чала должен быть открыт справочник «Родитель», а затем — подчиненный справочник, содержащий элементы, относящи­еся только к элементу справочника-родителя.

Если справочник используется для ведения аналитическо­го учета, он соответствует определенному виду субконто. Наи­менования большинства справочников совпадают с названия­ми соответствующих им видов субконто.

Некоторые справочники имеют поля, значениями кото­рых служат элементы других справочников. Например, спра­вочник «Сотрудники» имеет реквизит «Подразделение» и при вводе в него нового элемента значение реквизита «Подразде­ление» выбирается из одноименного справочника.

Принципы работы с аналитикой

Аналитический учет на предприятиях ведется по основ­ным средствам, материалам, поставщикам и покупателям, видам затрат, нематериальным активам, подотчетным лицам и другим счетам. Первичные аналитические признаки могут объединяться в подгруппы и группы, в результате учет становится многоуровневым. Бухгалтерские програм­мы должны позволять вести аналитический учет по несколь­ким уровням, формировать развернутые отчеты по самому последнему уровню с промежуточными итогами по более верхним уровням, создавать отчеты по определенной груп­пе аналитических признаков. Такие программы позволяют анализировать счет по нескольким независимым аналити­ческим признакам (например, по поставщикам и товарам, подотчетным лицам и инструментам). В программе «1C:» обеспечивается ведение до трех уровней аналитики, в «Инфо-Бухгалтер» — до пяти, в «Турбо-Бухгалтер» количество уровней не ограничено.

Все записи в справочниках имеют два обязательных поля: код записи и наименование. В справочнике сотрудников код сотрудника может соответствовать табельному номеру сотруд­ника, определенному отделом кадров. Код подразделения в справочнике подразделений может соответствовать принято­му структурному делению. Код категории в справочнике ка­тегорий может соответствовать государственному классифи­катору категорий.

В программах имеется возможность присваивать каждой группе аналитических признаков дополнительные парамет­ры, которые затем использовать в расчетах, отчетах, прово­дить по ним поиск и сортировку информации. Пользователь программы сам определяет необходимость введения дополни­тельных параметров. Например, для автоматического форми­рования договоров предприятия можно в группу аналитичес­ких признаков «Организации» ввести реквизиты: банковские реквизиты, адреса, телефоны, фамилии директора и главного бухгалтера.

документы

В программах автоматизации бухгалтерского учета исполь­зуется документация, утвержденная постановлением Госком­стата России от 06.04.01 №26 и другими нормативными до­кументами. Унифицированные формы первичного учета скон­центрированы в соответствующих модулях программ.

Документы в системе «Галактика»

Документы формируются после выполнения каждой хо­зяйственной операции и подразделяются на две группы. Пер­вую составляют документы, регламентирующие операции между юридическими лицами (счета, счета-фактуры, дого­воры, гарантийные письма и др.). Вторую составляют сопро­водительные документы, отражающие сущность совершае­мых операций. Одна часть документов этой группы подтвер­ждает факт перемещения объектов учета (накладные, при­ходные ордера, акты приемки выполненных работ и др.), другая часть — это финансовые сопроводительные докумен­ты (банковские и кассовые документы).

В расчетах по труду и заработной плате задействованы мо­дули «Заработная плата» и «Управление персоналом». В модуле «Заработная плата» в составе стандартных отчетов зало­жены формы документов:

· Табель учета использования рабочего времени и расче­та заработной платы;

· Табель учета использования рабочего времени;

· Расчетно-платежная ведомость;

· Расчетная ведомость;

· Платежная ведомость;

· Лицевой счет;

· Записка о предоставлении отпуска;

· Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником.

В модуле «Заработная плата» реализована новая форма «Расчетов по авансовым платежам по единому социальному налогу».

В модуле «Управление персоналом» предусмотрена возмож­ность генерации базовых форм, среди которых:

· Приказ (распоряжение) о приеме на работу;

· Личная карточка работника;

· Штатное расписание;

· Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;

· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

· График отпусков;

· Приказ (распоряжение) о прекращении трудовой дея­тельности.

Документы в системе «Флагман»

Все модули системы построены на единой концепции доку­ментооборота. Определить используемые документы и их свой­ства можно в модуле «Документооборот», который обеспечива­ет их хранение в иерархических реестрах в зависимости от вида, состояния или других признаков. Реестры — это папки, в которых помещаются документы, и у пользователей могут быть различные права доступа к ним. Каждый тип документа может иметь несколько способов представления, что важно в случаях, когда требуется разграничить права доступа пользо­вателей к информации. Одному пользователю может быть раз­решен просмотр и корректировка всех полей документа, дру­гому — даны права на просмотр и изменение только части реквизитов, третьему — вообще запрещена работа с докумен­том определенного типа.

Способы представления документов задаются их вариан­тами, для которых настраиваются экранные формы ввода дан­ных, состав справочников, формулы расчетов, перечень со­стояний документа и операций и др. Программа позволяет определить, какие документы и какие их поля являются ис­точниками для формирования новых документов. Несколько видов одного документа могут быть связаны с несколькими видами другого документа, обеспечивается настройка внеш­него вида документа при выводе его на печать.

Документы в системе «1C: Бухгалтерия»

Разрабатываемые в системе документы разбиты на груп­пы по смысловому содержанию и формируются в разделе «До­кументы» главного меню системы. В составе первичных до­кументов различают:

· регламентные документы, например, документ Начис­ление амортизации, который заполняется один раз в месяц и предназначается для начисления амортизации и формирования соответствующих проводок за отчет­ный период;

· документы общего назначения — это документы, под­лежащие учету, но не формирующие бухгалтерских про­водок. Например, документ Счет предназначен для вы­писки счетов на оплату, а документ Доверенность — для выписки доверенностей на получение товаро-материальных ценностей;

· специализированные документы, используемые для фик­сации хозяйственных операций по соответствующим уча­сткам учетной работы.

Документы по учету кассовых операций:

· приходный кассовый ордер (форма КО-1) применяется для оформления поступления наличных средств в кассу орга­низации как в условиях методов ручной обработки дан­ных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

· расходный кассовый ордер (форма № КО-2) служит для оформления выдачи наличных денег из кассы органи­зации.

· журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) используется для регистра­ции бухгалтерией приходных и расходных ордеров, за­явлений на выдачу денег, счетов и др.;

· кассовая книга (форма КО-4) нужна для учета поступ­ления и выдач наличных денежных средств в кассе;

· книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) применяется для учета денежных средств, выданных кассиром из кассы организации дру­гим кассирам или доверенному лицу, а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по про­изведенным операциям.

Платежные документы по расчетному счету:

· платежное поручение предназначено для осуществления платежей с одного расчетного счета на другой;

· выписка банка позволяет отражать операции по движе­нию денежных средств на расчетном счете.

Другие документы системы:

· группа документов по учету материалов;

· группа документов по расчету с персоналом по оплате труда;

· документы по расчету с подотчетными лицами.

Для формирования документов используется режим «До­кументы и расчеты». Работа с данным режимом предполагает этап создания шаблона документа и этап использования документа. На этапе создания шаблона документа описывается структура исходного документа, который содержит заголовоч­ную и табличную части. Каждый реквизит заголовочной части имеет только одно значение, а в реквизит табличной может иметь множество значений в соответствии с количеством строк табличной части. Исходные реквизиты вводятся пользовате­лем с клавиатуры, расчетные — вычисляются по формулам. Каждый реквизит описывается набором характеристик: наи­менование реквизита, тип реквизита, тип значения реквизита, максимальный размер или длина значения реквизита. Вместе с программой поставляется некоторое количество готовых шаблонов документов, пригодных для использова­ния, в которые пользователь всегда может внести исправле­ния и дополнения. Описания шаблонов документов и расче­тов хранятся в специальном справочнике, который содержит оформленный в виде таблицы список наименований храни­мых документов и расчетов.

отчетность

Разработка бухгалтерской отчетности является важнейшей составляющей работы бухгалтера. Программы автоматизация бухгалтерского учета позволяют получать стандартные виды бухгалтерской отчетности по синтетическому и аналитическому учету, специализированные отчеты, представляемые в налоговые органы и во внебюджетные фонды, и формы стати­стической отчетности. Готовые к использованию стандартные формы бухгалтерской отчетности предусмотрены в типовых конфигурациях, а произвольные формы могут настраиваться самим бухгалтером или программистом.

Отчетность в системе «БЭСТ-4»

Программа позволяет получать разнообразные формы внут­ренней и внешней отчетности, которые формируются во всех подсистемах программы и делятся на две группы. В первую группу входят отчеты по данным сводного учета, составлен­ные на основании книги хозяйственных операций. Состав от­четов данной группы одинаков во всех подсистемах. Вторую группу составляют отчеты по данным оперативного учета, сформированные на основании первичных документов и дан­ных аналитического учета. Отчеты этой группы могут быть получены только в соответствующих модулях подсистемы.

Внутренняя отчетность, реализуемая в рамках «АРМ Главного бухгалтера»

Если в меню «Режим работы» выбрать позицию «Общеси­стемная отчетность», на экране появляется меню «Отчеты» следующей структуры:

· протокол ввода данных;

· синтетические отчеты;

· аналитические отчеты;

· архив книги операций;

· печать и просмотр готовых отчетов.

При выборе позиции «Синтетические отчеты» на экране появляется список отчетов, к числу которых относятся:

· Ведомость операций по счету;

· Оборотная ведомость по счету;

· Оборотно-сальдовый баланс;

· Журнально-ордерные отчеты;

· Ведомости движения валют;

· Главная книга;

· Шахматная ведомость;

· Оборотно-сальдовая ведомость;

· Отчеты по оборотам;

· Синтетическая справка по счету.

Внешняя отчетность, реализуемая в рамках «АРМ Глав­ного бухгалтера»

Для формирования документов внешней отчетности в меню «Режим работы» выбирается позиция «Внешняя отчетность» и на экране появляется меню «Баланс и налоги» следующей структуры: расчет и вывод документов, генерация форм до­кументов, просмотр архива документов, экспорт данных. Что­бы вывести список форм отчетности, необходимо войти в меню «Расчет и вывод документов». Программа предлагает следую­щий список форм внешней отчетности:

· Баланс предприятия;

· Отчет о финансовых результатах;

· Отчет о движении денежных средств;

· Налог на добавленную стоимость;

· Справка об авансовых взносах в бюджет;

· Налог от фактической прибыли;

· Расчет налога на доходы;

· Налог на пользователей автодорог;

· Налог на владельцев транспортных средств;

· Расчет по налогу на приобретение автотранспортных средств;

· Расчет по налогу на реализацию ГСМ;

· Расчет среднегодовой стоимости имущества.

Отчетность в системе «1-С: Бухгалтерия»

Стандартная отчетность

Программа формирует следующую стандартную отчетность:

· оборотно-сальдовая ведомость;

· «шахматка»;

· анализ счета — документ, содержащий итоги по корреспондирующим счетам;

· обороты счета — документ, содержащий сальдо и обо­роты по дебету и кредиту счета за указанный период;

· журналы-ордера и ведомости по счетам;

· сводные проводки, содержащие итоги по всем коррес­пондирующим счетам;

· анализ счета по датам;

· карточка счета;

· карточка субконто.

Для формирования стандартных отчетов используются коман­ды группы «Отчетность» главного меню. Все отчеты, кроме отче­тов по Журналу операций используют рассчитанные итоговые данные, поэтому соответствующие пункты меню будут доступны лишь в том случае, если предварительно были рассчитаны итоги. Перед формированием стандартных отчетов программа выводит запрос параметров настройки отчета, который зависит от вида от­чета. Общие для всех стандартных отчетов параметры устанавли­ваются в пункте «Параметры отчетов» группы «Сервис» главного меню программы. Наиболее часто используемые отчеты можно задавать с помощью кнопок панели инструментов.

Оборотно-салъдовая ведомость

Стандартный отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету используется для получения информации об остатках средств (ресурсов) по счету на начало отчетного периода, их обороте и остатках на конец отчетного периода. Для формирования до­кумента выбирается пункт «Оборотно-сальдовая ведомость» из меню «Отчеты» главного меню программы. На экран выдается диалог настройки параметров документа, имеющий две зак­ладки — «Параметры» и «Развернутое сальдо».

Шахматка

Стандартный отчет Шахматка содержит табличное пред­ставление оборотов между счетами за некоторый выбранный период. Для формирования документа выбирается команда «Шахматка» из меню «Отчеты» главного меню программы.

Анализ счета

Стандартный отчет Анализ счета содержит обороты счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и конец периода. Для формирования документа вы­бирается команда «Анализ счета» из меню «Отчеты» главного меню программы. На экран выдается запрос параметров анализа счета. Установив нужные параметры настройки, не­обходимо нажать кнопку «Сформировать», в результате про­грамма сформирует отчет и выведет его для просмотра.

Карточка счета

Стандартный отчет Карточка счета включает все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям аналитического учета. Для формирования докумен­та выбирается команда «Карточка счета» из меню «Отчеты» главного меню программы. В документе показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период, остатки после каждой проводки.

Главная книга

Стандартный отчет Главная книга предназначен для вы­вода оборотов и остатков по каждому счету. Для получения документа выбирается команда «Обороты счета» из меню «Отчеты» главного меню программы. На экран выводится запрос параметров формирования оборотов счета. Из спис­ка счетов выбираются те, по которым должны быть сфор­мированы обороты. Имеются режимы, позволяющие задать период формирования оборотов: за месяц, квартал, год. Ус­тановив нужные параметры настройки и нажав кнопку «Сформировать», получим выведенные программой для про­смотра обороты счетов.