Документирование хозяйственных операций

Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции.

Все хозяйственные операции в обязательном порядке оформляются бухгалтерскими документами в хронологической последовательности их совершения. Такой подход обеспечивает сплошность, непрерывность, а, в некоторых случаях, и юридическое обоснование для отражения в учете хозяйственных операций.

Те документы, которые оправдывают совершение хозяйственных операций, получили наименование первичных учетных документов.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные элементы (реквизиты):

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) номер документа;

4) наименование организации, от имени которой составлен документ;

5) содержание хозяйственной операции;

6) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

7) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

8) личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на это лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Все финансовые документы в обязательном порядке подписываются руководителем и главным бухгалтером. При разногласии между руководителем и главным бухгалтером, руководитель должен издать приказ, в котором принимает ответственность на себя. В этом случае бухгалтер не несет административной или другой ответственности.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю. Все распоряжения главного бухгалтера относительно организации бухгалтерского учета, учета имущества и обязательств, обязательны для всех работников предприятия.

Имущество организации является её собственностью и учитывается обособленно от личного имущества работников. Работники не несут ответственности по обязательствам организации так же, как и организация не несет ответственности по обязательствам работников.

Организация ведет бухгалтерский учет путем отражения хозяйственных операций по движению имущества и обязательств способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета и простой записи на забалансовых счетах.