ДЕЛОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Понятие служебный документ охватывает в первую очередь:

1. Директивные и распорядительные документы (законы, постановления, решения, приказы).

2. Административно-организационные документы (планы, уставы, правила, акты, отчеты, протоколы, служебные письма).

3. Документы по личному составу (заявления, автобиографии, резюме).

4. Финансовые документы.

5. Учетные документы.

Тексты всех этих документов представляют собой:

а) традиционную линейную запись связной речи;

б) трафарет (модифицированную линейную запись с пробелами, которые заполняются переменной информацией);

в) анкету (перечень заранее подготовленных вопросов, которые идут в определенном порядке);

г) таблицу (совокупность данных, которые представлены как в цифровой, так и в словесной форме и заключены в вертикальные и горизонтальные графы);

д) или представлять собой соединение вышеперечисленных структур.

Формализованные типы документов б-в-г являются одним из главных средств унификации служебной документации. В унифицированных документах сразу можно выделить ключевые места сообщения. По результатам современных исследований доказано, что унифицированный текст читается в 10 раз быстрее*.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами от латинского ‘requisitum’, что переводится как ‘требуемое, необходимое’. В последнем ГОСТе Р 6.30-97, введенном в Российской Федерации 31 июля 1997 г., определены 29 реквизитов:

1. Государственный герб РФ.

2. Герб субъекта РФ.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

4. Код организации.

5. Код формы документа.

6. Наименование организации.

7. Справочные данные об организации.

8. Наименование вида документа.

9. Дата документа.

10. Регистрационный номер документа.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

12. Место составления или издания документа.

13. Гриф ограничения доступа к документа.

14. Адресат.

15. Гриф утверждения документа.

16. Резолюция.

17. Заголовок к тексту.

18. Отметка о контроле.

19. Текст документа.

20. Отметка о наличии приложения.

21. Подпись.

22. Гриф согласования документа.

23. Визы согласования документа.

24. Печать.

25. Отметка о заверении копии.

26. Отметка об исполнителе.

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

28. Отметка о поступлении документа в организацию.

29. Отметка для автоматического поиска документа.

Документ имеет юридическую силу только при наличии реквизитов, которые обязательны для данного вида документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого установлена определенная их комбинация. Например, обязательные реквизиты для делового письма – наименование организации, почтовый адрес, адресат, дата, заголовок к тексту, текст, подписи, отметка об исполнителе. Совокупность реквизитов официального документа называется формуляром.

Автором документа может быть как должностное лицо, представляющее организацию, так и частное лицо. В качестве адресата документа выступают организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

Текст документа составляется только на русскомязыке при направлении его в федеральные органы государственной власти; органы государственной власти субъектов РФ; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (постановляет, решил). В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа (приказываем, объявляем). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили). В документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного/множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

В служебных письмах используются следующие формы изложения: от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение); от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить); от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, ВНИИДАД считает возможным).

Содержание и структура текста документа зависят от вида (функционального назначения) документа. Сам текст, как правило, делится на две части. Во вводной (констатирующей) части излагаются причины, повод составления документа, приводятся ссылки на основополагающие документа. В основной части содержатся выводы, предложения, просьбы, рекомендации и предписания. Вводная часть в документе может отсутствовать.

К терминам, которые могут быть не понятны адресату, но обязательно должны быть употреблены в каком-либо документе, ГОСТ требует давать разъяснения (в скобках). Кроме того, следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. В документах допускаются сокращения, установленные действующими правилами орфографии.

При составлении делового текста главную роль играет его жанр. Именно от жанра зависит жесткость текстовых норм. В связи с этим различают три типа деловых текстов:

а) текст-матрицу, связанный с самыми жесткими текстовыми нормами; в нем фиксированное положение занимают реквизиты, их последовательность и пространственное расположение (к таким документам относятся доверенность и справка);

б) образец-модель; большая свобода пишущего обеспечивается тем, что пространственное расположение реквизитов может меняться (к таким документам относятся деловые письма, заявления);

в) образец-схему, где жестко определен только набор реквизитов (например, объяснительные и докладные записки).

· Текст 1:

От царя и великого князя Феодора Алексђевича, всеа Великия и Малыя и Бђлыя Росии самодержца, въ Муромъ столнику нашему и воеводђ князю Михайлу Федоровичю Шейдякову.

По нашему великого государя указу муромецъ Степанъ Григорьевъ сынъ Борисовъ за его службы и для старости и увђчья отъ нашие государевы полковые службы отставленъ, а въ его мђсто нашу государеву полковую службу съ помђстья его велђно служить сыну его Ивану.

И как к тебђ ся наша великого государя грамота придетъ, и ты бъ муромца Степана Борисова на нашу государеву службу въ полки бояръ нашихъ и воеводъ нынђ и впредь высылать не велђлъ; а прочетъ сю нашу великого государя грамоту и списавъ с неђ списокъ, подлинную сее нашу великого государя грамоту отдалъ ему, Степану, а списокъ за своею рукою оставилъ въ Муромђ въ приказной избђ впредь для иных нашихъ воеводъ и приказныхъ людей.

Писанъ на Москвђ, лђта 7190 февраля въ 3 день.

Найдите в приведенном документе (указ 1682 г.) особенности, которые характерны и для современного официально-делового стиля.

· Текст 2:

ВЕСЬМА СРОЧНО

Егорову

Приказ Нач. Генштаба от 19.08.44.

При подготовке и проведении специальных мероприятий в тылах 1-ого Прибалтийского и 3-его Белорусского фронтов имели место следующие недопустимые факты:

1. Из-за служебной нераспорядительности и халатности интендантских служб 91-ой армии подразделения войск НКВД 1-ого Белорусского фронта по прибытии к месту назначения после трехсоткилометрового пути в течение четырех часов не могли получить горячего котлового питания.

2. При движении автоколонны 18-ого Краснознаменного погранполка в результате поломки вышла из строя одна из машин. Командир 376-ой гвардейской танковой бригады гвардии подполковник Фильченков, несмотря на директиву №...... от 18.08.44 г., с которой он был ознакомлен, и требование представителя контрразведки, выделить транспортную машину взамен сломавшейся категорически отказался.

3. Нач. Отдельного фронтового склада ГСМ № 1354 капитан Сухаревский отказался отпустить бензин автоколонне маневренной группы войск НКВД 1-ого Белорусского фронта, мотивируя свои действия отсутствия у старшего группы форменных требований НКО на горючее. Заправка автомашин была проведена с опозданием, лишь после вмешательства вышестоящего командования.

Эти факты могли иметь место только вследствие недопонимания отдельными офицерами всей важности проводимой войсковой спецоперации и безответственного отношения к директиве генштаба №.... от 18.08.44.

Приказываю:

1. Заместителя командующего 91-ой армией по материально-тыловому обеспечению полковника Аверьянова за нераспорядительность подчиненных ему служб от занимаемой должности отстранить и откомандировать в распоряжение Управления кадров тыла Красной Армии для назначения с понижением.

2. Командира 376-ой гвардейской танковой бригады гвардии подполковника Фильченкова за невыполнение директивы Генштаба от 18.08.44 года, в результате чего взвод 18-ого Краснознаменного погранполка вынужден был добираться на попутных и прибыл к месту назначения позже, чем следовало, от занимаемой должности отстранить и откомандировать в распоряжение командующего БТ и МВ для назначения с понижением.

3. Нач. Отдельного фронтового склада ГСМ № 1354 капитана Сухаревского, в результате самоуправства которого подразделения войск НКВД 1-ого Белорусского фронта задержались в пути и прибыли к месту назначения с опозданием на 1 ч. 20 мин., от занимаемой должности отстранить, понизить в звании до лейтенанта и назначить командиром взвода в одну из частей фронта.

Считаю необходимым еще раз обратить внимание всех командиров соединений и частей 1-ого Прибалтийского и 3-его Белорусского фронтов на то, что в связи с проводимыми в тылах этих фронтов специальными мероприятиями все указания и требования представителей военной контрразведки должны выполняться беспрекословно и без малейшего промедления. Любые задержки и проволочки будут расцениваться как невыполнение боевого приказа со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Антонов

Найдите в приведенном тексте документа стилевые черты, которые характерны для официально-делового стиля.

· Текст 3:

«Дано сие тому-сему (такому-сякому) в том, что ему разрешается то да сё, что подписью и приложением печати удостоверяется.

За такого-то.

За сякого-то.

Учреждение «Аз есмь».

Выделите реквизиты, введенные И. Ильфом в текст данного документа, и установите вид документа.

· Текст 4:

В Совет старейшин острова Итаки

от Одиссея, царя,

проживающего на Козьем холме, 15

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне долгосрочный отпуск без сохранения содержания на предмет участия в Троянской войне с 1 июня с.г.

Рассмотрите приведенный в романе В. Тублина «Доказательства» документ, укажите нарушения действующего ГОСТа.

· Проведите правку конструкций официально-делового стиля:

Директор завода отметил о важности поставленной проблемы. Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам. В справке описана польза от использования новых агрегатов. Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы настоятельно требуем. Имейте об этом в виду. Обсуждение о возможных путях расширения торговли. Всем руководителям следует учитывать следующие факты…

· Расставьте ударения:

договариваться – договор, созывать – созыв, обеспечивать – обеспечение, сосредотачивать – сосредоточение, намереваться – намерение, упрочить – упрочение, ходатайствовать – ходатайство, занять – заем, займа (Р.п.), нанять – наем, найма (Р.п.), сговор – заговор, отзыв о курсовой работе – отзыв депутата.

· Преобразуйте приведенные слова и выражения в конструкции официально-делового стиля по образцу: помочь ® оказать помощь;

известить, предложить, указать, усложнять, отвечать; для экономии средств предлагаем, из-за изменения курса доллара мы должны;

· Устраните нарушения официально-деловой терминологии:

написано служебное письмо, вынесен выговор, новому работнику дан оклад, просим найти средства для премирования, объём работ упал в два раза, дефекты оборудования успешно исправляются, послано информативное письмо, Семенов В.М. трудится начальником смены, комиссией написан акт, из-за невыполнения объемов работ, выдана справка, заявлена апелляция.

· Устраните лишние слова в приведенных выражениях, так чтобы они начали удовлетворять официально-деловому стилю:

в ходе совместного сотрудничества, говорить вслух, прошлые воспоминания, мы снова возвращаемся, все ещё остается, как раз недавно, консенсус мнений, в октябре месяце, моё личное мнение, неожиданный сюрприз, непреднамеренная ошибка, окончательно завершенный, памятный сувенир, прямая конфронтация, период времени, мы продолжаем и дальше, абсолютно новый, без малого почти два года назад, патриот своей родины, необходимо иметь, собранные вместе, продолжающееся далее, вместе сотрудничать, каждый в отдельности, промышленная индустрия, повторите снова, самовольный прогул, собралось 30 человек водителей;