Означення бази даних

Для зручності вводу - виводу, збереження та обробки інформації в організаціях почали використовувати бази даних. Бази даних стали реальністю завдяки створеним комп’ютерам і пристроям довготермінової пам’яті, здатних зберігати у цифровій формі значні обсяги інформації. Комп’ютер з допомогою відповідного програмного забезпечення дозволяє оперувати необхідною інформацією, яка є у довготерміновій пам’яті, представляти її в потрібній формі та послідовності. Вперше термін база даних появився ще в 1962 році.

База даних - це впорядкована сукупність спеціально організованих і логічно зв’язаних інформаційних елементів, яка відображає стан об’єктів та їх характерні параметри у розглядуваній предметній ділянці. На відміну від простих наборів даних бази даних володіють характерними перевагами відносно організованої іншим чином інформації:

· для баз даних характерним є однократний ввід та багатократне використання інформації, введена інформація застосовується для вирішення багатьох проблем, забезпечується її багатоцільове і сумісне використання;

· бази даних існують незалежно від конкретних прикладних програм, що забезпечує уніфікацію засобів організації даних і незалежність прикладних програм від організації даних;

· бази даних володіють модельністю (структурованістю, що відображає певну предметну ділянку);

· бази даних дозволяють встановити мінімально необхідний рівень надлишковості даних (тобто дані не дублюються при їх використанні різними користувачами);

· в базі даних забезпечується дотримання стандартів представлення даних, що спрощує їх створення та обслуговування;

· в базах даних забезпечується централізоване управління інформаційними ресурсами, синхронна підтримка даних для всіх прикладень, включаючи мови запитів і засоби захисту.

При побудові баз даних потрібно враховувати, що останні можуть бути документальними, фактографічними або змішаними. Для документальних баз даних носіями інформації є текстові документи. В цьому випадку перелік атрибутів перерахувати неважко - важливо встановити структуру об’єкту.

Документальні бази даних тісно пов’язані з формами представлення документів, оскільки, як правило, необхідна інформація заноситься на визначені форми - носії інформації. Форми можуть містити інформацію по організації в цілому і по кожному підрозділу окремо. Кожна форма має свій перелік статистичних даних і фактологічної інформації, що дозволяє оптимально провести детальний економічний аналіз стану і розвитку господарської діяльності організації, розробити і прийняти необхідні управлінські рішення. Так, наприклад, існують форми, в які заносяться дані про випуск і продаж продукції за встановлений період часу; про матеріально-виробничі ресурси (запаси); про чисельність персоналу і наявність вільних робочих місць. Розрізняють наступні види бланків форм: форми для збереження інформації, форми реєстрації даних, форми статистичної (фінансової) звітності, форми обстежень. Заповнені форми зберігаються в пам’яті комп’ютера і при необхідності можуть бути виведені на екран дисплея або отримані шляхом роздруку на принтері. При необхідності розмноження заповненої і збереженої в комп’ютері форми це можна зробити з допомогою копіюючого пристрою того ж комп’ютера. Оскільки потреби в отримуваній інформації та її зміст в управлінського персоналу фірми постійно змінюються в залежності від внутрішніх та зовнішніх умов, виникає необхідність в постійному уточнені і переробці форм, які містять первинні дані. Для роботи з формами передбачені програмні засоби систем керування базами даних - генератори форм і звітів.

Фактографічні бази даних описують процеси чи об’єкти. Для цих баз даних для кожного атрибуту встановлюють і описують у вигляді таблиці наступні характеристики:

· тип атрибуту, довжину, діапазон значень;

· процент наявності атрибуту в об’єктах;

· обчислювальність значень атрибуту з інших даних;

· частоту використання атрибуту.

Виявлення нового атрибуту у кожному з розглянутих видів баз даних проходить через аналіз всього повідомлення. Для кожного об’єкту визначаються:

· ключ (ключі), по яких відбувається звертання;

· кількість об’єктів та процент оновлення та росту;

· частоту обновлення інформації про об’єкт.

Ця інформація потрібна для обгрунтування тієї чи іншої структури даних при її побудові. Наприклад, така інформація дозволяє відповісти на питання, чи доцільно в одному записі залишати два чи більше полів під повторюване поле або чи доцільніше для кожного поля створювати окремий запис.