Форми та функції ділового спілкування.

Змістом ділового спілкування є «діло», з приводу якого виникає та розвивається взаємодія. У ньому легше встановлюється контакт між людьми, якщо вони говорять «однією мовою» й прагнуть до міжособистісного взаєморозуміння та ефективного співробітництва.

Ділове спілкування – це процес установлення та розвитку контактів між людьми, який зумовлений потребами спільної діяльності та включає сприйняття, пізнання й розуміння партнерів спілкування, обмін інформацією, вироблення єдиної стратегії взаємодії.

Спілкування відбувається, як правило, у трьох формах:

• монологічній (характерна для керівника, коли він проводить, наприклад, інструктаж)

• діалогічній (найскладніша, але водночас бажана, особливо для формування суб'єкт-суб'єктних взаємин у процесі спілкування між керівником та працівниками);

• полілогічній (багатостороннє спілкування, яке відбувається в таких виробничих ситуаціях, коли здійснюється боротьба за перехоплення ініціатив).

Спілкування складається з конкретних елементів. Зокрема:

- суб'єкта – ініціатора спілкування;

- суб'єкта, якому адресована інформація;

- норм і правил, на основі яких організується спілкування;

- цілей, які мають учасники спілкування;

- ситуації, у якій відбувається спілкування.

Кожен акт спілкування є ланцюгом таких взаємопов'язаних комунікативних дій:

- вхід суб'єкта спілкування в комунікативну ситуацію;

- оцінювання суб'єктом спілкування характеру комунікативної ситуації;

- орієнтація в комунікативній ситуації;

- вибір іншого об'єкта для можливої взаємодії;

- постановка комунікативного завдання з урахуванням особливостей ситуації спілкування;

- опрацювання підходу до суб'єкта взаємодії;

- привернення уваги суб'єкта взаємодії;

- оцінювання психічного стану партнера по спілкуванню;

- самоналаштовування внутрішнього психічного стану на психічний стан співрозмовника;

- вирівнювання психічних станів партнерів по спілкуванню, формування загального позитивного емоційного стану;

- комунікативний вплив одного партнера по спілкуванню на іншого;

- оцінка суб'єктом спілкування – ініціатором спілкування – реакції партнера по спілкуванню;

- стимулювання діалогу з боку партнера по спілкуванню; активні дії партнера по спілкуванню на вплив ініціатора спілкування.

Зміст ділового спілкування складає:

- передання виробничої та іншої інформації, настанов, емоцій, почуттів і переживань;

- взаємне сприйняття партнерами по спілкуванню одне одного;

- взаємооцінювання партнерами по спілкуванню одне одного;

- взаємовплив партнерів;

- взаємодія партнерів та ін.

Сучасна наука визначає такі функції ділового спілкування:

1. Комунікативна – це різні форми та засоби обміну і передавання професійної інформації, завдяки яким стає можливим збагачення досвіду професійної діяльності, накопичення спеціальних знань, опанування секретами фахової діяльності, узгодження дій та взаєморозуміння працівників. Ця функція є необхідною умовою організації професійної, у тому числі й управлінської, діяльності.

2. Інтерактивна – передбачає налагодження контактів між працівниками в процесі спільної діяльності та організацію їхньої взаємодії, коли кожний із учасників впливає своїми вчинками на інших і, в свою чергу, змінює особисті дії під їх впливом.

3. Перцептивна – дає можливість скласти більш або менш об'єктивне враження про те, що представляє собою партнер по діловому спілкуванню, проникнути в його внутрішній світ, зрозуміти мотиви професійної діяльності, ставлення до фактів дійсності.

4. Організаційно-узгоджувальна – спрямована на узгодження дій працівників виробничих підрозділів, на кооперацію виробничої та інших видів діяльності в установі.

5. Мотиваційно-контрольна – спрямована на стимулювання професійної діяльності працівників та на своєчасне її коригування.

Ділове спілкування розгортається у конкретних обставинах, що мають назву комунікативної, або мовленнєвої ситуації. Параметри ситуації визначаються в основному такими її складовими: ХТО – КОМУ – ПРО ЩО – ДЛЯ ЧОГО – ДЕ – КОЛИ. Учасники комунікативних актів у науковій літературі мають різні термінологічні найменування. Наприклад, той, хто говорить (пише) – «адресант», «відправник», «надавач»; той, до кого говорять (пишуть) – «адресат», «отримувач», «реципієнт», «сприймач».

Таким чином, спілкування охоплює та відображає як двосторонній, так і багатоплановий процес розвитку контактів між людьми, який породжується їхніми духовними потребами, змістом і особливостями повсякденної та професійної діяльності, цілями особистісного життя. Воно, як суб'єкт-об'єкт-суб'єктна взаємодія в процесі професійної діяльності, спрямоване на розв'язання різноманітних професійних, господарських, особистісних та інших завдань на підприємстві й передбачає обмін різноманітною інформацією між його учасниками, їхнє взаємне сприйняття та розуміння, взаємовплив один на одного та сприяє ефективній спільній взаємодії суб'єктів професійної діяльності за рахунок погодження індивідуальних дій та операцій, розподілу виробничих функцій, а також має цілеспрямований вплив на вдосконалення та самовдосконалення особистості працівників.

У зв'язку з цим воно породжує такі феномени, як сприйняття та розуміння його учасниками один одного; емпатія та співчуття; лідерство й керівництво; згуртованість і конфліктність; взаємини й настанови та ін.

Ефективність спілкування в процесі організації виробничої діяльності та повна реалізація основних функцій залежать від єдності його п'яти аспектів:

1) міжособистісного (відображає взаємодію працівників із безпосереднім оточенням: з іншими працівниками та керівниками);

2) когнітивного (дає можливість пізнати співрозмовника як людину та фахівця, чого від нього можна очікувати, тобто дозволяє пізнати основні особистісні якості партнера по спілкуванню, колег);

3) комунікативно-інформаційного(обмін між суб'єктами виробничого процесу спеціальною професійною та іншою інформацією, своїми переживаннями, ідеями, настановами, настроями, почуттями тощо);

4) емотивного (цей аспект має надзвичайно важливе значення для спілкування, бо дає можливість керівникам за допомогою емпатії пізнати внутрішній духовний і психічний стан працівників та співпереживати разом із ними; також передбачає наявність емоцій, наповненість інформації особистісними почуттями та ставленнями);

5) конативного (спілкування потрібне для узгодження зовнішніх і внутрішніх протиріч у позиціях партнерів по спілкуванню).