Определение предметной области

Определение предметной области включает разбиение основных результатов проекта (описанных в документе, определяющем предметную область) на более мелкие и управляемые компоненты с целью:

- повысить точность определения сроков и продолжительности выполнения работ проекта, количества необходимых для этого ресурсов и оценки затрат;

- создать основу для определения степени выполнения и контроля работ проекта,

- содействовать четкому распределению ответственности в проекте.

Правильное определение предметной области является основополагающим для успеха проекта. Когда предметная область плохо определена, окончательные проектные затраты могут оказаться выше запланированных из-за неожиданных изменений, сбивающих ритм проекта, вызывающих необходимость переделать ряд работ, увеличивающих продолжительность проекта, снижающих продуктивность выполнения проекта и морально-психологический климат в коллективе.

Результаты, полученные при определении предметной области проекта

В результате определения предметной области проекта должна быть получена следующая информация:

- документ, утверждающий предметную область проекта и служащий основой для

ее развития"

- структурная декомпозиция работ, определяющая всю предметную область проекта.

Планирование проекта по временным параметрам

Управление проектом по временным параметрам (сроки выполнения, продолжительность работ) посредством рационально составленных календарных планов является необходимым условием для успешного выполнения работ и эффективного управления проектом. Согласованная работа всех участников проекта организуется на основе календарных планов (расписаний работ). Разработка расписания или календарного плана – это определение дат начала и окончания работ проекта. Это сложный процесс, при котором необходимо согласовать продолжительность работ, распределение ресурсов и стоимости.

Календарными планами называются проектно-технологические документы устанавливающие полный перечень работ проекта, их последовательность и взаимосвязь, сроки выполнения и продолжительность, а также исполнителей и ресурсы, необходимые для выполнения работ проекта.

Для выполнения проекта составляется множество планов, которые различаются между собой степенью охвата и детализацией работ проекта, назначением и функциональной принадлежностью.

Календарные планы составляются на весь жизненный цикл проекта и его этапы, для различных уровней управления и исполнителей проекта, заключивших контракт. Составляются графики расписаний разработки и поступления проектно-сметной документации, доставки материалов и оборудования и т.д. Набор планов представляет собой сбалансированную систему планов проекта, основой которой является стратегический (комплексный) план проекта. Такой план увязывает различные этапы проекта в единой стратегий, указывает основные вехи (контрольные события) и сроки их исполнения. Исполнители проекта, заключающие контракт на выполнение этапа или комплекса работ проекта, учитывают эти контрольные сроки в качестве директивных временных ограничений при планировании собственных работ.

Планирование стоимости в проекте

Планирование стоимости в проекте предназначено для обеспечения выполнения проекта в рамках установленного бюджета. Основные этапы планирования стоимости в проекте:

- определение ресурсов - расчет потребности в ресурсах, необходимых для успешного выполнения работ проекта;

- оценка стоимости - определение стоимости трудозатрат и ресурсов, необходимых для выполнении работ проекта;

- разработка бюджета проекта - распределение предполагаемых затрат в соответствии со сроками выполнения проекта.

Управление стоимостью проекта связано в первую очередь с затратами на ресурсы, необходимые для выполнения проекта.

Управление стоимостью в проекте должно рассматривать и учитывать все дополнительные расходы в проекте: затраты на отдельные поручения, вознаграждения и т.д.

Определение потребности проекта в ресурсах

После составления расписания работ проекта можно построить графики потребности в ресурсах, необходимых для выполнения работ проекта.

Объемные и временные характеристики потребления ресурсов используются для определения стоимости проекта Для определения полной стоимости проекта необходимо учесть все используемые в нем ресурсы:

- трудовые ресурсы,

- машины, оборудование,

- материалы,

- денежные средства,

- энергетические ресурсы,

- информационные ресурсы,

- вычислительную и организационную технику,

- производственные площади,

- прочие ресурсы.

Процесс планирования ресурсов должен быть строго скоординирован с определением затрат и конкретной ситуацией.

Для планирования ресурсов необходима следующая информация:

1 Документ, определяющий предметную область проекта, т.е. документ, который содержит обоснование выполнения проекта и его цели.

2 Структурная декомпозиция работ проекта, для которых необходимы ресурсы.

3 Знание того, какие ресурсы и в какое время доступны для проекта.

4 Архивная информация, которая сдержит сведения о типах ресурсов, которые требовались на аналогичные работы в ранее выполняемых проектах.

5 Политика организации-исполнителя по подбору персонала, а так же аренде или покупке материалов и оборудования.

При планировании ресурсов необходимо получить описание ресурсов, их количества, требуемого для каждого вида работ проекта, а также сроки их использования. Потребности в ресурсах могут быть представлены в виде графиков использования их в проекте.

Оценка стоимости проекта

Оценка стоимости проекта состоит в уточнении и конкретизации приблизительной сметы затрат на ресурсы.

Оценка стоимости включает определение и рассмотрение разнообразных альтернативных вариантов стоимости проекта. Как правило, во время разработки проект рассматриваются возможные различные аспекты сокращения стоимости проекта, в том числе и по фазам жизненного цикла.

Для планирования стоимости необходима следующая информация:

- работы, опредёленные структурной декомпозицией проекта;

- потребности в ресурсах;

- стоимость ресурсов, определяемая на основе нормативной базы;

- продолжительность работ;

- административно-управленческие расходы (косвенные расходы);

- информация о проектах-аналогах.

Для оценки стоимости проекта разрабатывается сметная документация, на основе. которой определяются технико-экономические показатели и эффективность намечаемого проекта. На основе сметной документации осуществляется планирование и финансирование проекта, производятся расчеты за выполненные работы между заказчиком и подрядчиком.

В результате оценки стоимости необходимо получить следующие документы:

-сводную смету, которая составляется на весь проект и определяет общую сметную стоимость проекта на базе локальных смет и сметных расчетов;

-локальные сметы, составляющиеся на отдельные виды затрат (проведение тортов, приобретение оборудования, благоустройство и т.д.);

-сметные расчеты, проводящиеся на отдельные виды затрат (расходы, связанные с отводом земельного участка, набором рабочих, транспортировкой материалов и т.д.).

Разработка бюджета проекта

Бюджет проекта предназначен для планирования расхода средств проекта по временным периодам (год, квартал, месяц) в течении всего времени его осуществления. Обычно расход средств проекта первого года планируется более подробно, показывается поквартальное и помесячное распределение денежных средств. Бюджет проекта должен строится таким образом, чтобы удовлетворить потребности участников проекта в финансовых ресурсах в планируемые интервалы времени.

Разработка сводного плана проекта

Сводный план проекта - это единый, последовательный и согласованный документ, включающий результаты планирования всех функций управления проектом и являющийся основой для выполнения и контроля проекта.

Сводный план разрабатывается для:

- управления выполнением проекта;

- утверждения выдранной альтернативы управления проектом;

- определения ключевых контрольных точек управления проектом;

- документирования предложений по управлению проектом;

- разработка способов определения развития и контроля выполнения проекта;

- регламентирования взаимодействия участников проекта.

При разработке сводного плана проекта используется следующая информация:

- результаты планирования по всем функциям управления проектом,

- архивная и историческая информации, которая содержит базы смет, ранее выполненных проектов и анализ этих данных,

- возможности и влияние на проект фирмы, в которой он выполняется,

- различные ограничения,

- допущения, т.е. данные, которые используются при планировании, считаются известными, но несут в себе определенную долю неопределенности и связанный с ней риск.

В процессе разработке сводного плана проекта должен быть получен комплект документов и следующая информация:

-сводный план проекта — формально утвержденный документ или комплект документов, используемый для выполнения и контроля проекта;

- вспомогательные планы управления, включающие все планы управления по отдельным функциям управления проектам;

- список нерешенных вопросов и неутвержденных решений;

- дополнительная информация, которая стала известна после разработки плана проекта;

- техническая документация (требования, спецификации, проектно-сметную документацию и т.д.).