Реализация функции управленческого контроля

Процесс контроля состоит в установке стандартов управления, измерении достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты значительно отличаются от ожидаемых. Эффективно организованный контроль должен быть простым и своевременным, иметь стратегическую направленность на конечные результаты.

Слово «контроль», как и слово «власть», рождает отрицательные эмоции, в понимании людей контроль означает ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности /10/. Вследствие такого устойчивого восприятия контроль можно отнести к таким функциям управления, которые состоят в обеспечении подчинения низовых уровней вышестоящим, исполнителя и руководителя и т.д.

В общем понимании контроль – это процесс обеспечения достижения предприятием поставленных целей, оценки полученных результатов и предупреждение возникновения неблагоприятных ситуаций, препятствующих достижению целей. В управлении предприятием процессы контроля связаны с количественной и качественной оценкой результатов деятельности за конкретный период. Поэтому главными составляющими данной управленческой функции являются: наблюдение, проверка, учет и анализ. В процессах управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его результатам производится корректировка раннее принятых управленческих решений, планов и даже норм и нормативов /11/.

Применение современных методов управления значительно изменило содержание процессов управленческого контроля путем передачи части функций непосредственным исполнителям. В этих условиях контроль становится более экономичным и менее жестким за счет сокращения контрольных функций, выполняемых менеджерами различных уровней управления.

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами: всеохватывающий характер, четкая стратегическая направленность, постоянное предотвращение ошибок, своевременность, экономическая целесообразность, эффективность, объективность, соответствие целям управления и характеристикам контролируемого процесса.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любое предприятие должно обладать способностями, вовремя фиксировать ошибки и исправлять их до того, как они повлияют на достижение целей управления. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить какие направления деятельности наиболее эффективно способствовали достижению общих целей управления. При осуществлении контроля определяются успехи и неудачи, а также их причины, что позволяет достаточно быстро адаптировать предприятие к динамичным требованиям внешней среды. Одной из важнейших особенностей контроля является то, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой только менеджера. Каждый руководитель, независимо от своего ранга должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей.

Контроль является фундаментальной функцией управления, т.е. планирование, построение структур, мотивацию необходимо рассматривать как части общей системы контроля на предприятии. Функциональные подсистемы контроля выделяют в зависимости от областей деятельности предприятия: производство, финансы, персонал, маркетинг, обеспечение качества, инновации.

Взаимосвязь контроля с другими функциями управления предопределяет три вида, осуществляемых в практике предприятия: стратегический, тактический, оперативный, характеристика которых приведена в табл. 8.2.

Таблица 8.2

Характеристика видов управленческого контроля

Продолжение табл. 8.2

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения путем разработки должностных инструкций, доведения формулировки целей до персонала, настройки работы административного аппарата на управление по целям и результатам. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе работы сотрудников и является прерогативой их непосредственного руководителя. При текущем контроле используется обратная связь в ходе работ для того, чтобы достичь требуемых результатов, прежде чем возникшая проблема потребует больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Данный вид контроля дает руководству предприятия информацию, необходимую для планирования и оценки реальности выполнения планов, для мотивации работников за достижение запланированных результатов /16/.

Являясь составной частью процесса управления, контроль обладает всеми процессными характеристиками и может быть представлен в виде составляющих его этапов (рис. 8.1).

Первый этап связан с разработкой стандартов и нормативов, отражающих задачи управления, параметры оценки деятельности предприятия и источники информации о них; строится информационная модель, в которой отражаются потоки информации и ресурсов, а также места (точки) контроля (наблюдения и измерения).

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько полученные результаты соответствуют его ожиданиям, а также насколько допустимы выявленные отклонения. Масштаб допустимых отклонений определяет высшее руководство предприятия, в пределах которого отклонение не должно вызывать тревоги. Измерение результатов является самым трудоемким и дорогостоящим процессом контроля. Система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. В процессах измерения и наблюдения накапливается информация, которая используется для принятия правильного управленческого решения и адекватно описывает исследуемое явление или процесс.

Завершающий этап контроля состоит в корректировке деятельности предприятия, при этом менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарты и планы деятельности.

Правильность решения зависит от параметров, полученных при контроле:

- положительные, в этом случае корректировочные действия направляются на усиление мер, приводящих к данным результатам, например, увеличение поощрений, инвестиции, расширение производственных мощностей;

- отрицательные, выбираются меры по исправлению, например, усиление руководства, повышению уровня квалификации персонала, иногда пересмотр стандартов;

- нейтральные, когда не планируется никаких корректировочных мер, однако контроль должен не прекращаться.

Описанная модель контроля составляет основу управления по отклонениям, которые выявляются при анализе целей, формализующихся в систему нормативов, и являются основой принятия управленческих решений. Отклонения классифицируются по качественным и количественным параметрам, срокам, причинам возникновения, степени опасности с определением критических значений. Если отклонения незначительные, то подчиненные могут их исправить самостоятельно, даже не ставя в известность руководителя. При значительных отклонениях, создающих опасность для развития предприятия или подразделения, руководителю приходится самому принимать соответствующие решения по их устранению.

Управление по отклонениям используется для обучения персонала, расширения их кругозора, овладения новыми методами работы или новыми направлениями деятельности. Внедрение данного метода управленческого контроля связано с созданием специальной системы учета отклонений и оповещения о них руководителей, что ведет к дополнительной бюрократизации управления.

Для повышения эффективности управленческого контроля применяются современные методы: Бенчмаркинг (метод сравнительного анализа эффективности); тотального контроля качества и тотального менеджмента качества; целостности контроля как функции управления. Данные методы обеспечивают постоянное улучшение деятельности за счет непрерывного совершенствования всех процессов, в том числе и процессов контроля.

Метод тотального контроля был предложен А. Фейгенбаумом, который предложил строить стратегию менеджмента на полной ответственности за качество. Разработанное им общее руководство по контролю включает четыре направления деятельности: разработка программ контроля, проектирование системы контроля в соответствии с требованиями потребителя, установление ответственности руководства, организации всестороннего контроля качества. Контроль как функция управления связан с делегированием полномочий по контролю непосредственным исполнителям предприятия. За построение общей структуры системы контроля несет ответственность высшее руководство предприятия. В общем виде структуру системы тотального контроля качества можно представить схемой, приведенной на рис. 8.2.

Рис. 8.2. Структура системы тотального контроля качества

Система тотального контроля качества является информационной системой и механизмом для обеспечения участия всех работников предприятия в деятельности по непрерывному повышению качества. Для воспитания сознательного отношения каждого работника к качеству необходимо сформировать в организационной структуре предприятия группу координаторов, в задачи которой входят: осуществление связей между подразделениями при решении вопросов обеспечения качества и организация обучения ратников методам и средствам контроля.

Тотальный контроль качества характеризуется тем, что он охватывает все этапы жизненного цикла продукции и связывает контроль с другими управленческими функциями, такими как планирование, координация, организация и стимулирование.