Основные операции по работе с документами

В порядке движения документов в организации можно выделить следующие возможные этапы, на каждом из которых проводятся определенные операции по их обработке или созданию:

1) экспедиционную обработку документов и фиксацию факта их поступления в организацию; 2) предварительное рассмотрение; 3) движение документов внутри организации 4) обработка исполненных и отправляемых документов. При этом этапы с 1-ого по 3-й проходят документы входящего; 3-й и 4-й – исходящего; и только 3-й – внутреннего документопотоков.

a По обработке входящего документа проводятся следующие операции:

- отметка о получении в квитанции (журнале) или разносной книге курьера (для корреспонденции с грифом «Срочно» с указанием не только даты, но и времени получения);

- проверка правильности адресования;

- проверка целостности упаковки;

- вскрытие упаковки или конвертов, кроме имеющих адресование с пометкой «Лично» или общественным организациям;

- проставление штампа с указанием валового входящего номера;

- сортировка по адресатам в соответствии с имеющимся адресованием и направление остальной корреспонденции на предварительное рассмотрение;

- предварительное рассмотрения документов, не имеющих конкретного адресования, в соответствии с имеющимся опытом или на основании утвержденных руководителем организации Перечней документов, направляемых на рассмотрение руководителю организации, его заместителям, руководителям структурных подразделений;

- внесение в него резолюции руководителя,

- направление его исполнителям,

- организация контроля исполнения с внесением всех необходимых сведений в регистрационную форму.

a Операции по созданию и обработке исходящих (ответных или инициативных) документов

- создание проекта документа (ответного или инициативного);

- согласование;

- подписание или утверждение;

- регистрация;

- подготовка документов к отправке (исполнитель)

- снятие копии отправляемых документов и направление ее на хранение

- упаковка, оформление и отправка документов (экспедиционный отдел)

a Операции по созданию и обработке внутренних документов:

- создание проекта документа (ответного или инициативного);

- согласование;

- подписание или утверждение;

- регистрация документа;

- направление его исполнителям;

- организация контроля исполнения с внесением всех необходимых сведений в регистрационную форму;

- отметка об исполнении (или ознакомлении) и направление на хранение.

Подробно с содержанием перечисленных операций следует ознакомиться в соответствующих разделах указанной к теме учебной литературы.