Порядок регистрации документов. Информационно-поисковая система организации.

Регистрация документа – одна из основных операций по его обработке, представляющая собой процесс проставления на документе даты и регистрационного индекса, а также снятия основных реквизитов с документа (состав которых определен ГСДОУ) и занесение их в регистрационную форму. Регистрация придает документу юридическую силу и является подтверждением факта создания документа или его поступления в организацию. Регистрация выполняет три основных функции, являясь основой для: 1) учета документов; 2) создания в организации информационно-поисковой системы (ИПС); 3) контроля за исполнением документов.

Регистрации, то есть учету, подлежат все документы, кроме периодических изданий и информационных материалов. В организации может быть составлен Перечень нерегистрируемых документов, утверждаемый руководителем организации. Регистрация может осуществлять в организации централизованно – в одном месте, или децентрализованно – по подразделениям. Возможна и смешанная система регистрации, которая должна быть четко регламентирована: часть документов регистрируется централизованно, часть – по подразделениям.

Входящие, исходящие и внутренние документы представляют собой отдельные массивы и регистрируются раздельно по формам, соответствующим их основным реквизитам. Регистрация осуществляется для входящих документов – в день получения, для исходящих – в день отправки, для внутренних – в день подписания или утверждения

Регистрационный индекс документа представляет собой порядковый номер в пределах регистрируемого массива (среди внутренних документов могут быть выделены свои массивы - приказы по кадрам, приказы по основной деятельности и т.п.) Дополнением к порядковому номеру служит код места хранения документа (индекс дела), а также может использоваться код места его исполнения и иные коды, облегчающие поиск документа (например к порядковому номеру приказа по кадрам может присоединяться буквенный индекс № 18-К). Индекс документов, составленных несколькими авторами, образуется из регистрационных номеров каждой из организаций в последовательности, соответствующей последовательности указания авторов документа в заголовочной части.

Существует две основных формы регистрации документов – журнальная и карточная.

Журналы – исторически первая форма регистрации документов. Журнальная форма регистрации предполагает оформление нескольких отдельных журналов: входящей, исходящей, внутренней документации, входящих телеграмм и др. в соответствии с выделенными массивами информации. Это объясняется тем, что в журнале нельзя систематизировать документы иначе, чем по их дате или порядковому номеру.

В современном ДОУ журнальная форма применяется в обязательном порядке для регистрации обращений граждан, для фиксации выдачи официальных документов на руки гражданам, для регистрации конфиденциальных документов. Журнальная форма регистрации документов может применяться также в маленьких организациях с небольшим объемом документооборота. В остальных случаях рекомендуется применять карточную форму, которая позволяет гораздо более оперативно проводить поиск информации.

Бланки карточек (РКК – регистрационно-контрольная карточка) изготовляют заранее, на плотной бумаге формата А5 или А6. Бумажные РКК заполняются в нескольких экземплярах для одного документа с целью их использования в систематизированных картотеках: по исполнителям, по корреспондентам, по срокам исполнения документов, по нормативным документам и др. – в зависимости от потребностей организации. Карточки могут вестись в автоматическом режиме в электронной форме, соответствующей применяемому программному обеспечению ПК. В электронной карточке можно установить связь с регистрационными карточками других документов, можно вложить отсканированный документ. Для исполнителя выводится на печать форма движения документа.

На основе регистрации документов создается информационно-поисковая система (ИПС). ИПС включает в себя сведения практически обо всех имеющихся в организации документах. Назначение ИПС - эффективное пользование персоналом информационной базой организации при принятии различного рода решений и подготовке документов. Сведения по определенному вопросу на основе ИПС должны предоставляться в распоряжение специалистов в кратчайшее время по всему массиву имеющейся по данному вопросу информации.

Компьютерные технологии регистрации документов на основе современного программного обеспечения позволяют создавать единую полнотекстовую информационную базу организации. На этой основе наряду с учетом документов, эффективно выполняются и две другие функции регистрации: быстрый поиск необходимой информации (в том числе, тематический запрос взаимосвязанных документов) и контроль исполнения документов, осуществляемый в автоматическом режиме.