Контроль исполнения документов.

Осуществление функции контроля, одной из основных управленческих функций, создает массив контрольных сведений, входящий в состав ИПС организации. Контроль по существу решаемых вопросов осуществляют руководители, но может быть создано и специальное подразделение. Контроль сроков исполнения решений, движения документов в ходе исполнения, правильности оформления выполненных решений осуществляет служба ДОУ.

Основными задачами такого контроля являются:

1) отслеживание и фиксация в РКК хода и фактического исполнения документов; 2) обобщение этих сведений и предоставление их руководству в удобном формализованном виде; 3) выработка предложений по ускорению документопотоков и оптимизации сроков исполнения определенных видов документов.

Службой ДОУ (или секретарем) осуществляются следующие виды контроля по срокам исполнения документов: предварительный, текущий и итоговый. Типовые сроки исполнения установлены в законах, указах Президента РФ, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Документы с грифом «Срочно» должны исполняться в течение 3-х дней со дня получения, оперативные документы – в течение 10 дней, по парламентским запросам, письмам Министерства иностранных дел, по обращениям граждан – в течение 15 дней, остальные, как правило, не более месяца. Каждая организация может устанавливать свои сроки исполнения для определенного вида вопросов, не нашедших регламентирования в указанных нормативных актах. Сроки исполнения могут быть установлены в тексте документа, подлежащего исполнению. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются резолюцией руководителя.

При этом службой ДОУ осуществляются следующие контрольные операции:

- постановка документа на контроль;

- проверка своевременности доведения документа до исполнителя;

- текущий и предварительный контроль хода исполнения;

- контроль существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на вопросы (обычно этот вид контроля выполняют руководители подразделений, но в органах власти, как правило, создается специальное контрольное подразделение);

- контроль правильности оформления и идентичности всех экземпляров;

- итоговый контроль (анализ исполнительской дисциплины в организации и рациональности маршрутов документов).

Проверка хода исполнения

заданий текущего месяца осуществляется каждые десять дней и за 5 дней до истечения срока исполнения;

заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

заданий последующих лет – не реже одного раза в год.

В течение срока исполнения оперативных документов службой ДОУ (секретарем) осуществляется предварительный – за 2-3 дня и текущий контроль – в день истечения срока с отметкой в РКК (графа «ход исполнения»). При необходимости изменения срока, об этом сообщается руководителю, который продлевает срок исполнения документа, как правило, не более, чем на 3 дня. Предварительный и текущий контроль осуществляется с целью помощи исполнителям правильно организовать своё рабочее время.

Компьютерные программы, основанные на электронной регистрации документов, могут осуществлять контроль автоматически вплоть до рассылки контрольных напоминаний исполнителям по локальной сети.

Итоговый контроль выражается в систематизации и предоставлении руководителю в формализованном виде обобщенных сведений об исполнении документов за определенный период: по отдельным исполнителям, по подразделениям, по организации в целом. Эти сведения могут служить как для организационных выводов, так и для выявления недостаточной проработки маршрутов отдельных видов документов с целью устранения этих недочетов.

В целом, рационально спроектированный документооборот организации позволяет повысить эффективность управленческой деятельности и свидетельствует о тщательно разработанной системе информационных коммуникаций в организации.