Документування і облік руху запасів

Більшість запасів відпускають для виробничого споживання або на господарські потреби. Крім того, можливі випадки реалізації непотрібних матеріалів. Іноді матеріали переміщають від складу до складу.

Документальне оформлення видачі запасів зі складу залежить від різних умов: технології та організації виробництва, частоти відпуску тощо. У всіх випадках у документах, які відображають видачу сировини та матеріалів, має бути зафіксовано: кому, що, скільки і на які потреби відпущено.

За характером документи на видачу зі складів сировини та матеріалів поділяють на разові, нагромаджувальні та лімітнонормативні. Видачу матеріалів зі складів оформляють за допомогою вимог, накладних, лімітнозабірних карток і забірних листків (карток), нагромаджувальних відомостей. Використання лімітнозабірних і забірних карток значно зменшує кількість документів.

Для продажу, реалізації і безоплатного передавання матеріальних цінностей іншим організаціям складають накладну-вимогу на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів на сторону (форма № М11) або Накладну на відпуск ТМЦ (форма № М-20).

Для відпуску ТМЦ зі складів підприємства дільницям, фермам, бригадам та іншим виробничим підрозділам, при реалізації ТМЦ за готівкові кошти своїм працівникам використовується Накладна (внутрігосподарського призначення).

Кількісний облік руху запасів кожного виду на складі здійснюється в Книзі складського обліку.

Щомісяця матеріально відповідальні особи на підставі первинних документів складають Матеріальний звіт. Він подається до бухгалтерію разом із документами, які підтверджують надходження і витрачання виробничих запасів та інших матеріалів.

Оцінювання запасів при їх відпуску у виробництво, продажу та іншому вибутті може здійснюватися за одним із таких методів:

• ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів;

• середньозваженої собівартості;

• собівартості перших за часом надходження запасів (ФІФО);

• нормативних затрат;

• методом ціни продажу.

Відповідно до П(с)БО 9 для всіх одиниць бухгалтерського обліку запасів, що мають однакове призначення та однакові умови використання, має застосовуватися тільки один із наведених методів.

Запаси, які відпускаються на виробництво або на надання послуг, що виконуються за спеціальними замовленнями та проектами, а також запаси, які не замінюють одні одних, оцінюються за ідентифікованою собівартістю. Згідно із цим методом кожна одиниця запасів (товарів) виділяється в обліку. А на складах необхідно ще й прикріпити табличку із серійним номером та ціною придбання чи виготовлення, для того щоб виділити їх в натурі. Основною перевагою цього методу можна виділити те, що вартість проданих товарів та кінцеві залишки обліковуються за їх фактичною вартістю, причому однакові товари обліковуються за різною вартістю. А недолік – незручності в обліковій роботі, по необхідно вести облік по кожному об’єкту.

Метод середньозваженої собівартості передбачає, що собівартість одиниці обліку подібних запасів визначається як середньозважена величина. Оцінка за середньозваженою собівартістю проводиться по кожній одиниці запасів діленням сумарної вартості залишку таких запасів на початок звітного місяця і вартості одержаних у звітному місяці запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного місяця і одержаних у звітному місяці запасів. Визначення середньозваженої собівартості згідно із стандартом в середньому за місяць полегшує роботу і не вимагає детального обліку руху за кожною одиницею запасів. Метод середньозваженої собівартості простий у використанні і знайомий всім бухгалтерам. На сьогодні цей метод є одним із найбільш прийнятних методів оцінки запасів, що вибувають.

За методом ФІФО передбачається, що одиниці запасів, які були придбані першими, продаються чи використовуються першими, тобто списуються в тій послідовності, в якій вони надходили на підприємство і по тій вартості за якою вони надійшли і відображенні в обліку. Таким чином, одиниці запасів, які надійшли і залишаються в залишку на кінець періоду, оцінюються за цінами останніх надходжень. В умовах інфляції це важливо, оскільки на залишку будуть відображені запаси по вартості, що наближена до реальної. У свою чергу, на собівартість продукції будуть списані запаси, що надійшли раніше, вартість яких, як правило, нижча. У результаті цього прибуток буде завищеним.

Цей метод простий, забезпечує відображення у балансі суму запасів, яка приблизно збігається з поточною ринковою вартістю. Але цей метод вимагає вести по партіям облік запасів, який крім того потрібно здійснювати постійно. Система постійного обліку передбачає ведення руху запасів постійно, кожний день, а тому в кожний момент відомо, скільки та по якій ціні надходять чи списуються у видаток запаси. Це звичайно вимагає додаткових трудових витрат.

Застосування методу ФІФО в умовах зростання цін буде сприяти збільшенню податку на прибуток. Але при цьому і сам прибуток, відображений у звітності, буде вищим, що є позитивним моментом при необхідності залучення інвестора, в намірі отримати кредит або інших ситуаціях.

Оцінка запасів за нормативним методом полягає у застосуванні норм витрат на одиницю продукції (робіт, послуг), що встановленні підприємством з урахуванням нормальних рівнів використання запасів, праці, виробничих потужностей та діючих цін. Норми затрат і ціни повинні регулярно перевірятися і переглядатися для максимального їх наближення до фактичних. Наприклад, у сільськогосподарському виробництві за цим методом визначається собівартість побічної продукції, але її можна використовувати і до інших видів продукції. Цей метод застосовується у випадку стабільних цін на запаси.

Оцінка за цінами продажу заснована на застосуванні підприємствами роздрібної торгівлі середнього проценту торговельної націнки товарів. Цей метод застосовують підприємства, що мають значну і змінну номенклатуру товарів з приблизно однаковим рівнем торговельної націнки. Собівартість реалізованих товарів визначається як різниця між роздрібною (продажною) ціною реалізованих товарів і сумою торгівельної націнки на ці товари. Сума торгівельної націнки на реалізовані товари визначається як добуток продажної (роздрібної) вартості реалізованих товарів і середнього відсотка торговельної націнки. Середній відсоток торговельної націнки визначається діленням суми залишку торговельних націнок на початок звітного місяця і торговельних націнок у продажній вартості одержаних у звітному місяці товарів на суму продажної вартості залишку товарів на кінець звітного місяця та продажної вартості одержаних у звітному місяці товарів.

Переоцінка запасів

Переоцінка запасів здійснюється на дату балансу, тобто на дату складання звітності, а в кожному наступному періоді вартість запасів переглядається, і спочатку уцінені запаси можуть бути дооцінені. Тобто новою вартістю є найнижча з оцінок – собівартість або переглянута чиста вартість реалізації. Таким чином, дооцінка запасів можлива тільки до рівня початкової вартості у випадку, якщо ринкова вартість таких запасів спочатку знизилась (і запаси були уцінені), а потім – збільшилися.

Порядок проведення переоцінки запасів та відображення її результатів у звітності регламентується наступними нормативними документами:

- уцінка запасів – П(с)БО 9 та Положенням про порядок уцінки та реалізації продукції, що залежалась, з групи товарів широкого вжитку і продукції виробничотехнічного характеру;

- дооцінка запасів – П(с)БО 9 та Порядком проведення дооцінки залишків товарноматеріальних цінностей (ТМЦ).

Збільшення вартості запасів зараховується в дохід підприємства, зменшення – до витрат підприємства.