Контроль за наявністю, рухом та використанням запасів

Оперативний контроль за наявністю і рухом матеріалів на складах підприємства виконують працівники бухгалтерії. Вони систематично, за графіком здійснюють безпосередньо на складах, у коморах у присутності завідувача складу перевірку своєчасності й правильності оформлення первинних документів за складськими операціями, а також записів у картках складського обліку, виконаних матеріально відповідальними особами.

Перевірку записів і виведених комірником залишків по кожній операції працівник бухгалтерії підтверджує своїм підписом у відповідному рядку картки складського обліку.

Працівник бухгалтерії і комірник проводять прийняттяздачу первинних документів за реєстром.

Для уточнення фактичної наявності матеріалів, забезпечення контролю за їх зберіганням, а також за дотриманням норм запасів періодично виконується перевірка наявності матеріальних цінностей за методом суцільної або вибіркової інвентаризації.

Важливим елементом контролю є інвентаризація матеріальних цінностей і відображення в обліку її результатів.

Порядок і терміни проведення інвентаризації регламентуються Положенням з інвентаризації. Підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію залишків матеріалів не рідше як один раз на рік станом на 31 грудня. Позачергова інвентаризація здійснюється у разі зміни матеріально відповідальних осіб. Перед складанням річного звіту залишки матеріальних цінностей мають бути перевірені протягом IV кварталу.

Для проведення інвентаризації призначають робочу комісію у складі не менш як трьох осіб. При цьому обов’язково членами комісії мають бути матеріально відповідальна особа і працівники бухгалтерії.

До початку інвентаризації у бухгалтерії необхідно обробити всі прибуткові і витратні документи щодо складу.

Головний бухгалтер або його заступник інструктує інвентаризаційну комісію стосовно проведення інвентаризації. До початку інвентаризації від матеріально відповідальної особи вимагається розписка в тому, що до початку проведення інвентаризації до бухгалтерії здано всі документи, а цінності оприбутковано або списано.

Наявність цінностей визначається обов’язковим підрахуванням, зважуванням, обмірюванням (залежно від одиниць вимірювання).

Дані інвентаризації фіксуються в описах або актах. Описи складаються окремо: за місцями зберігання як належні, так і не належні підприємству, придатні і непридатні, зіпсовані, нестандартні тощо.

У процесі інвентаризації встановлюється фактична наявність цінностей, виявляються відхилення від книг обліку і причини відхилень. Інвентаризаційні описи (акти) разом із висновками робочої комісії здають до бухгалтерії для визначення кінцевих результатів. При цьому бухгалтерія складає порівняльну відомість. У ній послідовно виконуються такі розрахункові процедури:

— здійснюється взаємний залік надлишків і нестач унаслідок пересортиці;

— розраховується природна нестача (у виняткових випадках з особливого дозволу керівника виконуються уточнювальні записи. Наприклад, коли знайдено арифметичну помилку або інші неточності в роботі);

— визначаються кінцеві результати інвентаризації.

Результати інвентаризації регулюються таким чином:

• за результатами пересортиці проводиться залік нестач надлишками;

• втрати цінностей у межах установлених норм відносяться на витрати;

• за уточненими даними в системі рахунків відображаються відхилення, спричинені випадковими обставинами;

• нестачі цінностей понад норми втрат і втрати від псування (коли конкретних винуватців не встановлено) регулюються згідно з чинними положеннями про бухгалтерський облік і баланси;

• сума нестачі підлягає відшкодуванню матеріально відповідальними особами, винними в її виникненні.

На основі порівняльної відомості роблять записи:

а) на суму пересортиці;

б) на загальну суму нестач, псування цінностей;

в) на нестачі в межах норм природних втрат;

г) на нестачі понад норми природних втрат, а також від псування під час зберігання, що підлягають утриманню з винних осіб.

Сума відшкодування заподіяних втрат утримується з винних з розрахунку вартості втрачених цінностей за роздрібними цінами. Тому різниця між собівартістю і вартістю за роздрібними цінами показується на рахунку «Доходи майбутніх періодів» і в міру відшкодування перераховується до бюджету.

Питання для самоконтролю

1. Дайте визначення терміну “Запаси”;

2. Назвіть методи оцінки вибуття запасів, в чому полягає суть кожного з них?

3. Які первинні документи використовують для відображення надходження запасів?

4. Які первинні документи використовують для відображення руху запасів?

5. Які первинні документи використовують для відображення вибуття запасів?

6. Яким документом регламентується метод списання запасів підприємства?

7. Розкрийте порядок оформлення і термін внесення змін до методу списання запасів підприємства.

8. За яких умов здійснюється уцінка запасів?

9. За яких умов допускається проведення дооцінки?