Інвентаризація як елемент методу бухгалтерського обліку

Інвентаризація – це спосіб встановлення (опису) фактичної наявності та обліку засобів і джерел (або їх відсутністі), ТМЦ, грошових коштів, незавершеного виробництва та інших засобів і джерел.

Інвентаризація – це не тільки перевірка фактичної наявності цінностей; вона доповнює документацію, виступає важливим способом перевірки достовірності даних обліку; за допомогою інвентаризації виявляється все те, що не було враховано в поточному обліку. Інвентаризація проводиться шляхом виявлення в натурі засобів за допомогою перерахунку, обміру, зважування.

Згідно із Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» підприємства для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності зобов’язані провадити інвентаризацію активів і зобов’язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка.

З метою встановлення єдиних правил і методологічних засад при організації і проведенні інвентаризації, для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності, порядок проведення та документального оформлення інвентаризації має відповідати вимогам Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої Наказом Міністерства Фінансів України від 11 серпня 1994 року № 69).

Як правило, інвентаризацію проводять за різними об'єктами станом на 31 жовтня, на 30 листопада та на 31 грудня.

Відповідальністьза організацію інвентаризації, правильне й своєчасне її проведення несе керівник підприємства. За достовірність даних, відображених у інвентаризаційних описах, відомостях, актах, відповідають особи, що їх підписали — члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальні особи.

Головний бухгалтер, разом із керівниками відповідних підрозділів та служб зобов'язаний контролювати дотримання встановлених правил проведення інвентаризації.

Для проведення інвентаризацій на підприємствах створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія, яка здійснює інвентаризацію активів та зобов'язань протягом року за планом-графіком інвентаризації та за умови виникнення виробничої необхідності.

Проведення інвентаризації є обов’язковим:

а) при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством;

б) перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов'язань, інвентаризація яких проводилась не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних фондів може проводитись один раз у три роки, а бібліотечних фондів - один раз у п'ять років;

в) при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийому - передачі справ);

г) при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

д) за приписом судово-слідчих органів:

е) у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ);

є) при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі). Інвентаризація може не проводитися у разі передачі підприємств та їх структурних підрозділів в межах одного органу, до сфери управління якого входять ці підприємства:

ж) у разі ліквідації підприємства

У випадках, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, інвентаризації підлягають також майно і матеріальні цінності, що не належать підприємству, та облік яких ведеться на позабалансових рахунках.

Основними завданнями інвентаризації є:

а) виявлення фактичної наявності основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також обсягів незавершеного виробництва в натурі;

б) установлення лишку або нестачі цінностей і коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

в) виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, а також матеріальних цінностей та нематеріальних активів, що не використовуються;

г) перевірка дотримання умов та порядку збереження матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації основних фондів;

д) перевірка реальності вартості зарахованих на баланс основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів і фінансових вкладень, сум грошей у касах, на розрахунковому, валютному та інших рахунках в установах банків, грошей у дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів наступних витрат і платежів.

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах, розпорядчим документом їх керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником.

Інвентаризація основних засобів проводиться не менше одного разу на три роки і не раніше 1 жовтня.

Грошових коштів, цінностей та бланків суворої звітності – не менше одного разу на квартал.

Розрахунків платежів до бюджету – не менше одного разу на квартал.

Готових виробів, сировини, пального та інших матеріалів, кормів – не менше одного разу на рік, але не раніше 1 жовтня.

Залежно від повноти охоплення засобів (коштів) інвентаризації поділяються на повні й часткові. Інвентаризація, що охоплює всі засоби, кошти і розрахунки підприємства, називається повною, і вона річна. Частокав інвентаризація охоплює лише якийсь один вид засобів, коштів, ТМЦ.

У результаті зіставлення облікових даних з фактичними можуть бути виявлені такі факти:

-фактичний і бухгалтерський залишки збігаються;

- фактичний залишок менше облікового – нестача;

- фактичний залишок більше бухгалтерського облікового – надлишок.

Надлишки підлягають оприбуткуванню та зараховуються як дохід підприємства і встановлюється причина виникнення надлишку і винних у цьому осіб.

Нестача може бути як убуток цінностей у межах затверджених норм (норми природного убутку), а понаднормові покриваються за рахунок встановлення винних осіб, або списуються на витрати підприємства.

Розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається за балансовою вартістю цих цінностей (з вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не нижче 50% від баланосової вартості на момент встановлення такого факту з урахуванням індексів інфляції, відповідного розміру ПДВ та АП за формулою:

Р_з= ((Б_в - А)х І_інф + ПДВ + АП) х 2,

де Р_з – розмір збитків;

Б_в – балансова вартість на момент встановлення факту розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей;

А – амортизаційні відрахування;

І_інф – загальний індекс інфляції, який розраховується за даними Мінстату;

АП – акцизний податок.

За результатами проведення інвентаризації складається Акт інвентаризаційної комісії.

Таким чином, інвентаризація виступає одночасно і формою фактичного контролю засобів.