Облікові регістри і форми бухгалтерського обліку

Обліковий регістр — це спеціальна таблиця, призначена для відображення (узагальнення) документально оформлених господарських операцій у первинних документах У системі рахунків, накопичення та зберігання облікової інформації.

Облікові регістри — це носії спеціального формату (паперові, мащинні) у вигляді відомостей, журналів, книг, журналів-ордерів тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.

Інформація, що міститься в облікових регістрах, використовується для оперативного управління, економічного аналізу діяльності підрозділів і підприємства в цілому, а також для складання звітності. Тому своєчасне і повне відображення господарських операцій в облікових регістрах — одна із обов'язкових умов якості й оперативності обліку.

Запис у регістрах бухгалтерського обліку виконується на підставі первинних облікових документів, які фіксують факти виконання господарських операцій і розпоряджень (дозволів) на їх проведення, накопичують і систематизують інформацію первинних документів. Інформація до облікових регістрів переноситься після перевірки первинних документів за формою і змістом.

Перенесення інформації має здійснюватися у порядку надходження первинних документів до місця обробки (бухгалтерії) або не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну звітність, наприклад, нарахування і виплату заробітної плати, складання бухгалтерської, статистичної звітності тощо.

Регістри бухгалтерського обліку мають містити назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Форми облікових регістрів рекомендуються Міністерством фінансів України або розробляються міністерствами і відомствами за умови дотримання загальних методологічних принципів. Так, нині питання використання регістрів бухгалтерського обліку регулюються Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 p. № 966-XIV та методологічними рекомендаціями щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 29 грудня 2000 р. № 356.

Підприємства, які складають облікові регістри на машинних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення у зручному для прочитання вигляді.

Облікові регістри складаються щомісяця і підписуються виконавцями та головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства. Ведення облікових регістрів та контирування документів первинного обліку здійснюють із застосуванням, щонайменше, коду класів рахунків і коду синтетичного рахунка. Аналітичні дані в облікових регістрах мають узгоджуватися з даними синтетичного обліку на останнє число місяця.

За своїм зовнішнім виглядом облікові регістри поділяють на книги, картки й окремі листки.

Бухгалтерські книги застосовують для ведення записів із синтетичного й аналітичного обліку. В них всі листки зброшуровано, пронумеровано, на останній сторінці вказано кількість сторінок, з підписом керівника, головного бухгалтера, а також скріплено печаткою. До них належать: Касова книга, Головна книга, книга Журнал-Головна та ін. Бухгалтерські книги — раціональний та надійний спосіб збереження облікових регістрів. Вони досить широко застосовуються для ведення обліку коштів, товарно-матеріальних цінностей тощо.

Облікові регістри-картки. Прикладом можуть бути картки кількісно-сумового обліку матеріалів. Картки не скріплюються між собою і зберігаються у спеціальних ящиках. Картки ведуть на підприємствах, де не застосовується обчислювальна техніка для відображення аналітичних даних (докладний опис про об'єкт обліку) за кожною номенклатурою обліку (товарно-матеріальних цінностей, основних засобів тощо). Залежно від обліковуваного об'єкта картки аналітичного обліку поділяють на картки кількісносумового обліку, призначені для обліку товарно-матеріальних цінностей, картки контокорентної форми, призначені для обліку розрахунків, та багато-графні, призначені для обліку витрат на виробництво. Крім типових форм карток, в обліковій практиці застосовують інші спеціальні форми, як наприклад, картки складського обліку, інвентарні картки тощо. Зібрані разом картки складають картотеку, яка розділяється за певними ознаками.

Облікові регістри-листки мають стандартний формат, кожний з них призначений для обліку певних операцій і залежно від цього має специфічний зміст. До таких листків належать журнали-ордери, відомості, розроблювальні групові таблиці тощо. У них, як правило, систематизують інформацію, необхідну для контролю й економічного аналізу.

За обсягом змісту облікові регістри поділяють на регістри синтетичного й аналітичного обліку та комбіновані. Такий поділ обумовлений відмінностями і призначенням синтетичних і аналітичних рахунків, різним ступенем узагальнення облікових даних та їх комбінування.

Синтетичні облікові регістри — це регістри, в яких облік ведуть за синтетичними рахунками: Головна книга, Журнал-ордер, Журнал-Головна. Всі вони є матеріальними носіями синтетичного обліку.

Аналітичні облікові регістри — це регістри, в яких облік ведеться за аналітичними рахунками. Дані подають у натуральних, трудових і вартісних вимірниках. До таких регістрів належать книги, картки. У цих регістрах враховують специфіку обліковуваних об'єктів.

Останнього часу значного поширення набули так звані комбіновані регістри систематичного обліку, які поєднують синтетичні й аналітичні записи. Застосування комбінованих регістрів дає змогу оперативно отримувати хронологічні й систематичні дані або показники синтетичного й аналітичного обліку разом, що скорочує облікову роботу за реєстрації і дає повне уявлення про здійснені операції. Прикладом комбінованого регістру може бути Журнал-ордер.

За видами бухгалтерських записів облікові регістри поділяють на хронологічні, систематичні та змішані (комбіновані).

Хронологічними називаються регістри, призначенням яких є реєстрація операцій у порядку хронологічної послідовності їх виконання та оформлення. Так, ведеться Касова книга, в якій рух коштів у касі відображається за їх отриманням і видачею. До таких регістрів належать: Журнал реєстрації операцій, де записують всі господарські операції в календарній послідовності їх здійснення, журнал обліку надходження готової продукції, вантажів, відомість відвантаження і реалізації продукції; табель відпрацьованого часу та ін. Особливе значення цих регістрів полягає в їх оперативній та контрольній функціях, характеристиці руху об'єктів обліку.

Систематичними називаються облікові регістри, в яких виконується групування однорідних операцій на синтетичних і аналітичних рахунках. Такі записи ведуть у Головній книзі, в якій узагальнюються записи за кожним синтетичним рахунком, а також на картках і книгах, де відображаються і групуються дані аналітичного обліку.

Комбінованими називаються регістри, в яких одночасно поєднуються хронологічний і систематичний записи. Таку побудову має книга Журнал-Головна, в якій перша частина відображає журнал реєстрації операцій, а друга — групування операцій на синтетичних рахунках.

За будовою облікові регістри поділяють на односторонні, двосторонні, багатографні та шахові.

В односторонніх облікових регістрах подають дані про господарську операцію, суму якої записують за дебетом або за кредитом відповідного рахунка. Як правило, записи за дебетом і кредитом розміщують поруч на правій стороні регістру, зліва розміщують інформацію щодо дати, номера, змісту операції тощо. Залежно від змісту обліковуваних операцій односторонні регістри поділяють на контокорентні, кількісно-сумового і кількісно-сортового обліку. Прикладом таких регістрів є Касова книга, картки аналітичного обліку розрахунків, Книга складського обліку, картки кількісно-сумового обліку матеріалів тощо.

Двосторонні облікові регістри складаються з двох частин: в одній подають дані про дебетові обороти на рахунку, а у другій — про кредитові обороти на цьому рахунку. Двостороння будова регістрів характерна для Головної книги.

Багатографні облікові регістри — це регістри, в яких одна з граф (найчастіше дебетова) поділена на кілька граф. До такого виду облікових регістрів належить Журнал-ордер, де окремі графи використовують для аналітичного обліку за рахунками, суми яких групують за певними показниками (наприклад, розшифрування дебетових оборотів, облік витрат за статтями калькуляції тощо).

Шахові облікові регістри побудовані за принципом шахової дошки. Записи в таких регістрах роблять у клітинці, що на перетині стовпчика і рядка таблиці, які відповідають дебетовому і кредитовому обороту на відповідних рахунках. Така будова значно скорочує кількість записів, оскільки подвійний запис тут здійснюється в один робочий прийом, посилює поточний контроль відображення операцій та підвищує аналітичні можливості бухгалтерського обліку. За таким принципом побудовані журнали-ордери.

Інформація про господарські операції, здійснені підприємством за певний період, в облікових регістрах переноситься у згрупованому вигляді до бухгалтерської звітності підприємства.

Під формою бухгалтерського обліку розуміють систему взаємоповязаних між собою облікових регістрів встановленої форми і змісту з визначеною послідовністю запису в них господарських операцій.

Форма бухгалтерського обліку – це технологія і організація облікового процесу з відповідними способами, технікою документування і обліковою реєстрацією.

До сучасних форм ведення бухгалтерського обліку належать такі: журнал головна, меморіально-ордерна, журнально-ордерна, автоматизована, спрощена система обліку.

При меморіально-ордерній формі синтетичний облік ведеться у книгах або відомостях. Для аналітичного обліку використовують книги, відомості, картки. Основним документом, що складається на основі первинних та зведених документів є меморіальний ордер. Загальна схема меморіально-ордерної форми відображено на рис. 5.1.

Рис. 5.1 Схема меморіально-ордерної форми

Журнально-ордерна форма обліку базується на широкому використанні накопичувальних і групувальних реєстрів, а саме дані з первинних документів нагромаджуються у реєстрах аналітичного і синтетичного обліку.

Основними реєстрами журнально-ордерної форми є журнали-ордери, які побудовані за кредитовою ознакою і мають шахматну форму. Записи сум господарських операцій ведуться в них в хронологічному порядку, по кредиту рахунків з розбивкою по кореспондуючих дебетових рахунках. При цьому дані про господарські операції з документів можуть або зразу переноситись в журнал-ордери, або попередньо у допоміжні відомості і розроблювані таблиці. Визначальним у даному випадку є число фіксованих операцій. Сама побудова журналів-ордерів дає можливість в один робочий прийом відобразити операцію одноразово по дебету і кредиту кореспондуючих рахунків, що помітно скорочує обсяг облікової роботи. Крім того, журнали-ордери ведуться по одному чи по декількох рахунках. Вони пристосовані до складання звітності, а ряд з них суміщує в собі синтетичний і аналітичний облік, що є одним з важливих принципів і перваг журнально-ордерної форми.

В кінці місяця підсумки із журналів-ордерів переносять в головну книгу, яка призначена для узагальнення даних, відображених в журналах-ордерах , перевірки правильності записів порахунках і для складання звітного балансу. Іі відкривають на рік, на кожний рахунок в головній книзі відводять один листок. В ньому показують сальдо початкове, обороти, кінцеве сальдо по кожному синтетичному рахунку. Кредитові обороти при розносці записують одним записом, а дебетові – по кореспондуючих рахунках. Отже, по кожному рахунку обороти по дебету з зазначенням кореспондуючим рахунків по кредиту показують в Головній книзі, а обороти по кредиту із зазначенням кореспондуючих рахунків по дебету у відповідних журналах-ордерах.

Послідовність записів господарських операцій при журнально-ордерній формі зображена на рис. 5.2.

Рис. 5.2 Схема журнально-ордерної форми обліку

Більш ефективною є автоматизована форма обліку і обробки інформації. Створення і впровадження в практику обліку ЕОМ привело до розробки нової форми бухгалтерського обліку – таблично-автоматизованої, рис. 5.3.

Рис. 5.3 Схема таблично-автоматизованої форми обліку

При цій формі здійснюється повна автоматизація збору, передачі, систематизації й обробки інформації; крім паперових носіїв бухгалтерської інформації використовуються машинні носії (магнітні стрічки, магнітні диски).

При таблично-автоматизованій формі обліку здійснюються інтеграція обліку на основі одноразового введення і багаторазового використання первинної інформації, а також програмне групування дебетових і кредитових оборотів на рахунках на основі принципу подвійного запису; провадиться автоматизація логічних операцій бухгалтерського обліку.

Спрощену форму ведення бухгалтерського обліку можуть застосовувати суб’єкти малого підприємництва.

Спрощена форма обліку може застосовуватися за двома видами:

- проста форма (без використання регістрів обліку майна малого підприємства);

- форма бухгалтерського обліку з використанням регістрів обліку майна малого підприємства.

При простій формі використовуються книги обліку доходів і витрат, і облік ведеться за простою, а не подвійною бухгалтерією, тобто кореспонденція рахунків не визначається. Записи в книгу підприємець здійснює в міру проведення витрат або надходження грошей.

При незначній кількості господарських операцій підприємці можуть використовувати Журнал (книга) обліку господарських операцій, відібравши необхідні рахунки для їх відображення в журналі. Першочергово в журнал записують суми залишків на початок року (початок діяльності підприємства), потім в хронологічному порядку зазначаються суми оборотів по господарським операціям протягом звітного місяця, та сальдо на кінець звітного періоду, тобто валюта балансу.

При використанні регістрів обліку малими підприємствами, слід користуватися Методичними рекомендаціями щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами, в яакому нведені регістри (Відомості) спрощеної форми обліку. Підсумкові записи з відомостей переносяться до Оборотно-сальдової відомості, яка використовується для узагальнення даних регістрів бухгалтерського обліку за кожним рахунокм бухгалтерського обліку.

Питання для самоконтролю

1. Які основні вимоги до оформлення документів?

2. В яких документах не допускаються виправлення?

3. Хто відповідає за правильність оформлення і зберігання облікових документів на підприємстві?

4. Які нормативні документи регулюють порядок складання і зберігання документації підприємства?

5. Який термін зберігання документації підприємства і від чого він залежить?

6. Що таке інвентаризація, її види?

7. Охарактеризуйте порядок проведення інвентаризації.

8. Що таке обліковий регістр?

9. В які документи переноситься інформація облікових регістрів?

10. Охарактеризувати форми ведення бухгалтерського обліку.