Структура документации системы качества

В стандартах системы качества четко указано, какие категории документов системы качества необходимо создать. Давайте рассмотрим, что об этом говорится в ИСО 9001: 2008г.

В разделе 4.1 говорится о том, что «Организация должна установить, документально оформить, внедрить, поддерживать и постоянно улучшать систему менеджмента качества в соответствии с требованиями настоящего международного стандарта».

Подпункт 4.2.1 требует включить в документацию системы менеджмента качества:

· документированное заявление о политике и целях в области качества.

· Руководство по качеству

· документированные процедуры, необходимость в которых установлена настоящим международным стандартом;

· документы, которые необходимы Организации для эффективного планирования процессов, их осуществления и контроля над ними

· регистрацию данных согласно требованиям данного международного стандарта.

В подразделе 4.2.2 от организации требуется установить и поддерживать в рабочем состоянии Руководство по качеству, которое должно включать:

· область распространения системы менеджмента качества, включая подробное описание и обоснование любых исключений (см. 1.2),

· документированные процедуры, установленные в системе менеджмента качества или ссылки на них, и описание взаимодействия между процессами, включенными в систему менеджмента качества.

Существует еще одна категория, неявно упоминаемая в стандарте. Это - специальные формы. Назначение этих форм - предоставить руководящие указания или инструктировать относительно регистрации данных по качеству, в частности, какую информацию следует заносить в них. Поэтому, под формами можно понимать рабочие инструкции.

5.2. «Уровни» документации системы менеджмента качества

Теоретически, все вышеперечисленные документы могут быть включены в Руководство по качеству, иначе говоря, система качества в целом может быть документирована в Руководстве по качеству, которое является отдельным документом, сборником всех документов и процедур системы качества.

На практике многие компании решают иметь Руководство по качеству в виде отдельного документа, а процедуры издавать отдельно.

Не существует какой-то единой и определенной структуры документации системы качества.

Как правило, документация группируется на нескольких уровнях, которые могут включать:

Уровень 1: Руководство по качеству

Обычно Руководство содержит политику в области качества и краткий обзор системы качества с указанием того, что делается для соответствия требованиям стандарта со ссылками на процедуры системы качества.

Уровень 2: Процедуры, в которых описано, что делается и зачем, где, когда, как и кем выполняется действие.

Уровень 3:

Рабочие инструкции разъясняют сотрудникам выполнение конкретных действий и находятся в зависимости от процедур.

Уровень 4: Формы и документы внешнего происхождения, «встроенные» в систему. Сюда относятся специальные формы для необходимых данных, норм регламентирующих и законодательных документов.

Рис. 10. Типовая структура документации системы качества