Призначення, види та розробка звітів в MS Access

Для розробки друкарських форм - звітів, що відображають інформацію бази даних - в системі Access можна використовувати режим Створення звіту за допомогою Майстра розділу бази Звіти, з удосконаленням звіту надалі в режимі Конструктора звітів. Звіти можуть бути створені на основі всієї інформації, присутньої в таблицях бази, але частіше для звітів необхідно відібрати потрібну інформацію з бази з використанням SQL-запиту і на основі його створити звіт. Важливою властивістю звітів є можливість угрупування даних і отримання підсумкових даних для груп та всього звіту.

На другому кроці Виберіть вид представлення даних - вибираємо перший варіант, коли виділена таблиця.

На третьому кроці задаємо угруповання даних. Більше трьох рівнів угруповання Майстер задати не дозволяє.

Сортування на наступному кроці не задані.

На п'ятому кроці вибираємо вид макета для звіту по лівому краю, на наступному - стиль звіту - звичайний, далі задаємо назву звіту і натискаємо кнопку Готово.

Отриманий звіт в режимі Конструктора.

Звіт, створений за допомогою Майстра

В отриманому звіті присутні об'єкти трьох видів - Поле, яке у звіті буде показувати дані поля таблиці бази або запиту, Напис - будь-який текст в звіті, і Лінія - елемент оформлення.

У Конструкторі звіт розбитий на окремі зони, інформація яких може бути присутнім у звіті один раз (Тема звіту та Примітка звіту), на початку і в кінці кожної сторінки (Верхній колонтитул і Нижній колонтитул), на початку і в кінці кожної групи (Тема групи і Примітка групи, груп може бути багато) і для кожного запису таблиці (Область даних). Зони Примітки: більш правильно було б назвати Підсумки :, тому тут можна помістити поля загальних підсумків (сума, середнє та ін.) для групи або всього звіту.

Отриманий звіт можна переглянути на екрані, відправити на принтер (наприклад, з використанням відповідних кнопок на стандартній панелі інструментів), в Microsoft Word або Excel (з режиму попереднього перегляду).

Створений Майстром звіт вельми недосконалий і має зайве виділення жирними лініями, великим шрифтом. У звіт необхідно додати назви. Для додавання нових об'єктів слід використовувати "Панель елементів" або вікно "Список полів" (головне меню "Вид" - "Список полів"), для модифікації - вікно властивостей об'єкта і контекстне меню, для налаштування параметрів сторінки (полів та розміру паперу) слід скористатися відповідним пунктом в розділі Файл головного меню системи.

Для використання в звіті даних довідкових таблиць їх слід включити в Джерело записів вікна властивостей отче та. Після натискання на кнопочку із зображенням трьох крапок відкриється вікно Будівника запитів, яке після додавання потрібних таблиць буде мати відповідний вигляд. Для додавання таблиць в запит (показані у верхній частині екрана Будівника) можна скористатися контекстним меню. Після цього потрібно додати 3 поля - NAME_F, NAME_P і NAME_S в список використовуваних полів у нижній частині екрана. Далі слід закрити вікно Будівника запитів із збереженням змін.

Будівник запитів для властивості "Джерело записів" звіту

Після додавання нових таблиць у вікні "Список полів" стануть доступні для використання нові поля даних. Нам необхідно додати поля назв з довідкових таблиць. Для цього можна використовувати 3 способи:

1. Перетягнути мишкою назви поля з вікна "Список полів" в потрібне місце звіту в Конструкторі.

2. Вибрати кнопку "Поле" в Панелі елементів, клацнути мишкою на тому місці звіту, де має розташовуватися нове поле, задати його головна властивість (у вікні Властивості) - "Дані" (вибором із списку) - відповідне поле таблиці бази даних і інші властивості, пов'язані із зовнішнім виглядом; підпис для даних слід видалити.

3. Скопіювати існуюче поле звіту (наприклад, N_FCLT) і задати для нього нову властивість "Дані".

Третій спосіб має перевагу - при копіюванні зберігаються властивості розділу "Макет", задані для полів даного звіту (шрифт, його розмір, насиченість та ін.).

Крім того, у вікні "Сортування та групування" (його можна відкрити з контекстного меню або пункту "Вид" головного меню) задамо наявність Приміток для всіх груп.

У зони приміток помістимо обчислювані поля, які будуть показувати середні оцінки для студента, групи, факультету і для всього звіту. При створенні обчислюваних полів найпростіше скопіювати поле BALL із зони "Область даних" в зону "Примітка групи:", далі перейти у вікно властивостей цього об'єкта і в пункті Дані натиснути на кнопку з трьома крапками, після чого відкриється вікно Будівника виразів, де можна знайти в списку функцій AVG (середнє) і задати вираз AVG (BALL).

Створення обчислюваного поля для зони приміток звіту

Вид звіту після його модифікації в Конструкторі.

Перегляд звіту при друкуванні на папері и остаточний варіант звіту, надрукований на принтері.

Література:

1. Данчук В.Д., Садовенко В.С. Інформатика та системологія: навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл. – К. : НТУ, 2012. – 164 с.

2. Кучерява Т. О. Інформатика та комп’ютерна техніка: активізація навчання: практикум для індивідуальної роботи / Т. О. Кучерява, М. В. Сільченко, І. В. Шабаліна. – К.: КНЕУ, 2006. – 448 с.

3. Макарова М. В. Інформатика та комп’ютерна техніка: навч. посібник для студ. вищих навч. закл. / М. В. Макарова, Г. В. Карнаухова, С. В. Запара. – Суми: Університетська книга, 2008. – 665 c.

4. Мак-Федрис П. Формы, отчеты и запросы в Microsoft Office Access / П. Мак-Федрис. – М.: Вільямс, 2005. – 416 с.

Питання для самоконтролю

1. Які основні властивості має текстове поле?

2. Як може бути змінена структура таблиці?

3. Яким чином може бути виконано сортування записів у таблиці?

4. У чому суть зв’язування двох таблиць?

5. Яке призначення ключових полів?

6. Які основні етапи потрібно виконати для зв’язування таблиць?

7. Як можна переконатися у наявності зв’язку між таблицями?

8. Що необхідно зробити для ліквідації зв’язків між таблицями?

9. У чому суть роботи майстра Простой запрос?

10. Що слід розуміти під терміном Запит?

11. Що слід розуміти під терміном Форма?

12. Що слід розуміти під терміном Звіт?

13. Які форми у системі Access можуть бути створені автоматично?

14. З якою метою використовують звіти?