Знакомство с СУБД MS ACCESS.

1. Для создания новой базы данных:

· Запустите MS Access: Пуск/ Программы/ Microsoft Access.

· В диалоговом окне при старте Access выберите опцию Создание базы данных – Новая база данных и щелкните ОК.

· В диалоговом окне Файл новой базы данных выберите свою папку и задайте имя базы данных Преподаватели.mdb.

2. Для создания таблицы базы данных:

· В окне СУБД Access выберите объект Таблицы, в правой области окна выберите вариант Создание таблицы в режиме конструктора.

· Врезультате проделанных операций откроется окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы.

4.Для определения полей таблицы:

· В режиме конструктора таблицы в столбце Имя поля введите имя Код преподавателя. В столбце Тип данных выберите тип Счетчик. В столбце Описание введите описание данных, которые будет содержать это поле, например, Код преподавателя. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Вводить описание не обязательно. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.

· В режиме конструктора таблицы в столбце Имя поля введите имя Фамилия. В столбце Тип данных выберите тип Текстовый. Перейдите в бланк Свойства поля в нижней части окна и задайте значения Размер поля: 15.

· Действуя аналогично, задайте названия, укажите тип и свойства данных для остальных полей в соответствии с таблицей.

Таблица данных Преподаватели

5.Для задания ключевого поля:

· После ввода описания всех полей таблицы укажите ключевое поле, для чего щелкнув область выделения строки с записью поля Код преподавателя, нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов. После этого в области выделения поля Код преподавателя появится знак ключевого поля – ключ.

6. Сохраните структуру таблицы командой Файл/ Сохранить как. В диалоговом окне Сохранение задайте имя таблицы Преподаватели, в поле Как выберите вариант Таблица и щелкнем ОК для сохранения.

Закройте окно конструктора таблицы. После этого в окне базы данных Преподаватели на вкладке Таблицы появится новый объект – таблица Преподаватели.

7. Введите ограничения на данные, вводимое в поле Должность: должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент. Для этого:

Войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выделите нужную таблицу и щелкните по кнопке . Если вы находитесь в режиме таблицы, то щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Вид/ Конструктор.

· В верхней части окна таблицы в режиме конструктора щелкните по полю Должность.

· В нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение; щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи построителя выражений.

· В появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке ОК. Таким образом вы ввели условие . при котором в поле Должность могут вводиться только указанные значения.

· В строке Сообщение об ошибке введите предложение: Такой должности нет, правильно введите данные.

· В строке Значение по умолчанию введите слово Доцент

· Введите ограничения на данные в поле Код преподавателя. Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия задайте в поле Код преподавателятип данных Числовой, а для выполнения первого условия в строке параметра Индексированное поле в списке выберите Да (совпадения не допускаются).

· Закройте таблицу с сохранением.

8.Выбрав объектТаблица,выделите таблицуПреподаватели, щелкнете по кнопке Открыть и введите данные (для перехода к следующему полю нажимать клавишу Tab, в конце каждой записи нажимать Enter).

· Попробуйте ввести в поле Должность любой записи слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: «Такой должности нет, правильно введите данные». Введите правильное слово.

· Сохраните таблицу, щелкнув кнопку Сохранить на панели инструментов.

9. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

· Щелкните в любой строке поляКод преподавателя;выполните командуФормат/ Ширина столбца.

· В появившемся окне щелкните по кнопке . Ширина поля изменится.

10. Для поиска в таблице преподавателя Миронова:

· Переведите курсор в первую строку поля Фамилия. Выполните команду Правка/ Найти.

· В появившемся окне Поиск и замена в поле параметра Образец введите Миронов; в поле параметра Поиск в: выберите Преподаватели: таблица, в поле параметра Совпадение: выберите С любой частью поля

· Щелкните по кнопкеНайти далее. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов.

· Щелкните по кнопкеНайти далее. Курсор перейдет на седьмую запись и выделит слово Миронов.

· Щелкните по кнопкеЗакрыть для выхода из режима поиска.

11. Используя фильтр, отобрать втаблицеПреподаватели записи о доцентах. Для этого в поле Должностьнайдите экземпляр значения «Доцент». Выделив это значение, щелкните кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Для отмены фильтра щелкнем кнопку Удалить фильтр на панели инструментов.

12.Используя расширенный фильтр, отобрать в таблице Преподаватели записи о доцентах, год рождения которых не старше 1948г. Для этого выберем в меню Записи команду Фильтр, а затем – опцию Расширенный фильтр. После этого на экране будет раскрыт бланк создания расширенного фильтра.

· Добавим в бланк поля Фамилия, Должность и Дата рождения. Для добавления в таблицу полей из списка дважды щелкните на них.

· Затем, установив курсор в строке Условие отбора в поле Дата рождения, задайте условие отбора Year([Преподаватели]![Дата рождения])>1948, где функция Year() определяет год от даты рождения . Это условие можно задать, используя Построитель выражений, который вызывается из контекстного меню поля Дата рождения в строке Условие отбора. Чтобы ввести функцию Year(), выберите Функции/ Встроенные функции/ Дата/время/ Year. Нажмите кнопку Вставить. Выделите «number». Затем Таблицы/ Преподаватели/ Дата рождения. Нажмите кнопку Вставить. Допишите >1948. ОК.

· В строке Условие отбора в поле Должность задайте условие отбора «Доцент».

· Чтобы указать порядок сортировки, выберите ячейку Сортировка в поле Фамилия и, щелкнув стрелку, выберите порядок сортировки по возрастанию.

· Чтобы применить фильтр нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов. После этого данные в таблице будут отображаться так:

· Для отмены фильтра щелкнем кнопку Удалить фильтр на панели инструментов.

13. Закроем таблицу с сохранением и завершим работу с СУБД MS Access.