Инвентаризация запасов

Бюджетные учреждения и организации обязаны регулярно проводить инвентаризацию запасов в зависимости от их вида в таком порядке:

- Готовых изделий, сырья, материалов, топлива, кормов, фуража и других материалов - не менее одного раза в год, но не ранее чем 1 октября;

- Продуктов питания, спирта - не менее одного раза в квартал;

- Медикаментов и перевязочных средств - не менее одни раз в год;

- МБП - не менее одного раза в 2 года в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, местных государственных администрациях, их управлениях и не менее одного раза в год в других учреждениях.

Инвентаризацию материалов, продуктов питания, топлива и других материальных средств по месту хранения и отдельно по материально ответственным лицам проводят члены инвентаризационной комиссии с помощью осмотра, подсчета, взвешивания и других параметров. Подлежат проверке и запасы, которые находятся в ней на ответственном хранении.

Записи при инвентаризации осуществляются в описаниях по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера субсчета и единиц измерения. На выявленные при инвентаризации испорченные материальные ценности дополнительно составляются акты, в которых указываются причины, характер и степень порчи материальных ценностей, а также виновные в этом лица. На материальные ценности, находящиеся в пути, составляется отдельный акт, в котором за каждым отправлением приводятся следующие данные: наименование и количество (по документам бухгалтерского учета), дата отгрузки, а также перечень и номера документов на отгруженные ценности. Материальные запасы, поступившие во время проведения инвентаризации, принимают материально ответственные лица в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации. Эти материальные ценности заносятся в отдельную опись под названием «Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается, когда, от кого поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка «После инвентаризации» со подчеркиванием на дате описания, в котором записано эти ценности.

На большом составе при пролонгированного проведения инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера учреждения материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Такие ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Описание должно оформляться по аналогии с документами на материальные ценности, поступившие во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.

По всем недостач и излишков, потерь, связанных с порчей материальных ценностей, инвентаризационная комиссия должна получить письменные объяснения соответствующих работников. На основании этих объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер выявленных недостач, потерь и порчи ценностей, а также их остатков и соответственно этому вносит предложение по урегулированию разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

По окончании инвентаризации оформленные описи (акты) сдаются в бухгалтерию для проверки, выявления и отражения в учете результатов инвентаризации. При этом количественные и стоимостные показатели по данным бухгалтерского учета проставляются против соответствующих данных описи и сравнением обнаруживаются расхождения между данными инвентаризации и учета.

Ошибки в описаниях, обнаружены бухгалтерией, должны быть исправлены и определяемые подписями всех членов комиссии и материально ответственных лиц.

Инвентаризационная комиссия проверяет правильность результатов инвентаризации и свои заключения и предложения отражает в протоколе, где также приводятся подробные сведения о причинах и лицах, виновных в недостачам, потерям, излишках, и указываются меры, принятые в отношении этих лиц. Протоколы инвентаризационной комиссии утверждает руководитель учреждения. В централизованной бухгалтерии протоколы центральной инвентаризационной комиссии утверждает руководитель учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, не позднее чем в десятидневный срок после окончания инвентаризации.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим остаткам и данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

- Ценности, обнаруженные в остатках, подлежат оприходованию с последующим выяснением причин их возникновения и виновных лиц;

- Недостаток материальных ценностей в пределах установленных норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя учреждения на уменьшение финансирования. Нормы естественной убыли применяются только в случае выявления фактических недостач. Списание материальных ценностей в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи запрещается. При отсутствии утвержденных норм естественной убыли все недостатки рассматриваются как недостачи сверх нормы;

- Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть разрешено только в виде исключения за один и тот же период для одной и той же лица по материальным ценностям одного и того же наименования и в тождественных количествах. Если при зачете недостач и излишков от пересортицы стоимость материальных ценностей, недостающие выше стоимости ценностей, выявленных в излишках, разницу в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц;

- Недостаток материальных ценностей сверх нормы естественной убыли, а также потери от порчи относятся на виновных лиц и взыскиваются с них по государственным розничным ценам, а при отсутствии розничных цен - в порядке, установленном Государственным комитетом по цен Украины.

Ущерб, нанесенный кражей, недостачей или потерей, взимаются с виновных лиц в соответствии с Порядком определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденного Приказом Кабинета Министров Украины от 22.01.96 г. № 116. В случае установления недостачи и потерь вследствие злоупотреблений соответствующие материалы в течение пяти дней после установления факта недостачи подлежат передаче в следственные органы, а на эту сумму подается гражданский иск. Недостачи материальных ценностей сверх нормы естественной убыли, потери от порчи, стихийного бедствия (наводнения, пожара), от нераскрытых краж, в случаях, когда конкретные виновники не установлены, списываются с балансов на уменьшение финансирования только после проверки настоящей отсутствия виновных лиц и принятия необходимых мер к недопущению ущерба в дальнейшем.