Документальное оформление движения основных средств и других необоротных активов

Для того, чтобы своевременно и полностью маги правдивые данные о состоянии и эффективности использования основных средства) и других необоротных активов, необходимо правильно организовать их учет. В учреждениях непроизводственной сферы перед бухгалтерским учетом необоротных активов возникают следующие задачи:

- Обеспечить контроль за наличием и сохранностью основных средств и других необоротных активов;

- Правильно, полностью и своевременно оформлять первичными документами и отражать в учете операции движения необоротных активов, их износа, ремонта, реставрации и модернизации;

- Обеспечить правильную, объективную оценку основных средств и других необоротных активов в текущем учете, заключительном балансе и отчетности;

- Текущее и своевременное определение суммы износа основных средств и их отражение в учете и отчетности;

- Своевременное и качественное проведение инвентаризации необоротных активов, правильное оформление ее результатов и их отражения в учете и отчетности;

- Контроль за выполнением планов текущего и капитального ремонтов основных средств, за соблюдением смет расходов на ремонты и их отражение в учете;

- Контроль за эффективным использованием помещений, машин, оборудования, транспортных средств, производственного и хозяйственного инвентарь и т.д. своевременное выявление избыточных и ненужных учреждении необоротных активов:! целью их реализации или передачи другим организациям;

- Правильное оформление и отражение в учете выбытия основных средств и других необоротных активов, определения результатов их списания (реализации), полное оприходование полученных от ликвидации этих активов материалов и денежных средств и их отнесения по назначению.

Для рациональной организации учета основных средств и других необоротных активов прежде всего необходимо обеспечить своевременное и правильное оформление первичных документов на все операции их поступления в учреждение, использования, внутреннего перемещения, ремонт, износ, выбытие или списание. Промоин к документальному оформлению хозяйственных операций на предприятиях всех отраслей народного хозяйства Украины регламентируются «Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете», утвержденным Министерством финансов Украины 24травня 1995 г. № 88 с последующими изменениями и дополнениями.

Документы (в переводе с латинского - доказательство, свидетельство) является основой организации учетного процесса в бюджетных организациях. Они утверждают факт совершения хозяйственных операций и является основанием для записей в регистры бухгалтерского учета. Без правильно составленного и соответствующим образом оформленного первичного документа не может быть осуществлено ни одной записи в бухгалтерском учете.

Документы состоят из отдельных показателей, называют реквизитами (с латинского - необходимо). Совокупность реквизитов определяет содержание документа, а их размещение - его форму. Чтобы документ отвечал своему назначению, его необходимо составить в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, ведь они к свидетельству, доказательством, подтверждением реальности конкретных хозяйственных явлений, фактов, событий.

Все реквизиты первичных документов делятся на обязательные и необязательные. Согласно Закону «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996 - XIV к обязательным реквизитам относятся: название документа (формы), дата и место его составления; название предприятия, от имени которого составлен документ , содержание и объем хозяйственной операции и единицы ее измерения; должности лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления; личные подписи или другие данные, позволяющие идентифицировать лиц, принимавших участие в осуществлении хозяйственной операции и ее оформлении.

Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это невозможно, то немедленно после и завершения. За достоверность данных, составляющих содержание документа, и качество его составления ответственность возлагается на должностных лиц, подписавших документ. В документах не должно быть неоговорочных исправлений, подчисток, помарок. Все числа должны быть написаны четко, разборчиво. Содержание операции надо наводить лаконично и конкретно, предотвращая возможность двойного понимания. Все необходимые реквизиты документа должны быть заполнены, а недостающие показатели - прочерчены. Составленные документы необходимо своевременно (согласно графика документооборота) передавать в бухгалтерию для их обработки, использования в оперативном управлении и текущем учете и для составления отчетности. Разработанные документы подлежат хранению в текущем архиве бухгалтерии не менее трех лет, после чего могут быть ликвидированы (И соблюдением установленных требований).

Для учета движения необоротных активов используется сравнительно небольшое количество первичных документов. Это, ее первую очередь, документы по учету основных средств, предусмотренные «Инструкцией по составлению типовых форм по учету и списанию основных средств, принадлежащих учреждениям и организациям, которые содержатся за счет государственного или местных бюджетов», утвержденной ГУ ГКУ и ГКСУ 02.12.1997 г. № 125/70, а также документы типовых межведомственных форм по учету расчетных операций и ценностей (счета-фактуры, накладные, акты и т.д.). В отдельных случаях применяют документы произвольной формы.

Первичных документов, применяемых бюджетными организациями для учета основных средств, наиболее распространены следующие: - ф. № 03-1 (бюджет) "Акт приема - передачи основных средств» составляется на каждый отдельный объект основных средств, который поступает путем приобретения или бесплатной передачи от других организаций. На объект, который ранее был в использовании, делается запись о сумме износа. Акт составляется в двух экземплярах (один - для сдающего учреждения, второй - для принимающего учреждения средства) комиссией, созданной по приказу руководителя учреждения. Акт утверждает руководитель учреждения. Акт составляется, как правило, на каждый объект в частности, составление общего акта на принятие нескольких объектов основных средств разрешается лепное при учете хозяйственного инвентаря, инструментов, оборудования и других однотипных объектов манить одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одной и той же лица;

- Ф. № 03-2 (бюджет) "Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов» применяется для приема-с дачи основных средств после капитального ремонта, реконструкции или. Состоит в двух экземплярах и пидтисуеться представителем учреждения, уполномоченным на приемку основных средств после ремонта, и представителем предприятия (организации), выполнявшего их ремонт, реконструкцию или модернизацию. В акте указывается сметная и фактическая стоимость выполненных работ по ремонту (реконструкции, модернизации). Первый экземпляр акта появится в бухгалтерию учреждения, а второй - предприятию, которое выполняло ремонт;

- Ф. № 03-3 (бюджет) "Акт о списании основных средств» применяется для оформления выбытия отдельных инвентарных объектов, предметов основных средств в случае полной или частичной их ликвидации. Акт составляется в двух экземплярах постоянно действующей комиссией, назначенной руководителем учреждения, и утверждается в установленном порядке. Расходы на ликвидацию объектов основных средств и стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки зданий и сооружений, демонтажа оборудования и других основных средств, показывают в акте в разделе "Расчет результатов списания объекта». Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица и с основанием для сдачи на склад металлолома, запчастей и материалов, полученных при ликвидации объекта основных средств;

- Ф. № 03-4 (бюджет) "Акт о списании автотранспортных средств» применяется для оформления выбытия транспортных средств вследствие их износа, морального старения, уничтожение в результате аварии, стихийных бедствий. Акт составляется членами постоянно действующей комиссии в двух экземплярах. В акте указывают наименование транспортного средства, подлежащего списанию, причины списания, первоначальную стоимость, срок фактического использования, количество и стоимость капитальных ремонтов, связанных с его ликвидацией расходы и полученные материальные ценности;

- Ф. № 03-5 (бюджет) "Акт о списании с баланса бюджетных учреждений и организаций изъятой из библиотеки литературы» составляется в двух экземплярах на основании описания и общих списков книг, подлежащих изъятию из библиотек. Описание делается во время очередного просмотра (или инвентаризации) книжных фондов и выявления устаревших изданий. Отдельно составляется опись на изношенную литературу (порванные книги, потерянные страницы, не подтягивают восстановлению). Списание литературы с баланса учреждения производится на основании утвержденного распорядителем средств акта и квитанции о сдаче ее в макулатуру;

- Ф. № 03-12 (бюджет) «Ведомость начисления износа на основные средства» применяется для расчета суммы износа основных средств за полный календарный год (независимо от того, в каком месяце отчетного года они приобретены или ликвидированы) по нормам износа, определенными в соответствии с действующим законодательством . Сумма начисленного износа не может превышать 100% первоначальной (восстановительной) стоимости основных средств.

Кроме перечисленных, типовых форм первичных документов, в практике учетной работы бюджетных учреждений могут применяться и документы произвольной формы, но они должны соответствовать требованиям, предъявляемым к бухгалтерским документам.

Так, поступившего на склад оборудования к установке оформляется (наряду с сопроводительными документами) «Актом о приемке оборудования", в котором указывают его наименование, тип, марку, количество единиц, обнаружены дефекты. Акт составляет приемная комиссия в двух экземплярах.

Передача оборудования строительно-монтажной организации оформляют «Актом приемки-передачи оборудования для монтажа». Акт подписывают представители заказчика и монтажной организации, а также материально ответственные лица (и, что передала, и та, что приняла оборудования под свою ответственность).

На дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования, составляют «Акт о выявленных дефектах оборудования», в котором указывают обнаруженные дефекты с каждого наименования оборудования и меры или работы, необходимые для устранения этих дефектов.

Выдача основных средств со склада или другой их перемещения внутри организации может оформляться накладной (требованию) или актом произвольной формы, утверждаются руководителем учреждения. Накладная выписывается в двух экземплярах: первый передают в бухгалтерию для записи в учетные регистры, а второй остается у материально ответственного лица, передающего средства, для записи о выбытии объекта в инвентарном списке по месту хранения (или в регистрах складского учета).

Для учета малоценных необоротных материальных активов, белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви применяют те же формы первичных документов, и для учета малодийних и быстроизнашивающихся предметов. Типовые формы этих документов утверждены МСУ 22.05.1996р., Они используются во всех отраслях народного хозяйства, в том числе и в бюджетных учреждениях. Среди них наиболее распространены следующие:

- Ф. № МШ-4 "Акт на выбытие МБП» применяется для оформления поломки и утери МБП ч вине рабочего, составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию для расчета суммы, подлежащей взысканию с виновника потери, поломки или порчи ценностей . Второй экземпляр акта остается в месте использования МБП и затем добавляется к-акта на их списание;

- Ф. № МШ-6 "Личная карточка учета спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений» используется для учета средств, выдаваемых работникам для индивидуального пользования. Учет дежурной спецодежды и спецобуви коллективного использования, выданного работникам только на время выполнения работ, для которых они предусмотрены, ведется в специальной карточке ф. № МШ-6 с пометкой «Очередная». Такие предметы должны храниться в кладовой и выдаваться под ответственность мастера или рабочих, перечень которых утверждается руководителем учреждения;

- Ф. № МШ-7 "Ведомость учета выдачи (возврата) спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений» применяется для учета выданного или возвращенного на склад спецодежды и спецобуви рабочими предприятия. В ведомости обязательно указывают дату поступления каждого предмета в эксплуатацию и нормативный срок его использования;

- Ф. № МШ-8 "Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов» применяется для оформления списания морально устаревших, изношенных и непригодных для дальнейшего использования средств и сдача их в кладовую для утилизации. Акт составляет комиссия, назначенная руководителем учреждения, па основании разовых актов на выбытие МБП (ф. № МШ-4).

Документами, есть. основанием для оприходования нематериальных активов, могут быть: счета-фактур и, платежные поручения, акты, справки, удостоверения, соглашения и т.п.. Для списания нематериальных активов, выбывающих из эксплуатации по непригодности, составляют акт произвольной формы.

Все документы, которыми оформляется движение необоротных активов, должны составляться в соответствии с требованиями «Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете», своевременно утверждаться руководителем учреждения и передаваться в бухгалтерию действие отражения в учетных регистрах и отчетности.