Дайте визначення автоматизованого робочого місця бухгалтера та охарактеризуйте його призначення 11 страница

Глава 7.4. Основні підходи до створення та впровадження комп’ютеризованих систем бухгалтерського обліку

План

7.4.1. Варіанти створення комп’ютеризованої системи бухгалтерського обліку

7.4.2. Критерії вибору програмного забезпечення бухгалтерського обліку

Комп’ютеризовану систему бухгалтерського обліку можна створювати як:

1. Систему автоматизації вирішення окремих задач бухгалтерського обліку.

2. Систему комплексної автоматизації бухгалтерського обліку.

3. Складову частину інтегрованої системи автоматизації управління підприємством [4].

Перший варіант. На робочі місця встановлюються комп’ютери і розрізнені програми, що забезпечують вирішення окре­мих задач обліку. Терміни і затрати на створення такої комп’ю­терної системи мінімальні. Однак, при такому несистемному підході до впровадження окремих компонент комп’ютерної системи бухгалтерського обліку під час експлуатації можуть виникнути проблеми з взаємоузгодження об­лікових даних. Насамперед неузгодженості при веденні загаль­них довідників, оскільки один і той же об’єкт обліку на різних робочих місцях може кодуватися по-різному. В результаті цьо­го в процесі об’єднання даних бухгалтерська програма буде розглядати один і той же об’єкт як два різні. Часто такі помил­ки дуже важко виявити і виправити [4].

Другий варіант. При створенні комплексної системи автоматизації бухгалтерського обліку, крім установки комп’ютерів і програмного забезпечення на робочі місця всіх або більшості працівників, необхідне вироблення регламентів колективної роботи бухгалтерії. Такі документи повинні визначати порядок роботи зі спільними даними, правила і терміни виконання регламентних робіт, операцій об’єднання даних тощо. Регламентування термінів, умов і порядку виконання окремих операцій потрібні, тому що деякі дії можна виконувати лише в певній послідовності. Наприклад, до введення всіх проводок з нарахування загальновиробничих витрат не можна їх розподілити за об’єктами аналітичного обліку рахунку основного виробництва [4].

Третій варіант. Створення комп’ютерної системи бухгалтерського обліку в складі інтегрованої системи автоматизації управління підприємством вимагає вироблення ще більшої кількості регламентів, особливо з виконання робіт обміну даними з підрозділами, в яких вирішуються задачі оперативно-технічного обліку, планування, аналізу тощо. При цьому, чим більше підприємство і чим більше його співробітників задіяні в системі управління, тим складнішою є задача складання регламентів, що забезпечують узгоджену роботу всіх ланок управління [4].

Комп’ютерні системи бухгалтерського обліку пройшли великий історичний шлях становлення та розвитку. Вони змінювалися паралельно із змінами інформаційних технологій, програмних і технічних засобів обробки інформації, методів і засобів розробки, концепцією побудови інформаційних систем [4].

Ринок комп’ютерних систем бухгалтерського обліку почав формуватися з кінця 80-х років XX ст. На сьогодні існує велика кількість (сотні) різноманітних програмних засобів автоматизації бухгалтерського обліку: від засобів автоматизації локальної задачі бухгалтерського обліку повнофункціональних комп’ютерних систем бухгалтерського обліку в складі інформаційної системи підприємства [4].

Вивчення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку з метою впровадження доцільно починати з аналізу ознак, які зумовлюють специфіку застосування цих програмних продуктів в умовах об’єкта комп’ютеризації [4].

1. Основні характеристики об’єкта і системи управління, які впливають на особливості бухгалтерського обліку:

1.1. Галузева специфіка бухгалтерського обліку, яка знаходить відображення в моделях і алгоритмах обліку, елементах обліко­вої політики.

1.2. Для підприємств однієї галузі існує специфіка видів діяль­ності, технологічних процесів виробництва продукції, робіт і по­слуг, що знаходить відображення в структурі даних, об’ємних характеристиках бази даних комп’ютерної системи бухгалтерського обліку.

1.3. Тип і характер виробництва (дискретний, неперервний) суттєво впливає на склад і структуру нормативно-довідкової інформації бази даних, форми первинних облікових документів тощо.

1.4. Організаційна структура управління підприємством, кількість і територіальний розподіл організаційних одиниць, наявність централізованої бухгалтерії, бухгалтерій окремих підрозділів тощо визначають вимоги до інформаційних технологій збору, передачі та зберігання даних, складу і конфігурації комп’ютерної системи бухгалтерського обліку: ізольовані функціональні автоматизовані робочі місця бухгалтера, мережевий комплекс взаємопов’язаних автоматизованих місць бухгалтерів або комп’ютерних систем бухгалтерського обліку як невід’ємна частина корпора­тивної інформаційної системи підприємства [4].

2. Загальна характеристика комп’ютерної системи бухгалтерського обліку:

2.1.Використовувана модель бухгалтерського обліку й облікової політики, відповідність стандартам міжнародного бухгал­терського обліку.

2.2.Адаптивні можливості комп’ютерної системи бухгалтерського обліку - вибір, налагодження або конфігурування функцій, складу і структури даних бази даних комп’ютерної системи бухгалтерського обліку, форм вхідних і вихідних документів.

2.3.Структура робочого плану рахунків, глибина аналітичного обліку, види облікових реєстрів.

2.4.Інструментальні засоби розробки додатків для розвит­ку комп’ютерної системи бухгалтерського обліку.

2.5.Типова нормативно-довідкова база комп’ютерної системи бухгалтерського обліку, склад типових господарських операцій, які відображаються в обліку.

2.6.Інструментальні засоби створення і розвитку комп’ютерної системи бухгалтерського обліку, ко­ристувацького інтерфейсу.

2.7.Інформаційний зв’язок комп’ютерної системи бухгалтерського обліку з іншими інформаційними системами масштабу підприємства, зовнішніми інформаційними системами, форматами обміну даними.

2.8.Методологія та технологія проектування, впровадження і супроводу комп’ютерної системи бухгалтерського обліку.

2.9.Засоби адміністрування бази даних і комп’ютерної системи бухгалтерського обліку.

2.10. Вимоги до кваліфікації персоналу, який експлуатує комп’ютерну систему бухгалтерського обліку.

2.11. Вартість і витрати на реалізацію проекту комп’ютерної системи бухгалтерського обліку [4].

Різноманітність представлених на ринку програмних продуктів, призначених для вирішення задач обліку, закономірно ставить питання про ефективний вибір програмного забезпечення для комп’ютерної системи бухгалтерського обліку. Завдання вибору ускладнюється суттєвими відмінностями в концепціях побудови програмних засобів, їх функціональної повноти, порядку адаптації до потреб конкрет­них користувачів, можливості використання на різних програм­но-апаратних платформах, вартості тощо [4].

У табл. 17 наведено набір загальних критеріїв вибору програм для підприємств різних типів, умовно класифікованих за кількістю працівників бухгалтерії [4].

Таблиця 17

Загальні критерії вибору програмного забезпечення бухгалтерського обліку

Звичайно, така класифікація не єдина при розгляді всього спектру відмінностей програмних систем, а наведені в таблиці цифри щодо кількості працівників бухгалтерії для виділених груп дуже умовні [4].

У цей же час ця класифікація неявно визначає рівень спеціалізації різних працівників, а значить, і потребу спеціалізації окремих компонент програмного забезпечення [4].

Для малих підприємств, де чисельність працівників бухгалтерії становить 1-3 особи, найдоцільнішим є застосування програмного забезпечення комп’ютерної системи бухгалтерського обліку, заснованого на концепції універсальної моделі облікових даних і побудованого у вигляді єдиної програмної системи. Цей висновок обґрунтовується тим, що тут відсутня значна спеціалізація працівників за ділянками обліку і ввід даних фактично обмежується формуванням розширених проводок з мінімальною аналітичною інформацією. Крім цього, використання набору спеціалізованих модуль вимагає постійного перемикання між ними і нерідко виконання технологічних процедур допоміжного характеру, пов’язаних з обміном інформації. Такий порядок використання системи є менш ефективним, ніж застосування єдиного програмного середовища [4].

З іншого боку, наявність спеціалізації у працівників бухгалтерії вимагає використання програмних комплексів, які містять спеціалізовані за функціями і даними модулі, кожен з яких дає більш технологічні розв’язування з обслуговування інформаційних потоків, що виникають на кожній ділянці. Крім цього, звично в бухгалтеріях більших підприємств вища потреба в розмежуванні прав користувачів з доступу до інформації, яка буває більш вираженою і простіше досягається, ніж застосування комплексів вузькоспеціалізованих автоматизованих робочих місць [4].

Суттєві відмінності між підприємствами існують з погляду наявності технічного персоналу, здатного виконувати технічне обслуговування комп’ютерної системи бухгалтерського обліку і прив’язку програм до особливостей облікової роботи. У великих підприємств, як правило, такий персонал є, і тому для адаптації програмного забезпечення комп’ютерної системи бухгалтерського обліку можуть бути задіяні власні кваліфіковані працівники. Для малих підприємств важлива підтримка програмної системи дилерами виробника, оскільки власних спеціалістів такі підприємства, зазвичай, не мають [4].

З аргументами загального характеру, наведеними вище, пов’язаний і критерій підтримки можливості сумісного використання з іншим офісним програмним забезпеченням. Для підприємств, у яких є власний штат програмістів, актуальною є можливість організації зв’язку стандартного програмного забезпечення комп’ютерної системи бухгалтерського обліку незалежного виробника з програмами власного розробляння. А для підприємств, які не мають свого фонду програм, актуальною є можливість його комплексного використання використання з програмами інших незалежних ви­робників [4].

Вимоги до можливості функціонування програмних систем у середовищі обчислювальних мереж і на різних програмно-апаратних платформах достатньо очевидні. В зв’язку з цим для бухгалтерій з невеликою кількістю автоматизованих робочих місць достатньо застосування однорангових мереж персональних комп’ютерів на платформі Intel з використан­ням того або іншого різновиду Windows. Для більших бухгалтерій бажані програмні системи, що функціонують у мере­жах персонального комп’ютера з виділеним сервером в архітектурі «клієнт-сервер». Для комп’ютерних систем бухгалтерського обліку з великою кількістю автоматизованих робочих місць актуальним є застосуван­ня неоднорідних мереж з використанням серверів на більш по­тужних програмно-апаратних платформах. Звідси і вимоги до спеціалізованих програм, які передбачають перспективне масштабування системи і можливість його функціонування на основі технології «тонкого» клієнта [4].

Для корпоративних систем критерії вибору програмного забезпечення комп’ютерні системи бухгалтерського обліку допов­нені вимогами підтримки функцій реплікації і консолідації даних з можливістю складання звітності в декількох облікових реєстрах [4].

Вибравши відповідну групу програмних засобів, треба детально проаналізувати конкретні програми, звернувши увагу на такі фактори:

1. Можливість застосування спеціалізованих програм у використовуваних підприємством програмно-апаратних середовищах.

2. Склад допоміжного програмного забезпечення (системи керування базами даних тощо), необхідного для функціонування спеціалізованих програм.

3. Функціональні можливості, ступінь автоматизації та повноту вирішення найбільш складних і важливих для підприємства задач обліку.

4. Склад адаптивних властивостей, можливості налагодження програми на специфіку ведення обліку в організації.

5. Зручність користувацького інтерфейсу - при введенні і коригуванні даних, організації доступу до вхідної і результативної інформації.

6. Засоби захисту даних від несанкціонованого доступу, а також засоби відновлення при збоях у роботі комп’ютерної системи або в результаті помилок при експлуатації.

7. Можливість сумісного використання з іншими програмними продуктами власної розробки або інших виробників, а також з офісним програмним забезпеченням загального призначення.

8. Якість, повноту і зручність використання документації, наявність додаткових методичних матеріалів із застосуванням програмних засобів.

9. Надійність і перспективність фірми-розробника, наявність регіональних філій, дилерської мережі та можливості фірмової підтримки користувачів. Від цього залежить професійна підтримка системи під час її експлуатації, можливості її розвитку.

10. Цінову політику розробника - вартість ліцензій на придбання програми і надання послуг з її впровадження, супроводу, склад знижок при придбанні нових версій.

11. Можливість підтримки з боку аудиторських і консалтингових фірм [4].

Глава 7.5. Характеристика та типи облікових задач, які підлягають автоматизації

План

7.5.1. Перелік і характеристика комплексів задач внутрішньогосподарського обліку на підприємстві

7.5.2. Фази обробки облікових задач

В основі інформаційної системи бухгалтерського обліку лежать розв’язання облікових задач, об’єднаних у комплекси, які виконують окремі ділянки обліку. Комплекс задач характеризується визначеним економічним змістом, веденням затверджених синтетичних рахунків, первинними та зведеними документами, взаємопо­в’язаними алгоритмами розрахунків, а також методичними матеріалами й нормативними документами конкретної ділянки обліку. В умовах автоматизованих інформаційних систем бухгалтерський облік охоплює комплекси задач з усіх розділів обліку й синтетичних рахунків [3].

Перелік та характеристику комплексів задач внутрішньогосподарського обліку на підприємстві:

1. Облік основних засобів. Призначення комплексу задач: облік наявності, надходження й вибуття основних засобів, нарахування амортизації та спрацювання, облік витрат на ремонт основних засобів. Вихідна інформація: залишок основних засобів на кінець звітного періоду, суми амортизаційних відрахувань, залишкова вартість основних засобів. Вхідна інформація: норми амортизаційних відрахувань, залишок основних засобів на початок звітного періоду, надходження та вибуття основних засобів, первісна вартість основних засобів.

2. Облік товарно-матеріальних цінностей. Призначення комплексу задач: облік наявності, надходження й витрати товарно-матеріальних цінностей. Вихідна інформація: залишок матеріалів, сировини на кінець звітного періоду, надходження, витрати й динаміка за період. Вхідна інформація: залишок матеріалів, сировини на початок звітного періоду, надходження матеріалів, відпуск матеріалів у виробництво.

3. Облік коштів і фінансових операцій. Призначення комплексу задач: облік наявності та руху коштів на поточному рахунку, у касі, облік розрахунків із підзвітними особами, дебіторами та кредиторами. Вихідна інформація: залишок коштів у касі, на поточному рахунку, у підзвіті та заборгованість на кінець періоду, звіти з дебетом рахунку, оборот за кредитом рахунку за період. Вхідна інформація: залишок коштів у касі, на поточному рахунку, в підзвіті на початок періоду, надходження, витрати, повернення коштів.

4. Облік праці та заробітної плати. Призначення комплексу задач: облік розрахунку з працівниками за заробітною платою, облік відпрацьованого часу. Вихідна інформація: суми нарахованої та виплаченої заробітної плати, утримання із заробітної плати. Вхідна інформація: тарифні ставки, оклади, кількість відпрацьованого часу, норми вироблення, норми утримань і нарахувань, фактичне вироблення.

5. Облік готової продукції, її відвантаження та реалізація. Призначення комплексу задач: складання звітів з випуску готової продукції, руху на складах, за відвантаженими товарами й обсягом реалізації. Вихідна інформація: залишок готової продукції на кінець місяця, обороти за дебетом і кредитом рахунків, обсяг реалізації. Вхідна інформація: обсяг випуску продукції, прихід, витрати, відвантаження, оплата продукції, залишок на початок місяця.

6. Облік витрат на виробництво. Призначення комплексу задач: визначення фактичної собівартості обсягу витрат на виробництво. Вихідна інформація: витрати на виготовлення продукції. Вхідна інформація: поопераційні трудові й матеріальні витрати.

7. Зведений синтетичний облік. Призначення комплексу задач: рознесення за рахунками, субрахунками господарських операцій, складання зведених звітних документів, «Головної книги», «Оборотно-сальдової відомості», бухгалтерського балансу. Вихідна інформація: баланс, сальдо за рахунками на кінець звітного періоду, обороти за дебетом і кредитом рахунків. Вхідна інформація: сальдо за рахунками на початок звітного періоду, рух засобів на рахунках.

Взаємозв’язок комплексів облікових задач закладено в самій методології бухгалтерського обліку, системі ведення рахунків і виконання проводок, де кожна господарська операція відображається двічі: у кредиті одного рахунку та дебеті іншого [3].

Інформаційні зв’язки комплексу облікових задач дають можливість виокремити три основні фази обробки, закладені в основу програмних продуктів. На першій фазі виконуються: первинний облік, складання первинних документів, їх обробка та складання відомостей аналітичного обліку за кожною ділянкою обліку (наприклад, по обліку заробітної плати складається розрахунково-платіжна документація, звіти нарахувань та утримань заробітної плати тощо) [3].

Наступна фаза обробки - складання проводок та їх розміщення в регістри аналітичного та синтетичного обліку, журнали-ордери за номерами рахунків. Комп’ютерна обробка дає можливість повністю автоматизувати цей процес, формувати проводки, закінчивши розв’язання кожної дільниці обліку [3].

Третя фаза обробки - це складання зведеного синтетичного обліку звітно-сальдових відомостей за рахунками головної книги, балансу та форм фінансової звітності [3].

7.6. Постановка задач, розробка алгоритмів, одержання вихідної інформації

План

7.6.1. Характеристика комплексу задач

7.6.2. Вихідна та вхідна інформація

Одним із найважливіших етапів, який виконується з активною участю користувача, є постановка та алгоритмізація задачі для автоматизованого вирішення. Постановка задачі інформаційної системи - це важлива та достатня сукупність знань з конкретної задачі інформаційної системи. Результати подаються у вигляді документа «Опис постановки задачі». Відповідно до Держстандарту РД50-34.698-90 цей документ вміщує такі розділи:

Опис постановки задачі (комплексу задач)

1. Характеристика комплексу задач: призначення комплексу задач; перелік об’єктів, в процесі управління якими вирішується комплекс задач; періодичність і тривалість вирішення; умови, за яких припиняється вирішення комплексу задач автоматизованим способом; зв’язки даного комплексу задач з іншими комплексами; посади осіб та найменування підрозділів, що визначають умови та часові характеристики конкретного вирішення задачі; розподіл дій між персоналом і технічними засобами в різних ситуаціях вирішення комплексу задач.

2. Вихідна інформація.

2.1. Перелік та опис вихідних повідомлень. У таблиці описують вихідні повідомлення та масиви, що формуються під час вирішення задач. Приклад наведено в табл. 18.

Таблиця 18