Документальное оформление поступления и отпуска материально-производственных запасов

Движение материально-производственных запасов в организации происходит при осуществлении хозяйственных операций по их поступлению, перемещению, отпуску в производство и реализации.

Правильное и своевременное документальное оформление упомянутых операций позволяет предупредить различные нарушения, повышает дисциплинированность материально ответственных работников.

Порядок оформления первичной учетной документации одинаков для всех предприятий вне зависимости от объемов, видов собственности и других индивидуальных характеристик предприятия.

Операции по учету материально-производственных запасов относятся к операциям с повышенным уровнем риска по следующим причинам:

1. Очень высока вероятность санкционированного списания МПЗ под несуществующие заказы и объемы выпуска в целях увеличения себестоимости выпуска и снижения налогов на прибыль;

2. Большой риск хищения (в большей степени это относится, например, к материалам, полученным после ремонта или разборки, ликвидации основных средств, которые далеко не всегда приходуются как запчасти, материалы для повторного использования);

3. Значительный объем операций и, соответственно, большой поток первичной учетной документации, следствием чего могут стать отсутствие некоторых оправдательных документов или списание МПЗ по документам при отсутствии всех реквизитов, придающих документам юридическую силу, а также утеря бумаг;

4. Искажение фактов списания МПЗ из-за неправильного формирования стоимости (как при оприходовании, так и при списании) и технических ошибок при подсчете и измерении совершаемых операций на стадии сбора и регистрации информации.

Первые два вида рисков относятся к организации системы внутреннего контроля движения материально-производственных запасов на конкретном предприятии.

Как известно, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых и ведется бухгалтерский учет. Данные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а также, в отдельных случаях, формы, разработанные самой организацией.

График документооборота по приходу материально-производственных запасов, поступивших по договору купли-продажи «от документа» представлен в Приложении К.

Материально-производственные запасы могут поступать в организацию различными способами: от поставщиков; от подотчетных лиц, приобретающих их за наличный расчет; от списания пришедших в негодность основных средств.

Доставка продукции производится, как правило, автомобильным транспортом. В этом случае приемка поступающих в организацию осуществляется на основе товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т), получаемой от грузоотправителя.

В бухгалтерском учете материалы принимаются по фактической себестоимости и представляют собой сумму оплаты, установленную соглашением сторон в возмездном договоре непосредственно за материалы. Кроме того, в стоимость материалов включаются все расходы, связанные с приобретением материалов.

Расчетные документы на поступающие материалы с приложенными к ним другими документами направляются на склад, а затем в бухгалтерию, работники которого обязаны:

- зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

- проверить соответствие данных этих документов договору поставки в отношении ассортимента материалов, их количества, цен и др.;

- осуществить в карточках («Первичные документы») оперативного учета записи о выполнении договора поставки;

- акцептовать расчетные документы поставщика;

- передать уполномоченному лицу (экспедитору, подотчетному лицу) распоряжение на получение и доставку груза;

- передать документы в бухгалтерию.

После этого, зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т.п.) передаются на соответствующий склад для приемки и оприходовании материалов.

Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу (экспедитору) выдается квитанция, товарно-транспортная накладная или наряд на выполнение работ по доставке груза и доверенность на его получение.

Доверенности (формы № М-2) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по счету или договору.

Доверенность в одном экземпляре обычно оформляется бухгалтерией организации. Отрывная часть доверенности выдается под расписку работнику организации, уполномоченному на получение МПЗ, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации. Выдача доверенностей регистрируется в специальном журнале по их выдаче.

Поступление грузов, доставленных уполномоченным лицом (экспедитором или подотчетным лицом) в организацию, осуществляется на склад под расписку заведующего складом (кладовщика). Материально ответственное лицо проверяет соответствие МПЗ их данным, указанным в сопроводительных документах. При отсутствии каких-либо расхождений им выписывается приходный ордер (форма № М-4). Данный ордер подписывается заведующим складом и экспедитором (Приложение Л).

Если МПЗ поступили с поврежденной упаковкой, несоответствующего качества или имеющих количественное расхождение либо расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов, то организация вправе предъявить претензии поставщику. В этом случае приемка производится комиссией, которая составляет акт о приемке материалов (форма № М-7). Акт составляется в двух экземплярах. Оформляется он с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, материально ответственного лица. Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).

Приемные акты и приходные ордера на оприходование материальных ценностей должны, как правило, составляться в день их поступления.

Запасы в организацию могут также поступать от подотчетных лиц, приобретающих их за наличный расчет (канцелярские товары, расходные материалы, топливо). Для подтверждения осуществленных расходов подотчетные лица представляют документы, фиксирующие факты:

- оплаты полученных МПЗ с указанием стоимости покупки. Такими документами являются квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, документы, приравненные к бланкам строгой отчетности;

- факт получения указанных запасов.

При выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, выдается доверенность подотчетному лицу, которая регистрируется в журнале учета выданных доверенностей.

Наличие и движение МПЗ ведут в количественном выражении по их наименованиям, видам, сортам, размерам и другим показателям в карточках складского учета материалов или приравненных к ним технических носителях информации, в соответствии с порядком их хранения, определяющим как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства. Учет производственных запасов осуществляют в единицах измерения, предусмотренных соответствующими сборниками учетных цен.

Карточки складского учета материалов (форма № М-17) передаются материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами.

Сортовой количественный учет движения материальных ценностей ведется непосредственно материально ответственными лицами. На каждый номенклатурный номер материала открываться отдельная карточка.

Перемещение МПЗ из одного склада на другой склад или в другую кладовую данной организации обычно оформляется составлением требования-накладной на внутреннее перемещение материалов (форма № М-11). Требование-накладная выписывается на основании распоряжения бухгалтерии или финансового отдела.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо (завскладом), сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему основанием для списания ценностей, второй же - принимающему для оприходования ценностей.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и передают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Отпуск материалов на сторону оформляется на основании договоров, оплаченных счетов и других соответствующих документов. В этом случае выписывается накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Оформляется она в двух экземплярах: первый экземпляр передают на склад как основание для отпуска МПЗ, второй - получателю запасов. На основании этой накладной оформляется счет, предъявляемый для оплаты организациям за отпущенные материалы. При перевозке грузов автотранспортом вместо накладной на отпуск материалов оформляется товарно-транспортная накладная.

Отпуск на сторону и пропуск оформляются при предъявлении получателем МПЗ доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. На основании оформленных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных) зав. складом осуществляет записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учета в день их совершения, ежедневно выводя в карточках остатки материалов.