Технічні вимоги КС в обліку

Будь-яка програма призначена для роботи з певними апаратними засобами - комп'ютерами, принтерами, мережевим обладнанням тощо. Взаємодія програмних та апаратних засобів здійснюється за допомогою операційної системи Windows 2000. Таким чином, потреба бухгалтерських програм в апаратних ресурсах прямо залежить від аналогічних потреб операційних систем. Крім того, розробники програм бухгалтерського обліку використовують різні алгоритми обробки бухгалтерських даних, способи їх захисту, надають різні можливості для створення звітів довільної форми тощо.

Існують таки технічні вимоги:

1 Створення звітів довільної форми. Вбудовані в програму функції редагування звітних форм дозволяють користувачеві змінити стандартні або створити власні форми звітності, що містять інформацію, отриману з бухгалтерської бази даних програми.

Обов'язковою вимогою є виведення всіх друкованих документів на принтер, а також на екран та в файл. Дуже важливо, щоб результати розрахунків можна було перед друкуванням переглянути на екрані дисплея та зберегти в файлі. Це дозволяє, наприклад, при роботі в мережі з одним принтером відкласти роздруковування файлу до звільнення принтера від друкування поточного завдання.

2. Швидкість виконання. Операційну швидкість програми потрібно розглядати за допомогою двох показників: при введенні даних і при розрахунках. Особливу увагу швидкості виконання програми потрібно приділити при виборі системи для великого підприємства з персоналом більше 700 працівників чи з великою кількістю і номенклатурою матеріальних цінностей. Так, ефективна система повинна надавати інформацію про наявність матеріалів в довіднику з 10000 записів не більше, ніж за 2'секунди (на комп'ютері з середніми характеристиками).

3. Обмін даними з іншими програмами. Програма повинна мати засоби "експорту-імпорту" даних, які дозволяють обмінюватись інформацією з іншими програмами. В меню повинні бути пункти типу "імпорт", "експорт", "настройка на формат" якщо програма є сумісною з іншими програмами.

4. Робота в мережах. Досить зручно, якщо комплекс програм дає змогу працювати з мережею. Найбільший ефект досягається, коли користувач при роботі з мережею не замислюється про те, як технічно здійснюється взаємодія між окремими ділянками (на різних комп'ютерах).

5. Система захисту на основі паролів. В ідеальному варіанті повинна бути можливість встановлення та зміни паролів доступу, а також наявність декількох паролів в залежності від рівня доступу.

6. Архівне копіювання. Під ним розуміють засоби створення архівів і автоматичне відновлення інформації. Копіювання даних на диски повинен здійснювати бухгалтер. Для цього потрібно організувати простий інтерфейс.

7. Можливість змінити програму. Багато користувачів при купівлі програм не мають ніякого уявлення про проблеми, які виникають в середовищі програмістів і постачальників програмного забезпечення. Більш того, багато з них не знають класифікації та призначення програмних продуктів для бухгалтерії. Однак, після купівлі програми, ця прогалина в знаннях має властивість дуже швидко заповнюватись практичними знаннями - наслідками спілкування з колегами та власним досвідом роботи з програмою. І саме тоді відразу стають помітними недоліки придбаної програми і виникає бажання й змінити

Внесення змін до програми - справа досить клопітка. Постає дуже складне і принципове питання про те, як перенести до нової програми поточну і архівну інформацію, довідники. План рахунків тощо. На сьогодні жодний з програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку не дозволяє в повному обсязі переносити інформацію до програми-конкурента. Всю інформацію звичайно доводиться переносити вручну.