Функціональні вимоги КС в обліку

Основні вимоги до комп’ютерних інформаційних систем:

• здатність формувати в будь-який момент оборотну відомість і баланс;

• можливість вводити достатню кількість господарських операцій;

• можливість ведення великої кількості рахунків та субрахунків;

• можливість налагодити програмно-апаратний комплекс згідно потреб конкретного підприємства (незалежно від форми власності та інших умов);

• можливість пристосування програми до змін діючого законодавства;

• зручність у навчанні та користуванні;

• здатність друкувати різноманітні звітні форми;

•можливість працювати на кількох робочих місцях (в локальних та глобальних мережах);

• можливість працювати з іншими комп’ютерними інформаційними системами бухгалтерського обліку та джерелами бухгалтерської інформації (касовими апаратами, системами "клієнт-банк", сканерами штрихових кодів тощо);

• багатомовний інтерфейс (українська мова; інші мови - російська, англійська);

• наявність системи сервісного обслуговування (навчання, супровід, поновлення старих версій програм, оперативні консультації).

Найсуттєвішою ознакою якості комп’ютерних інформаційних систем е професійний рівень розробника. При попередньому знайомстві з програмою важко вивчити й детально. Тому оцінюючи рівень компетенції розробника, можна передбачити і рівень реалізації програми. Професійний рівень розробника оцінюється за двома критеріями: рівнем програмування і постановкою бухгалтерської задачі. Рівень програмування можна оцінити по утилітах, написаних розробником спеціальною мовою програмування для забезпечення, ефективного функціонування комплексу.

Різні категорії працівників на підприємстві мають свої особливі вимоги до бухгалтерських програм

Вимоги керівника підприємства.

По-перше, відчуття реальності управління. Дійсна картина справ на підприємстві повинна розкриватися довідково-пошуковою системою програми, яка дозволяє отримувати будь-яку інформацію, корисну для управління, на основі бухгалтерської бази даних

По-друге, наявність в комп’ютерній інформаційній системі широких можливостей організувати обмін інформацією для ефективного управління підприємством (робота в локальній мережі, динамічний обмін інформацією з електронною таблицею (наприклад, Місгохоft Ехсеl), текстовим редактором (наприклад, Місгоsoft Word) та іншими програмами, можливість обмежити доступ до інформації з метою збереження комерційної таємниці; аналіз господарської, фінансової і інвестиційної діяльності підприємства

Вимоги бухгалтера

Можливість перегляду облікових регістрів у вигляді форм (з повним набором регістрів або за спрощеною формою). Комп’ютерна інформаційна система повинна дозволяти вести бухгалтерію декількох підприємств, а також структурних підрозділів одного підприємства, що мають окремі баланси (філії, дочірні підприємства). Побудова і друкування будь-яких бланків і форм звітності повинна відбуватись українською і російською мовами

Вимоги штатного програміста

Програмісту потрібен програмний конструктор, який дозволяв би створювати програми з базових заготовок: форм діалогів і звітів, схем проводок і розрахунків, фільтрів і стилів. Для створення таких конструкцій в КС повинні використовуватися спеціалізовані вбудовані програмні засоби, які дозволяють створювати складні віртуальні об'єкти. При використанні алгоритмічної мови для опису шаблонів бухгалтерських операцій повинна бути передбачена можливість створювати правила взаємодії таких об'єктів (залишків, оборотів по рахунках, дат, довідників аналітики, цін, матеріально відповідальних осіб), що дозволили б охопити всі ділянки обліку підприємства: банк, касу, облік витрат на виробництво, заробітну плату тощо.

Функціональні вимоги

Комп’ютерні інформаційні системи повинни виконувати все, чого вимагає методика ведення обліку. Передусім програма повинна забезпечувати здійснення переліку базових бухгалтерських функцій, таких як побудова оборотної відомості та балансу, надання можливості ведення аналітичного, кількісного, валютного обліку. Технічна побудова організації ведення обліку в різних програмах може відрізнятися. Наприклад, одні розробники будують технологію своїх програм на основі первинних документів, інші - на основі бухгалтерських проводок. Проте, в будь-якому випадку важливою є функціональна повнота системи.

Програма повинна легко налагоджуватись як на специфіку обліку конкретного підприємства (незалежно від форми власності та виду діяльності), так і на можливі зміни в законодавстві. Користувачеві повинна бути надана можливість в мінімальний час і без втрат інформації переналагодити не тільки План рахунків, звітні форми, типові проводки, але й сформувати звітність довільної форми. Так, наприклад, підприємство з іноземними інвестиціями, як правило, повинно надавати звітність своїм закордонним партнерам за формами, які базуються на методиках, відмінних від тих, що використовуються в Україні.

У зведеній частині система повинна мати можливість обробляти проводки з детальною аналітичною інформацією, що дозволить вести бухгалтерський облік в грошовому та натуральних вимірниках.

Бажано також, щоб комп’ютерні інформаційні системи дозволяли вести повноцінний кількісний облік товарно-матеріальних цінностей та мали можливість зручно змінювати ціни товарів (при переоцінці, продажу, застосуванні різних методів обліку).

Програма повинна забезпечувати ведення валютного обліку, що дозволяє зберігати курси валют й виконувати їх автоматичну переоцінку.

Сучасні програмні комплекси містять у собі засоби для розв'язання таких завдань, як аналіз фінансового стану підприємства і планування фінансової діяльності з можливістю прогнозування.