Комерційні вимоги КС в обліку

При придбанні програми велике значення має комплекс послуг, що пропонується покупцям разом з програмним продуктом. Якісна документація, поради по супроводу програми, оперативна допомога при виникненні проблем та безкоштовне поновлення звітних форм значно підвищують ймовірність успішного впровадження програми.

1. Ціна програми. Прості програми для роботи на одному комп'ютері коштують дешево. Із збільшенням розмірів підприємства значення фактору вартості зменшується - це ефект економії на масштабах. Як правило, розробник пропонує додатково таки послуги, як навчання та поточне обслуговування. Потрібно відокремлювати вартість самого програмного продукту та вартість його впровадження "та супроводу.

2. Супровід програмного забезпечення. Він необхідний не тільки у випадку пошкодження програм з різних причин, але й у випадку радикальних змін в законодавстві. Супровід програмного забезпечення включає:

• навчання роботі з програмами - що дуже важливо, адже в багатьох випадках через відсутність необхідних навичок та методик навчання бухгалтер не може використовувати всі можливості програмного забезпечення. Розповсюджувач програми повинен мати необхідні методологічні навички і професійні кадри як для проведення експертної оцінки можливості автоматизації обліку на конкретному підприємстві, так і для навчання і консультацій на найвищому професійному рівні. Під навчанням розуміється не стільки пояснення коли і яку кнопку натиснути, скільки розв'язання розгорнутої бухгалтерської задачі. Бажано, щоб це навчання здійснювалось на реальних даних користувача. Надання послуг такого характеру потребує не тільки наявності розвинутої мережі філій та представництв в різних регіонах, але й висококваліфікованих кадрів різних професій - від програмістів та бухгалтерів до аудиторів та юристів, які можуть надати практичну допомогу користувачеві з будь-яких питань;

• оперативні консультації. Проблеми, які виникають в процесі роботи, значною мірою зумовлені або порушенням технології роботи з програмами, або поганими знаннями про можливості системи, і для їх усунення достатньо консультації по "гарячій лінії" (постійно діючому телефону);

• поновлення із значними знижками старих версій, програмних продуктів, швидка заміна їх новими.

З Якість документації. Можна заощадити гроші на навчанні та супроводі - найбільш дорогих послугах розробника - за умови високої якості паперової та електронної документації. Зовнішній вигляд документації (друк на обох сторонах аркуша, колонтитули, предметний покажчик тощо)- непряма ознака досконалості програмного забезпечення, адже документація готується в останню чергу. Програмні пакети бухгалтерського обліку повинні мати докладну документацію і контрольний приклад розв'язку бухгалтерської задачі. В документації повинні висвітлюватись наступні теми та розділи:

• загальні рекомендації з використання програми;

• запуск системи;

• підготовка програми до експлуатації;

• організація робочих місць, порядок експлуатації програми;

• інформаційні зв'язки системи;

• математична модель (рахунок, суб'єкт, операція);

• структура діалогу;

• нормативно-довідкова інформація;

• типові проводки,

• порядок формування даних для Головної книги,

• звіти з аналітичного обліку;

• довідки;

• розрахунки;

• база даних зведеного обліку;

• звіти із зведеного обліку;

• розрахунки в зведеному обліку;

• закінчення роботи;

• аварійні ситуації,

• архівація;

• система контекстної допомоги;

• настройка на технічне середовище;

• удосконалення програми користувачем без програмування;

• типові помилки при експлуатації;

• навчання роботи з програмою.

Розробник, який поважає покупця, часто додає до документації підручник з програми для початківців, тобто піклується не лише про те, щоб користувачі зрозуміли як працює програма, але й щоб вони легко оволоділи основною задачею, в даному випадку - комп’ютерними інформаційними системи бухгалтерського обліку.