Информирование участников проекта

Реализуя план коммуникаций, необходимо руководствоваться рядом принципов для наиболее оптимального расходования ресурсов и получения запланированного результата - реакции от целевой аудитории. Для этих целей рекомендуется следовать ряду принципов по построению содержания информационного сообщения.

Принципы построения информационного сообщения в рамках плана коммуникаций

1. Проявлять уважение к получателю

Следует внимательно относиться к особенностям различных аудиторий: каждый участник проекта по-разному заинтересован в итоговом результате проекта и имеет собственное мнение на счет проекта. Для каждой заинтересованной стороны содержание информационного сообщения должно соответствовать правилу CLEAR:

• C (Connected) - связанный: должно быть связано деятельностью участника проекта как сотрудника организации или как заинтересованного лица проекта;
• L (List next steps) - перечень необходимых действий: что необходимо выполнить в ближайшем будущем;
• E (Expectations) - ожидание: ясно сформулированный образ успеха и неудачи проекта для понимания того, к каким результатам стоит стремиться, а какого исхода избегать;
• A (Ability) - возможности: перечень способов, методов и средств добиться поставленной цели;
• R (Return) - отдача: что конкретно получит соответствующий участник от приложения своих усилий к обозначенной задаче.

Рекомендуется использовать данную модель (CLEAR) в качестве проверочного списка каждый раз при разработке содержания коммуникации.

1. Исторический контекст

Необходимо ознакомиться с предшествующей профессиональной историей соответствующей заинтересованной стороны - этот аспект оказывает немалое влияние на содержание сообщения и способ его реализации.

1. Простые и лаконичные сообщения

Рекомендуется избегать длинных и громоздких информационных сообщений, а преимущественно использовать короткие и емкие, содержащие по одной мысли. В то же время, при раздельной отправке частей (потенциально) длинного сообщения крайне важно убедиться, что взаимосвязь между частями представлена в достаточной мере четко.

4. Корпоративная лексика и терминология. Предпочтительно при коммуникациях использовать принятые в компании термины и жаргонизмы, это создаст образ "своего человека" - шансы на успех коммуникации значительно повышаются при применении локальных речевых единиц.

5. Аккуратное форматирование и верстка текста

Аккуратно отформатированное сообщение имеет больше шансов быть прочитанным, хотя бы из-за эстетических соображений. Еще один важный момент, который стоит принимать в расчет, - это различная склонность к восприятию информации, характерная для разных людей. В этом отношении типично выделяют визуалов, кинестетиков и аудиалов.

Правила реализации плана коммуникаций

В табл. 11.1 описаны ключевые аспекты, которые необходимо контролировать, реализуя проектные коммуникации.

Таблица 11.1. Контрольный список по реализации коммуникаций

Планирование обучения пользователей

Определение ролей

Согласно Галоппену, исходной точкой планирования любой деятельности по обучению является определение целевой аудитории, которое представляет собой присвоение организационных ролей будущим пользователям системы. В соответствии с лучшими практиками принято формировать организационные роли, беря за основу профиль безопасности внедряемой системы. Таким образом, роль является по сути ограниченным набором транзакций в системе. Чаще всего роли формируются не раньше, чем за 2-3 месяца до начала продуктивной эксплуатации, хотя имеет смысл делать это несколько позже - и если обеспечена достаточная степень детализации моделирования проектируемых процессов, то это можно как раз сделать на стадии проектирования.

Примеры типовых ролей, реализуемых в ERP-системах:

• производственный оператор;
• ответственный за поступление материалов;
• бухгалтер по основным средствам;
• кредитный аналитик и т.п.