Организация электронного документооборота

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Функции документа:

- информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека;

- организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности;

- коммуникативная функция. Обеспечивает внешние связи предприятий и организаций;

- юридическая функция. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.);

- воспитательная функция. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации;

- управленческая функция. Позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

- учетная функция, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

- историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняет факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

- личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники;

- официальные - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных (паспорт, вид на жительство, диплом, аттестат, трудовая книжка) и служебных документов (официальный документ, используемый в текущей деятельности организации).

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

- письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

- текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

- рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;

- машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;

- электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники;

- изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;

- фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом;

- фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

- кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;

- документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

- входящие (поступившие в организацию);

- исходящие (отправляемые из организации);

- внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

Виды документов по числу затронутых вопросов:

- простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса;

- сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции).

По ограничению доступа документы разделяются на:

- секретные. Такие документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения;

- для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования»;

- несекретные (простые).

По степени подлинности документы делятся на:

- подлинники (оригиналы) - первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания);

- копии - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

- дубликаты - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

По срокам хранения документы делятся на:

- документы постоянного;

- долговременного (свыше 10 лет);

- временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению составляет систему документации.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом организации.

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование.

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

- поступающие (входящие) документы;

- отправляемые (исходящие) документы;

- внутренние документы.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов и отправка.

Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.

При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Основные принципы электронного документооборота:

- однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;

- возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

- непрерывность движения документа, позволяющая определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа;

- единая база документарной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

- эффективная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимумом информации о нём;

- удобная система отчётности по различным атрибутам документов.

Внедрение системы автоматизации документооборота обеспечивает:

- регистрацию, учет и хранение документов;

- оперативный доступ к документам и отчетной информации;

- эффективное управление процессами движения документов;

- сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;

- повышение исполнительской дисциплины;

- снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

Задачи, решаемые с помощью системы электронного документооборота:

- автоматизация канцелярии;

- электронный архив документов;

- корпоративный электронный документооборот (workflow);

- управление договорным процессом;

- автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества);

- автоматизация обращений граждан.

Система электронного документооборота предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.

Инструментарий, входящий в систему электронного документооборота, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности.

Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Ведь документ в компьютерной форме — это всего лишь набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются. Электронные документы легко объединяются, формируют базы данных.

Однако правовые аспекты электронного документооборота ставят препятствия его внедрению и развитию. Для электронного документа не существует понятия копии или оригинала. Простота копирования создает большие угрозы для секретной, конфиденциальной информации, ее несанкционированное распространение практически ничем не сдерживается. В этом случае, электронный документ может получить статус полноценного, если будет заверен электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Электронная подпись — это набор кодов, однозначно идентифицирующих владельца. Технология создания цифровой подписи достаточно сложная, ее правомочность устанавливается законодательно.

Все системы электронного документооборота принято подразделять на следующие категории:

- Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации.

- Системы с развитыми средствами workflow (поток работы). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам («жесткая маршрутизация»).

- Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

- Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч.

- Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр.

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных выше категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.