Сущность информационных технологий в офисе. Электронный офис

Информационная технология — совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации.

Цель информационной технологии — производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Информационные технологии предназначены для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов.

Информационные технологии обеспечивают переход от рутинных к промышленным методам и средствам работы с информацией в различных сферах человеческой деятельности, обеспечивая ее рациональное и эффективное использование.

Информационная технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используя совместно, обе эти системы обеспечивают рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

К офисным задачам можно отнести следующее: делопроизводство, контроль управления, составление отчетов, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

При решении этих задач выполняются такие типовые процедуры информационных технологий, как:

- обработка входной и выходной информации (ответы на письма, написание отчетов, которые могут включать табличный материал, графики, рисунки и т. д.);

- сбор и последующий анализ данных за определенный период (отчетность, сводки и т. д.);

- хранение поступившей информации для использования ее в дальнейшем (организация быстрого доступа к информации и поиска необходимых данных).

Отсюда следует, если при решении выше перечисленных задач, офисная деятельность характеризуется, прежде всего, используемыми информационными технологиями, а, следовательно, соответствующими средствами и методами преобразования информации, если преобладающими информационными технологиями являются компьютерные (на основе электронных средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники), то говорят о реализации офисной деятельности в рамках электронного офиса.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

Электронный офис - это организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств компьютерной, коммуникационной и организационной техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их отношений, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов.

Использование вычислительной техники в офисах началось в 60-х годах и прошло в своем развитии следующие три этапа: традиционный офис, производственный офис, электронный офис.

Традиционный офис представляет собой сравнительно небольшой сложившийся коллектив лично знающих друг друга людей с достаточно широким кругом обязанностей. Такой офис характеризуют три важных признака: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация.

Традиционный офис устойчив к переменам (при сравнительно небольших объемах работы) и по ряду показателей хорошо подготовлен к переходу в электронный.

Типовой состав рабочих операций в традиционном офисе следующий: подготовка материалов, печать, общение, выверка документов, работа с почтой, ведение картотек, подборка и сортировка документов, поиск информации, чистка информационных фондов, выполнение расчетов, планирование и др.

Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее строгой формализацией, выделением, специализированных функций, подробным распределением труда, централизацией вспомогательной работы и ее организацией по поточному принципу.

В производственном офисе организовано применение средств вычислительной техники. В этом случае суть автоматизации состоит в формировании и поддержании крупных информационных фондов однородных данных, их систематизации, накоплении, хранении, производстве выборок и т. д.

Электронный офис воплощает концепцию всестороннего ис­пользования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Электронный офис практически исключает возможность внутрифирменного представления документов на бумаге и восстановить традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя.

Основные функции электронного офиса:

- общая обработка документов управления, установление их подлинности, и оформление;

- локальное хранение документов;

- обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге;

- дистанционная и совместная работа служащих над документом;

- поддержка общения без отрыва от рабочего места;

- электронная почта;

- персональная обработка данных;

- составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;

- обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и ведение персональных баз данных;

- генерация отчетов по обработке данных;

- управление ресурсами;

- контроль исполнения;

- управление личным временем;

- контроль автоматической корреспонденции;

- передача данных;

- обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;

- обеспечение стилистического качества документов;

- моделирование решений и имитация их принятия;

- информационная поддержка принятия решений;

- создание адаптируемых АРМ;

- обмен локальной и персонализированной информацией;

- служба видеотекста;

- обмен и интеграция программных средств;

- перенос документов с одного носителя на другой:

- полиграфическое оформление документов;

- групповой контакт через терминалы.

В условиях широкого использования возможностей локальной и глобальной информационной сети Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса - виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания деятельности специалистов и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах компьютерной сети. Благодаря этому абонентские системы сотрудников организации независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.

Список возможностей виртуального офиса позволяет сравнить его с реальным: здесь можно проводить переговоры, презентации, конференции, консультации с помощью доступных способов интернет-коммуникаций (например, чат, вебинар).

Примером организации виртуального офиса является сайт компании, виртуальная АТС.

Преимущества виртуального офиса:

- экономия текущих издержек. Благодаря виртуальному офису компании не нужно содержать дорогостоящий офис. Экономия средств в данном случае позволяет существенно уменьшить тарифы на обслуживание. В Европе и Америке существует большое количество брокерских контор и дисконтных банков, у которых клиентских офисов нет вообще или расположены они за пределами города в дешевых помещениях;

- привлечение новых клиентов. Снижение тарифов, а также удобство пользования таким сервисом привлекает в компанию новых клиентов.