Характеристика и основные компоненты информационных технологий в офисе

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации.

Аппаратные средства электронного офиса – это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных

Аппаратные средства подразделяются на:

- основные технические средства электронного офиса (компьютеры, объединенные в вычислительную сеть и имеющие широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др.);

- дополнительные аппаратные средства электронного офиса (служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов).

Программные средства электронного офиса – это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программное обеспечение технологии электронного офиса состоит из двух компонентов, в состав каждого из которых может входить любое количество соответствующих приложений в зависимости от потребностей конкретной организации:

1. Компонент электронной обработки документов. Включает стандартные офисные приложения для работы со стандартными типами документов:

- Текстовый процессор (Microsoft Word, OpenOffice Writer). Текстовый процессор - это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов.

- Табличный процессор (Microsoft Excel, OpenOffice Calc). Современные табличные процессоры способны выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме вплоть до проведения инженерных, финансовых, статистических расчетов, а также математического моделирования.

- Графический редактор (Adobe Photoshop, Corel Draw, GIMP) или редактор диаграмм (Microsoft Visio, DIA).

- Средства работы с презентациями (Microsoft PowerPoint, OpenOffice Impress).

- СУБД (Microsoft Access, OpenOffice Base). Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне.

- Электронные календари, планировщики. Электронный календарь - предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации.

2. Коммуникативный компонент.

- Электронная почта (e-mаil). Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.

Разновидностью электронной почты является аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера его передача осуществляется через телефон. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной, является то, что она проще — при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

- Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

- Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображении текстовых и графических данных на мониторе компьютера.

- Телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Различают три вида телеконференций: аудио, видео и компьютерную.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Отдельным классом можно выделить программы, предназначенные для организации электронного документооборота.