Рациональная обработка входящей почты.

· Сортируйте входящую почту (например, по приоритетности) и раскладывайте ее в специальные папки.

· Все, что не представляет информационной ценности, не подлежит обработке или хранению, должно немедленно переправляться в корзину для бумаг.

· При чтении письма сразу же помечайте все важные места в тексте, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку.

· Снабжайте письмо указаниями и замечаниями по обработке, указывайте, например, ключевые слова предстоящего ответа, срок исполнения, исполнителя, место в архиве и т.п., необходимые разъяснительные материалы прикладывайте к письму.

· Обработка всякого послания должна выражаться не только в чтении, но и в принятии каких-либо мер.

Особый вид деловой беседы - переговоры.Проводя переговоры:

· заинтересуйте партнера своим предложением;

· подчеркните положительные качества собеседника;

· обращайтесь к партнеру по имени и отчеству;

· проявляйте исключительное внимание к партнеру;

· не начинайте разговора с тех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях;

· неприятные слова высказывайте после похвалы;

· критикуйте партнеров корректно;

· если возникли трудности в ходе переговоров, сосредоточьтесь не на позициях, а на интересах.

Правила переговоров.

Рациональность.

Необходимо вести себя рационально, если даже другая сто­рона проявляет эмоции. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на процессе принятия решения.

Понимание.

Постарайтесь понять партнера. Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможность выработки взаимоприемлемых решений.

Общение.

Если даже противоположная сторона вас не слушает, постарайтесь провести консультации с ней, тем самым будут улучшены отношения.

Достоверность.

Не давайте ложной информации. Такое поведение ослабляет силу аргументации, подрывает ваш авторитет, затрудняет в дальнейшем взаимодействия с другими сторонами.

Доброжелательность.

Избегайте поучительного тона. Будьте открыты для аргументов партнера и постарайтесь, в свою очередь, убедить его.

Принятие.

Постарайтесь принять другую сторону и будьте открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партнера.

ВЫВОДЫ

Беседа является основной формой делового общения. Многообразие точек зрения, особенности восприятия событий и проблем сопоставляются в ходе разговора коллег, предшествуя принятию решений и выполнению заданий. Умение компетентно и плодотворно обсуждать вопросы, доказывать и убеждать, аргументировать свою точку зрения - качества, которые отличают делового человека. Следование правилам этики и этикета в организации бесед, переговоров, телефонных разговоров, переписки повышают эффективность делового общения.