Завершение разговора

Если сам посетитель не желает завершать собеседование, попробуйте использовать следующие более или менее вежливые (в зависимости от ситуации) методы:

· выскажите обобщающее или завершающее замечание;

· закончите деловую часть разговора, перейдя к пустой болтовне;

· посмотрите на наручные часы или сделайте так, чтобы прозвучал запрограммированный сигнал;

· встаньте;

· проведите своего посетителя к двери;

· -начните читать свои бумаги в то время, когда посетитель продолжает говорить;

· -сообщите своему посетителю до разговора и перед его за­вершением о том, что вас ждут другие посетители и ваше время ограничено.

Телефонный разговор- один из видов деловой беседы, самый быстрый способ связи в современной жизни, он позволяет решить многие проблемы, установить контакты, не прибегая к непосредственному общению. К основным правилам, которых имеет смысл придерживаться при телефонном общении, относятся следующие:

· Разговор по телефону должен быть по возможности коротким, четким, ясным.

· Отвечая на звонок, представьтесь.

· На приветствие - приветствие.

· На вопрос - конкретный, вежливый ответ.

· Следите за дикцией.

· Старайтесь, чтобы фразы были по возможности короткими, вопросы четкими и краткими.

· Не задавайте несколько вопросов подряд, сделайте паузу, чтобы услышать ответ.

· На перебивайте собеседника.

· Не забудьте повторить несколько раз дату встречи, номер телефона, фамилию и вообще то. что, как вы считаете, обязательно должен запомнить ваш собеседник.

· Позаботьтесь о выборе правильного момента для своего разговора - выясните самое лучшее время для звонка, чтобы не отрывать партнера от дела, установите это время в конце предыдущего телефонного разговора или при личной встрече.

· Не заставляйте своего партнера понапрасну ждать, звоните точно в назначенное время.

· Не прерывайте разговор по той причине, что по другому аппарату поступает звонок. В случае необходимости спросите, можно ли вам прерваться, и заверьте в том, что вы перезвоните.

· Избегайте в конце разговора таких фраз, как: "Позвони мне как-нибудь!", упоминайте об этом лишь тогда, когда вы этого действительно желаете.

Многие служебные вопросы решаются с помощью писем, помогающих организовать заочную беседу. Письма являются юридическим документом, носителем информации, средством установления официальных контактов. Есть определенные правила переписки:

· все служебные письма пишутся не от собственного "я", а от коллективного "мы", потому что отправитель официального письма - лицо коллективное;

· информация должна быть исчерпывающей, а письмо - по возможности более кратким;

· избегайте сложных формулировок;

· объем письма не должен превышать полутора страниц маши­нописного текста, справки, заключения и другие документы к письму прилагаются.