Технологічна структура адміністративних процесів

Технологічна структура адміністративних процесів визначається тим, з яких стадій і операцій вона складається, яка їхня послідовність, які методи і засоби застосовуються при їхньому виконанні. Оскільки кожна робота в прийнятому її значенні є складовою частиною функції, її внутрішню структуру можна характеризувати в принципі тими ж стадіями, з яких складається процес здійснення функції, виходячи з її цільового призначення. Розкриття стадійної структури адміністративних процесів є необхідною передумовою проектування й удосконалювання вхідних у їхній склад операцій.

Для того щоб установити послідовність і зміст стадій процесу виконання тієї чи іншої функції (чи підфункції), необхідно розглянути модель цього процесу, що згідно [58, с. 18] представлена на рис. 4.1.

Згідно Слезінгеру Г.Е. процес управління (у нашому випадку – адміністративний процес) по своїй структурі аналогічний процесу індивідуальної праці. У процесі управління, як і у всякому трудовому процесі, фігурують предмети праці, засоби праці і сама праця. У даному випадку предметом праці (П) є різні види інформації, що відбивають визначений напрямок впливу на керований об'єкт (тобто на зовнішнє середовище, у нашому випадку на одну зі сфер державного управління) по відповідній функції чи під функції управління. Засобами праці є різного роду засоби обчислювальної й організаційної техніки, що грають роль підсилювачів спостережливих, розумових і виконавських можливостей людини (відповідно DР, DМ и DЕ). Сама ж праця людини з фізіологічної точки зору виражається цілеспрямованими діями його слухових, зорових і дотикальних рецепторів (Р) як інформаційних входів центральної нервової системи (М), а також голосових і рухових ефектів (Е) як її інформаційних виходів.

Рис. 4.1. Загальний вид моделі процесу управлінської праці

Умовні позначки:

М – мозок; Р – рецептор; E –ефектор; DМ – підсилювач мозку; DР – підсилювач рецептора; DE – підсилювач ефектору

Слезінгер Г.Е. відзначає, що приведена схема рівною мірою відбиває як фізіологічну модель процесу індивідуальної праці, так і організаційну модель процесу управління, тобто колективної діяльності. В обох трактуваннях процес, що моделюється, складається з наступних циклічно повторюваних стадій:

одержання необхідної вихідної інформації;

вироблення й ухвалення рішення (планування);

виконання рішення (чи організація його виконання);

оперативне управління ходом виконання рішення;

інформація про виконання рішення й оцінка отриманих результатів.

Тотожність стадійного поділу різних підфункцій створює, на думку Слезінгера Г.Е., передумови для введення єдиної системи позначення стадій, що передбачає як шифр кожної стадії (точніше, її складової частини) один цифровий знак (табл. 4.1).

Таблиця 4.1

Шифри стадій виконання підфункцій (робіт)

Кожна з перерахованих стадій, як і будь-яка її складова частина, може складатися з однієї чи декількох послідовно виконуваних операцій. Для їхнього позначення, як вважає Слезінгер Г.Е., достатній один цифровий знак, що виражає порядковий номер операції в межах даної стадії. Таким чином, наприклад, перша операція (шифр 1) одержання необхідних облікових даних (шифр стадії 2) для нарахування заробітної плати відрядникам буде мати шифр 913-21.

Єдиний підхід до аналізу структури функції і стадій її виконання дає можливість уніфікувати стосовні до них операції. Отже, можуть бути класифіковані й операції процесів управління (адміністративних процесів) насамперед у залежності від приналежності їхній до тієї чи іншої стадії виконання функції (чи підфункції), тобто виділені, наприклад, операції одержання первинної інформації, вироблення і прийняття рішень, організації, контролю й оцінки і виконання. Ця класифікаційна ознака знаходить висвітлення в шифрі відповідної складової частини стадії (рис. 4.2).

Аналітико-конструктивні операції, як вважає Слезінгер Г.Е., допускають досить чітке виділення наступних двох етапів процесу підготовки рішень: аналіз існуючого положення: ознайомлення з ходом виконання основних операційних (адміністративних) процесів; розгляд документів, що характеризують положення справ; вивчення спеціальної літератури, передового досвіду, складання довідок і оглядів; проектування рішень: розробка пропозицій, проектів, планів, інструкцій, нормативів і інших директивних матеріалів.

Рис. 4.2. Класифікація управлінських операцій за функціонально-технологічною ознакою

Інформаційно-технічні операції Слезінгер Г.Е. пропонує згрупувати в такий спосіб:

документування інформації: підготовка й оформлення оригіналів документів, їхнє копіювання, розмноження, транспортування, збереження, прийом і видача, обробка кореспонденції;

одержання первинної інформації: рахунок предметів, часу роботи і простоїв ворення інформації з одного носія на іншій;

усі види обчислень, угруповань, порівнянь і інших формально-логічних операцій: арифметичні й алгебраїчні дії, статистичні, планові й економічні розрахунки, математичне програмування й ін.

Таким чином, як вважає Слезингер Г.Э., управлінські операції в узагальненій формі можуть бути зведені в 10 класів (рис. 4.2). У межах кожного класу операцій може бути до 10 типів операцій. При цьому, наприклад, якщо перша операція одержання необхідних облікових даних для нарахування заробітної плати відрядникам полягає в первинному обліку, те повний шифр цієї операції має вид 913-21-71.

Як вважає Слезінгер Г.Е., прийнята класифікація операцій відповідає поділу праці між керівниками, фахівцями і технічними виконавцями, хоча зовсім очевидно, що керівники можуть успішно виконувати свої організаційно-адміністративні функції, якщо приділяють належну увагу аналітико-конструктивній роботі. У той же час обов'язковою умовою ефективної роботи керівників і фахівців є їхнє звільнення від інформаційно-технічних операцій, що повинні бути механізовані й автоматизовані за допомогою відповідних машин, пристроїв і приладів, а при неможливості чи економічній недоцільності цього – покладені на технічних виконавців.