Е) Развитие государственных институтов: программа "Информационное общество". 12 страница

К личному делу государственного служащего дополнительно приобщаются следующие документы: заявление на поступление на должность; копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы; сведения о доходах лица и об имуществе, принадлежащего ему на праве собственности; документы и справки о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представляемых при назначении на должность.

Персональные данные работника организации относятся к конфиденциальным сведениям. Функциональные обязанности работников кадровой службы содержат распределение доступа к персональным данным, состав должностных лиц, дающих разрешение на ознакомление с ними и несущих ответственность за их конфиденциальность и сохранность.

25.3. Технология движения документов управления

Документированная управленческая информация, независимо от источника происхождения и целевого назначения, подлежит обработке в соответствии с установленным в организации документооборотом. Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Технологическая цепочка обработки и движения документов в службе делопроизводства включает: прием и первичную их обработку; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрацию документов; контроль за исполнением; информационно-справочную работу; отправку документов. На всех входящих документах проставляется отметка о поступлении их в организацию и дата. Первичная обработка документов завершается их сортировкой на три группы:

личные документы и письма сразу передаются адресатам;

нерегистрируемые документы сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В каждой организации должен составляться список документов, не подлежащих регистрации в виде приложения к инструкции по делопроизводству;

остальные документы перед регистрацией подлежат предварительному рассмотрению и распределению: руководителю направляются только документы, которые касаются организации в целом и содержат принципиальные вопросы, несут новую информацию, а также распорядительные документы вышестоящих инстанций.

Другие документы передаются непосредственно в структурные подразделения или конкретным специалистам, что сокращает срок доставки документа исполнителям. Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям завершается в день поступления документов. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или должностным лицам, то устанавливается очередность их исполнения.

Регистрация документов представляет собой фиксацию факта их создания или получения путем присвоения порядкового номера и записи кратких установленных сведений о них. Регистрация является одним из способов придания документу юридической силы.

Кроме того, регистрация документов преследует цели их учета, контроля за сроками исполнения и ведения справочно-информационной работы путем создания базы данных о документах организации. При этом регистрация документов проводится отдельно: бухгалтерских – в бухгалтерии, кадровых – в кадровой службе, всех других – в канцелярии.

Контроль за исполнением документов распределяется: по существу выполнения поручений или качества решения вопросов контроль осуществляет руководитель или специально уполномоченные лицо. Контроль за сроками исполнения документов ведется работниками службы делопроизводства.

Служба делопроизводства в зависимости от уровня социальной службы или социальной организации может быть в виде: управления делами; общего отдела; канцелярии; секретариата; секретаря-референта. Структурные подразделения службы делопроизводства: секретариат; экспедиция (отдельные группы могут быть по входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальным документам, курьерская группа); отдел учетно-справочной работы (группа регистрации, информационно-справочного обслуживания); отдел контроля; отдел писем и приема граждан; группа печати и размножения документов; отдел автоматизации; архив.

Работники делопроизводства выполняют многочисленные функции: получение, передача, обработка, учет, регистрация, хранение, информационно-справочная работа, экспертиза ценности документов, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение документов, потерявших ценность информации, обеспечение типовыми стандартными бланками документов, контроль сроков исполнения документов.

Информационно-справочная работа заключается в поиске ответов на два основных вопроса: в каком структурном подразделении, у какого специалиста и в какой стадии решения находится документ; в каких документах можно найти необходимую информацию по конкретному вопросу.

В состав типовых функций службы делопроизводства входят различные виды работ (Табл. 25.), которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные функции.

К внутренним технологическим функциям делопроизводства следует отнести отладку единой технологии работы с документами в самых различных сферах деятельности организации: осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов; регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; передача документов руководству и исполнителям; ведение информационно-справочной работы по документам организации.

Таблица 25.2.

Виды работ

Цель выполнения работ

Содержание функций

Среди внешних организационных функций делопроизводства выделяются работы по регулированию движения документов и созданию рационального документооборота в организации: подготовка к докладу руководству поступающих документов; организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; организация хранения документов в структурных подразделениях; организация делопроизводства по обращениям граждан.

Методические функции делопроизводства сводятся к оказанию помощи в создании системы делопроизводства в организации: разработка номенклатуры дел организации, инструкций по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства в организации; проведение экспертизы научной и практической ценности документов; организация методических совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

Качественная реализация функций делопроизводства возможна при постоянном совершенствовании работы с документами путем: инструктажа новых работников делопроизводства; организации повышения квалификации всего персонала организации в сфере работы с документами; методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях; совершенствования делопроизводства, внедрения новейших компьютерных технологий.

К контрольным функциям делопроизводства относятся работы: контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящих и внутренних документов); контроль за сроками исполнения документов; осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

Контроль исполнения документов подразделяется на текущий, предупредительный и итоговый. Текущий контроль включает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок которых истекает сегодня, напоминание исполнителям производится с утра. Предупредительный контроль проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2 – 3 дня, итоговый контроль заключается в аналитической работе по обобщению исполнительской дисциплины, проводится еженедельно, ежемесячно, ежеквартально.

Комплекс функций делопроизводства (Табл. 14.3) можно условно разделить по четырем основным направлениям работы с документами: организация документооборота; оказание помощи руководителю по работе с документами, включая информационно-справочную работу, а иногда и секретарское обслуживание руководителя организации; организация процедуры экспертизы ценности документов и отбор документов на уничтожение; подготовка документов к архивному хранению и организация работы архива организации.

Рациональный документооборот предполагает исключение неоправданных потоков документов, для этого требуется: обеспечение подразделений и отдельных сотрудников бланками документов (разработка, тиражирование, выдача), учет бланков строгой отчетности; разработка отдельных документов по поручению руководства, включая особые правила работы с конфиденциальными документами; прием, отправка и первичная (экспедиционная) обработка документов; регистрация документов; предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству; доставка документов исполнителям в соответствии с указаниями руководства; контроль прохождения документов между подразделениями и отдельными сотрудниками организации; контроль сроков исполнения документов; контроль правил оформления документов, представляемых на подпись руководству или отправке.

Таблица 25.3.

Комплекс функций делопроизводства

Направления работы с документами

Цели работы

Основными информационно-справочными функциями службы делопроизводства являются: представление руководству входящих документов для рассмотрения и распределения их между специалистами для исполнения; учет места нахождения документов и сроков их исполнения; формирование аналитических отчетов о состоянии исполнительской дисциплины в организации; разработка и использование информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных); информационно-справочное обслуживание должностных лиц, а в отдельных случаях и секретарское обслуживание; подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации; формирование и ведение дел в организации.

Экспертиза ценности документов проводится в целях анализ ценности входящих, внутренних и исходящих документов; отбор документов подлежащих архивному хранению; формирование акта документов, подлежащих уничтожению из-за потери деловой ценности, с истекшим сроком хранения, а также черновиков и ненужных копий; представление акта документов, подлежащих уничтожению, на подпись руководителю организации; уничтожение отобранных ненужных документов путем сожжения, измельчения или сдачи в макулатуру как вторичного сырья.

Организация архивного хранения документов включает: подготовку дел к сдаче в архив; выдачу архивных документов или их копий по распоряжениям руководства; проверку сроков хранения документов в архиве организации; передачу дел в ведомственный архив; уничтожение дел по истечению срока хранения.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477 введены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Нужно отметить, что это первый случай в истории нашей страны, включая советский период, когда документ, регулирующий вопросы делопроизводства, принят Правительством. Это свидетельствует, прежде всего, о том, что с переходом на электронный документооборот, в условиях внедрения межведомственного электронного документооборота и электронного правительства, роль и значение делопроизводства только возрастают.

Последние годы характеризуются широким внедрением компьютеризированных технологий в сферу работы государственного аппарата и предоставления государственных услуг в электронном виде. Для этого издано Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности». В июле 2010 г. вступил в силу Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 07.07.2010 № 210-ФЗ. В целях реализации этого закона осуществляется поэтапный переход на межведомственное информационное взаимодействие при оказании государственных и муниципальных услуг в электронной форме между органами, предоставляющими эти услуги. Для этого должны быть разработаны Административные регламенты, устанавливающие порядок и стандарт предоставления государственной или муниципальной услуги.

Переход к электронным документам принципиально сокращает сроки их передачи – от недель до нескольких минут, позволяет направлять документ одновременно нескольким исполнителям, постоянно отслеживать стадии исполнения документа.

Вопросы для проверки уровня знаний:

1. Содержание документационного обеспечения упрапвления.

2. Сущность закона Эйзенхауэра.

3. Юридическая сила документа.

4. Функции документа.

5. Классификация документов управления.

6. Личные документы государственного служащего.

7. Структура службы делопроизводства.

8. Функции службы делопроизводства.

9. Контроль исполнения документов.

10. Особенности электронного документооборота.

Раздел 8. Структура системы управления социальной работой

Глава 26. Управление социальной работой на федеральном уровне

26.1. Структура и основные задачи Министерства труда и социальной защиты РФ

Механизм управления сложными социально-экономическими системами возникает на основе сопоставления информации о потребностях в выполнении определенного объема работ и размерах выделяемых ресурсов в соответствии с установленной политикой в данной сфере. Соответственно создается определенная структура органов управления, призванная обеспечить рациональное распределение функций и области ответственности между ними в целях эффективного использования выделяемых материально-технических, трудовых и финансовых ресурсов.

В социальной работе исходными являются также объем социальных услуг населению и выделяемые ресурсы в соответствии с государственной социальной политикой. Изменения во времени объема социальных услуг, уровня социально-экономического развития и возможностей государства обусловливают периодическое уточнение государственной социальной политики, а также пересмотр структуры системы управления социальной работой.

Система управления социальной работой создается для выполнения законотворческих, организационных, регулирующих и методических функций. Так как объем социальных услуг формируется непосредственно среди населения, различается на различных территориях (в регионах), а бюджетные ресурсы выделяются федеральным центром, то структура органов управления социальной работой подразделяется на федеральный, территориальный (региональный) и местный уровни.

Каждый уровень управления социальной работой призван обеспечить максимально возможный эффект при рациональном использовании выделяемых ресурсов в соответствии с особенностями социально-экономического развития и остроты социальных проблем. Соответственно, на каждом уровне создаются свои организационные структуры управления – министерство, территориальные и городские (районные) управления социальной защиты населения, социальные службы.

На федеральном уровне управление социальной работой в современных условиях осуществляет Министерство труда и социальной защиты РФ (Рис. 26.1), которое создано согласно Указу Президента РФ от 21 мая 2012 года № 636 «О структуре федеральных органов исполнительной власти» путем преобразования Министерства здравоохранения и социального развития РФ.

Аппарат управления

Центральный аппарат

Рис. 26.1. Структура Министерства труда и социальной защиты РФ

Основные задачи по организации социальной работы на федеральном уровне выполняют следующие структурные функциональные подразделения министерства:

Департамент комплексного анализа и прогнозирования;

Департамент демографической политики и социальной защиты населения;

Департамент по делам инвалидов;

Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства;

Департамент условий и охраны труда;

Департамент занятости населения;

Департамент пенсионного обеспечения;

Департамент развития социального страхования;

Департамент развития государственной службы;

Департамент правового регулирования и международного сотрудничества;

Финансовый департамент;

Департамент управления делами.

Постановление Правительства РФ от 31 мая 2012 года № 535 «Вопросы Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации» определяет его достаточно высокий статус и широкий объем выполняемых функций.

Министерство труда и социальной защиты РФ (Минтруд России) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сферах:

демографии, труда, уровня жизни и доходов, оплаты труда;

пенсионного обеспечения, включая негосударственное пенсионное обеспечение;

социального страхования;

условий и охраны труда;

социального партнерства и трудовых отношений;

занятости населения и безработицы, трудовой миграции;

альтернативной гражданской службы, государственной гражданской службы (кроме вопросов оплаты труда);

социальной защиты и социального обслуживания населения, в том числе социальной защиты семьи, женщин и детей, опеки и попечительства в отношении совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан;

оказания протезно-ортопедической помощи, реабилитации инвалидов и проведения медико-социальной экспертизы;

управлению государственным имуществом и оказанию государственных услуг в установленной сфере деятельности.

В своей работе Министерство труда и социальной защиты РФ осуществляет координацию и контроль деятельности находящейся в его ведении Федеральной службы по труду и занятости, осуществляет руководство и контроль деятельности подведомственных федеральных государственных учреждений, в том числе федеральных учреждений медико-социальной экспертизы, федеральных государственных унитарных предприятий, а также координацию деятельности Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ.

Министерство труда и социальной защиты РФ руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, федеральными законами, актами Президента РФ и Правительства РФ, международными договорами, а также Положением о Министерстве, утвержденным постановлением Правительства РФ от 19 июня 2012 года № 610.

Министерство труда и социальной защиты РФ осуществляет свою деятельность непосредственно через подведомственные Министерству организации во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

26.2. Основные полномочия министерства

Министерство труда и социальной защиты РФ осуществляет законотворческие, координирующие и контролирующие, регулирующие и методические, а также распорядительные и представительские полномочия (Рис. 26.2), которые определяют соответствующие области ответственности за реализацию государственной социальной политики.

В соответствии с областями ответственности Министерство труда и социальной защиты РФ выполняет следующие основные полномочия:

а) в сфере законотворческой деятельности:

выработка и реализация государственной политики в сфере труда и социальной защиты населения;

внесение в Правительство РФ проектов федеральных законов, нормативных правовых актов и других документов, по которым требуется решение Правительства РФ;

самостоятельное принятие нормативных правовых актов, в том числе положение о территориальных органах федеральной службы, Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих, должностные оклады, разряды и другие условия оплаты труда, стандарты безопасности труда, межотраслевые правила и типовые инструкции по охране труда, типовые страховые правила негосударственного пенсионного фонда, положение об организации общественных работ;

б) в сфере координации и контроля:

руководство и контроль деятельности подведомственных федеральных государственных учреждений, в том числе федеральных учреждений медико-социальной экспертизы, федеральных государственных унитарных предприятий, включая протезно-ортопедические предприятия;

координацию и контроль деятельности находящейся в его ведении Федеральной службы по труду и занятости;

контроль и надзор по решению кадровых вопросов и организации деятельности Министерства и его структурных подразделений;

координация деятельности Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ;

контроль и надзор за соблюдением территориальными органами государственных стандартов социального обслуживания населения;

Основные полномочия

Области ответственности

Рис. 26.2. Функции и области ответственности Министерства

труда и социальной защиты РФ

в) в регулирующей и методической сфере:

организационно-методическое руководство работой региональных органов социальной защиты населения по выполнению ими возложенных задач;

методическое обеспечение деятельности местных органов социальной защиты населения, а также местного самоуправления и учреждений социального обслуживания;

нормативно-правовое регулирование условий и оплаты труда, в том числе типовые нормы труда, порядок государственной экспертизы условий труда, аттестации рабочих мест по условиям труда, учета и расследования несчастных случаев на производстве, обучения и проверки знания руководителями требований охраны труда работников организаций;

перечни вредных и опасных условий труда, вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные медицинские осмотры при поступлении на работу и периодические медицинские осмотры, а также отдельных профессий, производств, предприятий, учреждений и организаций, работники которых проходят обязательное медицинское освидетельствование для выявления ВИЧ-инфекции;

правила бесплатной выдачи лечебно-профилактического питания, витаминных препаратов, молока, специальной одежды, обуви и других средств индивидуальной защиты;

примерный перечень и нормы выдачи специальной одежды, обуви и инвентаря социальным работникам государственных и муниципальных учреждений социального обслуживания;

размеры тарифных ставок и разряды оплаты труда Единой тарифной сетки для работников бюджетной сферы с учетом сложности работ, должностные оклады и другие условия оплаты труда для отдельных категорий работников бюджетных организаций;

правила установления трудовой пенсии, пенсии по государственному пенсионному обеспечению, дополнительного ежемесячного материального обеспечения, порядок ведения пенсионной документации;

порядок предоставления гражданам социальных услуг, финансирования мероприятий по социальной поддержке безработных граждан, порядок и условия назначения и выплаты пособия по безработице, правила досрочного назначения пенсии безработным гражданам;

организация медико-социальной экспертизы, разработки и реализации индивидуальной программы реабилитации инвалидов, обеспечения техническими средствами реабилитации, предоставления услуг по их техническому обслуживанию и ремонту

квоты на выдачу иностранным гражданам приглашений на въезд в Российскую Федерацию в целях осуществления трудовой деятельности, порядок выдачи заключений о привлечении и об использовании иностранных работников;

перечень видов работ, профессий, должностей, на которых могут быть заняты граждане, проходящие альтернативную гражданскую службу, а также организаций, в которых предусмотрено ее прохождение;

создание координационных и совещательных органов (советов, комиссий, групп, коллегий), в том числе межведомственных, в установленной сфере деятельности;

организация профессиональной переподготовки работников Министерства, их повышения квалификации и стажировок;

г) в сфере распоряжения ресурсами:

осуществление функции главного распорядителя и получателя средств федерального бюджета, предусмотренных на содержание Министерства и реализацию возложенных на него функций;

проведение конкурсов и заключение государственных контрактов на размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Министерства, а также на научно-исследовательские работы;

реализация функции государственного заказчика федеральных целевых программ, научно-технических и инновационных программ и проектов в установленной сфере деятельности Министерства;

размещение заказов и заключение государственных контрактов, а также иных гражданско-правовых договоров на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд;

привлечение для проработки вопросов научных и иных организаций, а также ученых и специалистов, организация научных исследований в установленной сфере деятельности;

контроль рациональности использования средств федерального бюджета на социальные нужды, представление предложений по их использованию;

оказание отдельным категориям граждан государственной социальной помощи в части предоставления при наличии медицинских показаний путевок на санаторно-курортное лечение и бесплатного проезда на междугородном транспорте к месту лечения и обратно;

д) в представительской сфере:

взаимодействие с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями в установленной сфере деятельности;

организационно-техническое обеспечение деятельности Комиссии по вопросам международной гуманитарной помощи и технической помощи при Правительстве РФ в части международной гуманитарной помощи, а также координационного совета по гендерным проблемам;

представление по поручению Правительства РФ интересов РФ в Международной организации труда, Международной ассоциации инспекций труда, Детском фонде ООН, Фонде ООН в области народонаселения, Международной ассоциации социального обеспечения и других международных организациях.

26.3. Федеральная служба по труду и занятости населения