Организация работы с документами

1. Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

2. Документооборот - движение документов в организации с

момента их создания или получения до завершения исполнения или

отправления.

3. Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

4. Входящий документ; поступивший документ - документ, поступивший в учреждение.

5. Исходящий документ; отправляемый документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

6. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

7. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

8.Регистрационный индекс документа; регистрационный номер

документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

9. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

10. Оттиск - изображение клише печати на бумаге.

11. Клише печати - элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

12. Мастичная печать - печать, обеспечивающая нанесение оттиска штемпельной краской.

13.Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации - печать, имеющая в центре клише печати

зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

14. Штемпельная краска - специальное красящее вещество,

предназначенное для нанесения оттисков на бумагу с помощью клише печати.

15. Штемпельная подушка - материал, несущий в своем объеме штемпельную краску, которая переносится на печатающие элементы

клише печати при его контакте со штемпельной подушкой.

16. Печатающий элемент - участок клише печати, воспринимающий штемпельную краску и передающий ее на бумагу.

17. Пробельный элемент - участок клише печати, не воспринимающий штемпельную краску и не передающий ее на бумагу.

18. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

19. Срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

20. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения

документа, установленный нормативным правовым актом.

21. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-

распорядительным документом организации или резолюцией.

22. Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

23. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

24. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

25. Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

26. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

27. Индекс дела; номер дела - цифровое и/или буквенно- цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Архивное дело

1. Архив (Ндп. архивохранилище) - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

2. Архивохранилище (Ндп. архив) - специально оборудованное

помещение для хранения архивных документов.

3. Профиль архива - установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

4. Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность

для собственника.

5. Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

6. Архивный фонд Российской Федерации - совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью ИСТОРИКО-КУЛЬТУРНОГО наследия народов Российской Федерации.

7. Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации - архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или

муниципальной собственностью.

8. Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации - архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью

физических лиц, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности.

9. Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

10. Документальный фонд - совокупность документов,

образующихся в деятельности юридического или физического лица.

11. Фондообразователь - юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

12. Фондирование документов - распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям.

13. Ценность архивного документа - свойства архивного документа, обусловливающие его культурное, научное, экономическое, политическое

значение.

14. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

15. Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

16. Выборочный прием документов на постоянное хранение прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

17. Выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с

истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.