Организация работы с документами
1. Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
2. Документооборот - движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправления.
3. Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
4. Входящий документ; поступивший документ - документ, поступивший в учреждение.
5. Исходящий документ; отправляемый документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.
6. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
7. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
8.Регистрационный индекс документа; регистрационный номер
документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
9. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
10. Оттиск - изображение клише печати на бумаге.
11. Клише печати - элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.
12. Мастичная печать - печать, обеспечивающая нанесение оттиска штемпельной краской.
13.Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации - печать, имеющая в центре клише печати
зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.
14. Штемпельная краска - специальное красящее вещество,
предназначенное для нанесения оттисков на бумагу с помощью клише печати.
15. Штемпельная подушка - материал, несущий в своем объеме штемпельную краску, которая переносится на печатающие элементы
клише печати при его контакте со штемпельной подушкой.
16. Печатающий элемент - участок клише печати, воспринимающий штемпельную краску и передающий ее на бумагу.
17. Пробельный элемент - участок клише печати, не воспринимающий штемпельную краску и не передающий ее на бумагу.
18. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
19. Срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
20. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения
документа, установленный нормативным правовым актом.
21. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-
распорядительным документом организации или резолюцией.
22. Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
23. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
24. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
25. Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
26. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
27. Индекс дела; номер дела - цифровое и/или буквенно- цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Архивное дело
1. Архив (Ндп. архивохранилище) - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
2. Архивохранилище (Ндп. архив) - специально оборудованное
помещение для хранения архивных документов.
3. Профиль архива - установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
4. Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность
для собственника.
5. Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
6. Архивный фонд Российской Федерации - совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью ИСТОРИКО-КУЛЬТУРНОГО наследия народов Российской Федерации.
7. Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации - архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или
муниципальной собственностью.
8. Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации - архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью
физических лиц, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности.
9. Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
10. Документальный фонд - совокупность документов,
образующихся в деятельности юридического или физического лица.
11. Фондообразователь - юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.
12. Фондирование документов - распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям.
13. Ценность архивного документа - свойства архивного документа, обусловливающие его культурное, научное, экономическое, политическое
значение.
14. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
15. Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
16. Выборочный прием документов на постоянное хранение прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
17. Выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с
истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.
Дата добавления: 2016-02-20; просмотров: 634;