Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Делопроизводитель, допущенный к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должен пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой ( инструкцией) о сохранении КТ организации. Памятка составляется с учетом специфики организации и утверждается руководителем.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность

документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Для сохранения КТ в организации приказом руководителя

назначается ответственное лицо, которое несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело

(или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф

«KT». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом.

Листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист, причем указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Хранятся дела в сейфе, который опечатывается секретарем. Другие сотрудники организации не должны иметь доступ к этому сейфу.

Документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра проставляют гриф ограничения доступа:

Конфиденциально Экз. № 1

или

Коммерческая тайна Экз. № 1

Гриф показывает, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит организации и охраняется

законодательно.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права на них организации, порядок использования и т.п. Например, если КТ является результатом

совместной деятельности с другой организацией, то необходимость сохранять ее должна быть отражена в контракте.

В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на

конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «Подпись» и «Отметка об исполнителе»). Например,

Составлен в двух экз.:

экз.№1 - в адрес;

экз. №2 - в дело №3 -5

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом. Например:

Разрешаю:

А. Е. Петрову А. В. Сидорову

Подпись руководителя

Дата

Печатает документы с грифом «KT» обычно делопроизводитель. В случае их большого объема они могут изготавливаться

централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики (или файлы), варианты документа уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа:

«Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в

«Журнале регистрации документов с грифом “КТ”». При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для

входящих, исходящих и внутренних документов организации. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются секретарем. При поступлении обязательно проверяется

целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с

грифом «КТ».

При выдаче делопроизводителем документа, сотрудник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер

полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись. Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату делопроизводителю в тот же день. С разрешения руководителя отдельные документы с грифом «КТ»» могут находиться у исполнителя в течение необходимого для выполнения работы срока, при условии полного обеспечения сохранности документов на его рабочем месте (наличие сейфа, кодового замка и т.д.). При возврате документа с грифом

«КТ» делопроизводитель сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника

ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел другим сотрудникам организации,

имеющим допуск к этим документам, производится только через

секретаря с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководителя и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель может разрешить вынос таких документов (для согласования, подписания и т.п.) с принятием необходимых мер предосторожности.

В организации должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководителя организации в специально выделенном помещении.

Копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии лица, ответственного за документ. Бракованные копии он забирает. Они подлежат немедленному уничтожению. Дела с грифом «KT» и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел организации.

По окончании года специально созданная комиссия организации

выполняет следующие работы:

- проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

- отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

- отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководителя может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документа с грифом «КТ»

немедленно ставится в известность руководитель организации, служба безопасности. Принимаются меры к розыску. Для расследования факта утраты документа руководителем организации назначается комиссия. На утерянный документ после того, как розыск не принес положительных результатов, составляется акт. В

«Журнал регистрации документов с грифом “КТ» вносятся соответствующие отметки об утрате.

В случаях, когда делопроизводитель переходит на другую работу или увольняется, производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема- передачи этих документов утверждается руководителем организации или его заместителем. При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» делопроизводитель составляет отдельную опись. На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, секретарем составляется акт, утверждаемый руководителем организации. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Сам факт фиксации ценной информации на носителе предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков.

В наибольшей безопасности находится конфиденциальная

информация, не зафиксированная ни на каком носителе. Угрозы ценной информации появляются немедленно при возникновении мысли о необходимости ее документировать. В связи с этим система защиты конфиденциальной информации должна «срабатывать» заблаговременно, т.е. до момента нанесения на чистый лист бумаги первых письменных знаков будущего документа.

Перед реализацией мысли о создании документа вначале

решаются вопросы: является ли данная информация конфиденциальной и, если да, то какой уровень грифа конфиденциальности ей должен быть присвоен. Своевременное установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, является первым и основным элементом защиты документированной информации, позволяющим обеспечить относительно надежную безопасность тайны организации.

Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранности информации, однако позволяет четко организовать работу с документами и, в частности, сформировать систему доступа к документам персонала.

Делопроизводитель должен четко представлять, что гриф конфиденциальности или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу представляет собой реквизит (элемент, служебная отметка, помета, пометка) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме.

Информация и документы, отнесенные к коммерческой тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации.

Первый, массовый уровень - грифы «Конфиденциально»,

«Конфиденциальная информация». Не следует ставить гриф «КТ», так как грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения

доступа к документу.

Второй уровень достаточно редкий - грифы «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация»,

«Конфиденциально», «Особый контроль». Присваивается документу

лично руководителем организации, им изменяется или отменяется. Исполнение, использование и хранение документов с этим грифом также организуется руководителем с возможным привлечением руководителя службы конфиденциальных документов. Исполнителям документы с этим грифом не передаются.

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» или

«Конфиденциально».

Гриф ограничения доступа, указываемый на документе, пишется полностью и не сокращается. Под обозначением грифа указывается

номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия. Гриф располагается на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу.

На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах. Ниже грифа или ниже адресата могут обозначаться ограничительные пометы типа: «Лично», «Только в РУКИ», «Только адресату», «Лично в руки» и др. При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например № 37к, 89ск, 97дсп.

Документы и информация, конфиденциальные в целом (например,

документация службы персонала, службы безопасности, документы, отнесенные к профессиональной тайне, и т.д.), как правило, не маркируются, потому что в полном объеме обладают строгим ограничением доступа к ним персонала.

На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться отметка, надпись, штамп, привлекающая особое внимание к сохранности таких документов. Например: «Собственная

информация фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и др.

Может ставиться штамп, что данная информация без согласия

организации не может быть использована в каких-либо коммерческих целях, а за ненадобностью должна быть возвращена собственнику.

Гриф или штамп обязательно проставляются при направлении конфиденциальной для организации информации в государственные

учреждения, которые обязаны держать ее в тайне.

Контрольные вопросы:

1. Какие группы конфиденциальных документов образуются в различных типах организационных структур?

2. В чем состоит особенность конфиденциального документа?

3. Как классифицируются конфиденциальные документы по сроку ограничения к ним доступа персонала?

4. Что понимается под разрешительной системой доступа к конфиденциальной информации?

5. Какие этапы входят в процесс документирования конфиденциальной информации?

6. С какой целью на документе ставится гриф конфиденциальности,

и какие виды этих грифов используются? Чем руководствуются при определении уровня грифа конфиденциальности?

7. Какие существуют требования к организации и технологии работы с конфиденциальными документами?

8. На основе каких принципов строится защищенный документооборот? За счет чего достигается защищенность документопотоков?

9. Какие стадии включаются в состав входного документопотока?

10. Какие стадии включаются в состав выходного и внутреннего документопотоков?

11. Что понимается под технологической системой обработки и

хранения конфиденциальных документов? Какие существуют типы систем?

12. Что понимается под входным потоком конфиденциальных

документов?

13. Какие документы несет входной поток?

14. Какие опасности угрожают документам входного потока?

15. Какие технологические стадии обработки проходят конфиденциальные документы входного потока? Каково назначение каждой стадии?

16. Что представляет собой технологическая стадия обработки

конфиденциальных документов, процедура обработки и операция? Их соотношение?

17. В чем состоят особенности процедуры выдачи закрытых дел сотрудникам для работы?

18. Какой состав операций включает в себя процедура снятия грифа конфиденциальности с документа? Цель процедуры?