Глава 20. Терминология и понятия, применяемые в документоведении и документационном обеспечении управления

20.1. Общие понятия

20.2. Документирование

20.3. Информационная составляющая документа

20.4. Организация работы с документами

20.5. Архивное дело

20.6. Обеспечение сохранности документов

Основу любой области знаний составляют понятия, которые являют собой набор представлений об общих и наиболее существенных особенностях в изучаемых явлениях и предметах.

Всякое понятие представляет собой какую-то абстрактную структуру, в которой рельефно выделены наиболее существенные и типичные стороны данной структуры (явлений и предметов).

Профессиональный язык в любой области знаний требует

однозначности толкований понятий этой области знаний и терминов. Совокупность терминов отдельной области знаний составляет единую терминосисистему или терминологию.

Приведенная ниже терминология установлена нормативными

актами Российской Федерации. Эта терминология в обязательном порядке применяется во всех видах документов и литературе по документоведению, документационному обеспечению управления и архивному делу.

Термины и понятия, применяемые в документоведении и документационном обеспечении управления (согласно федеральных законов и ГОСТов).

Общие понятия

1. Делопроизводство, документационное обеспечение управления

- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

2. Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая

организацию хранения и использования архивных документов.

3. Документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

4. Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

5. Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

6. Изобразительный документ - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

7. Графический документ - изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.

8. Аудиовизуальный документ - документ, содержащий

изобразительную и звуковую информацию.

9. Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

10. Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

11. Иконографический документ - документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной

или художественной фотографии.

12. Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

13. Текстовой документ - документ, содержащий речевую

информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

14. Письменный документ - текстовой документ, информация

которого зафиксирована любым типом письма.

15. Рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

16. Машинописный документ - письменный документ, при

создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

17. Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих

обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

18. Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

19. Видеограмма документа - изображение документа на экране

электронно-лучевой трубки.

20. Беловой документ - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без

помарок и исправлений.

21. Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

22. Автор документа - физическое или юридическое лицо,

создавшее документ.

23. Документ личного происхождения (Ндп. личный документ) - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

24. Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

25. Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

26. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством,

компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

27. Подлинный документ - документ, сведения об авторе,

времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

28. Подлинник (официального) документа - первый или

единичный экземпляр официального документа.

29. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

30. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

31. Заверенная копия документа - копия документа, на которой

в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

32. Дублетный документ - один из экземпляров копии документа.

Документирование

1. Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

2. Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

3. Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

4. Унифицированная система документации (УСД) - система

документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая

информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

5. Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и

целевого назначения.

6. Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

7. Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

8. Реквизит документа - обязательный элемент оформления

официального документа.

9. Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

10. Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

11. Формуляр документа - набор реквизитов официального

письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

12. Формуляр-образец документа - модель построения

документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

13. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих

автора официального письменного документа.

14. Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере

деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

15. Служебное поле унифицированной формы документа - зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления

ее в технических средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений.

16. Зона унифицированной формы документа - часть площади унифицированной формы документа установленного размера,

предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

17. Табель унифицированных форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

18. Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

19. Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

20. Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

21. Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

22. Гриф утверждения - реквизит официального документа,

придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

23. Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания

и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

24. Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

25. Виза официального документа - реквизит документа,

выражающий согласие или несогласие должностного лица с

содержанием документа.

26. Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

27. Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

28. Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате

криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

29. Владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа

подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы).

30. Средства электронной цифровой подписи - аппаратные и/или программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из

следующих функций - создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей.

31. Закрытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная

последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи.

32. Открытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе.

33. Сертификат ключа подписи - документ на бумажном носителе или

электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи.

34. Подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе - положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе.

35. Пользователь сертификата ключа подписи - физическое

лицо, использующее полученные в удостоверяющем центре сведения о сертификате ключа подписи для проверки принадлежности электронной цифровой подписи владельцу сертификата ключа подписи.

36. Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

37. Реквизит электронного документа - обязательные сведения,

которые должны содержаться в электронном документе для признания его действительным.

38. Подтверждение подлинности электронного документа -

положительный результат проверки неизменности всех реквизитов электронного документа.

39. Электронный документооборот - процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами.

40.Средства электронного документооборота - программные или технические средства, применяемые в электронном документообороте.

41. Участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, участвующие в обмене электронными документами.

42. Отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ

и направляет его в адрес получателя.

43. Получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ.

44.Электронный архив - массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации для хранения документов.