Разработка и ведение номенклатуры дел

Основным источником, определяющим порядок создания документального фонда федерального органа исполнительной власти и работе с ним, являются «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», раздел V ( утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477).

Условия, определяющие порядок создания документального фонда и работе с ним, должны найти отражение в Инструкции по

делопроизводству федерального органа исполнительной власти.

Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся

в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в

процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

Формирование документального фонда федерального органа

исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти: а) составляется службой делопроизводства на основе

номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который

передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

г) в случае изменения функций и структуры федерального

органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно- проверочной комиссией федерального государственного архива.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

Номенклатура дел является основой для составления описей

дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования

документального фонда федерального органа исполнительной власти.

Документальный фонд федерального органа исполнительной власти – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд федерального органа

исполнительной власти составляют документы, созданные в федеральном органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти лежит на Службе делопроизводства федерального органа исполнительной власти.

Инструкция по делопроизводству федерального органа исполнительной власти определяет:

- порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.

Инструкция по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти устанавливает:

- назначение номенклатуры дел в делопроизводстве, выполняемые ею функции;

- форму номенклатуры дел;

- порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры дел;

- порядок ведения номенклатуры дел.

В Инструкции по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти отмечается, что:

- номенклатура дел составляется на основе изучения положения

o федеральном органе исполнительной власти, регламента федерального органа исполнительной власти, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность федерального органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти;

- в федеральном органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 18) и номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, или сводная номенклатура дел (приложение № 19):

Наименование федерального органа

исполнительной власти

Наименование структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

№

(место составления)

Нагод

T T T T

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел(томов, частей)

Срок хранения дела(тома,части)

и № статей по перечню

Примечание

1 2 3 4 5

Название раздела

T T T T

Наименование должности руководителя структурного подразделения

Дата

Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАННО

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

Дата

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив)

Дата

Подпись

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных вгоду в

T T

По срокам хранения Всего

В том числе:

переходящих с отметкой “ЭПК”

1 2 3 4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет

включительно)

ИТОГО:

Наименование должности ответственного

за делопроизводство

Дата

Подпись Расшифровка

подписи

Итоговые сведения переданы в службу ДОУ.

Наименование должности передавшего сведения

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

№ 18. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти

Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом федерального органа исполнительной власти, Службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства.

Наименование федерального органа исполнительной власти

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

Наименованиедолжности

руководителя федерального

(место составления) органа исполнительной власти

Нагод Подпись Расшифровка

Дата