Организация внутреннего контроля за денежными средствами и

Их эквивалентами

Денежным средствам свойственен неотъемлемый риск, поэтому обеспечение их сохранности и эффективного использования в хозяйственной деятельности – основная задача бухгалтерского учета. Организация внутреннего контроля за движением денежных средств строится на определенных правилах.

1.Прежде всего, установление системы выдачи разрешений руководством на те и иные хозяйственные операции и виды деятельности. В этих целях определяется соподчиненность должностных лиц, с правом подписи финансовых документов, исходя из сущности операции, размера денежных сумм. Такое право работника закрепляется в должностных инструкциях или в приказе о приеме на работу. Для работы с банковскими документами дополнительно оформляется карточка образцов подписей первого и второго лица в финансовой службе компании. Бухгалтерия не вправе принимать к обработке кассовые и банковские документы, санкционированные другими лицами, не имеющими на это право.

2. Обеспечение надежной защиты электронной подписи и доступа к ней, определение меры предосторожности и контроля.

3. Разработка в бухгалтерии схемы документооборота с указанием последовательности выписки документов, санкционирования операции подписями должностных лиц, завершая процедурами сдачи их в архив.

4. Определение бухгалтерией форм бланков документов или выбор из имеющихся на данный момент образцов. При этом необходимо протестировать реквизиты документов, насколько они раскрывают существо описываемой в них операции, учесть при этом требования бухгалтерского, статистического и оперативного (налогового) видов учета.

5. Обеспечение надежности системы регистрации и сквозной нумерации кассовых и банковских документов. Систематически проверять, обеспечивает ли эта мера полноту регистрации всех операций организации и сохранность информации на бумажном носителе.

6. Установление системы обеспечения сохранности электронной версии бухгалтерии, проверка своевременности оформления документов и регистров учета на бумажном носителе, заверение подписями исполнителей и бухгалтера, заключение их в переплет.

7. Обеспечение постоянной сверки учетных данных с фактическими остатками денежных средств.

8. Распределение обязанностей между работниками бухгалтерии таким образом, чтобы намеренные и случайные ошибки, допущенные одним, выявлялись своевременно другим бухгалтером. Предусмотреть условия, исключающие возможность и необходимость сговора между должностными лицами. В частности, строго соблюдать разделение обязанностей между лицами:

- санкционирующими и осуществляющими операции (руководство и исполнение);

- обеспечивающими физическое хранение и контроль за их использованием (материально-ответственное лицо и внутренний аудитор);

- отражающими операции в учете (бухгалтер).

Как следует из этого, для каждой операции должны быть минимум пять источников контроля.

9. Соблюдение своевременности предоставления трудового отпуска бухгалтерам и материально-ответственным лицам. Обычно это сопровождается передачей дел и активов другим лицам, что внутренне дисциплинирует исполнителей, или своевременно выявляются несоответствия данных, исключаются ошибки из-за усталости работника.

10. Оформление договоров о материальной ответственности с лицами, имеющими доступ к активам компании, в момент приема их на работу. Проверять не имели ли работники в прошлом, какие-либо юридические ограничения для работы с ценностями.

11. Соблюдение последовательности обработки информации в бухгалтерском учете: от первичных документов до финансовой отчетности.

12. Регулярная сверка внутренних оборотов денежных средств, путем сличения кассовых документов с выписками из лицевых счетов в банке. Обеспечивать незамедлительное оприходование поступивших денег, незамедлительное списание выплаченных денег.

13. Постоянная сверка движения денежных средств на валютном счете с паспортами сделки по импортным и экспортным операциям на своевременность их исполнения.

14. По возможности, ограничение объема наличного оборота денег, устанавливать лимиты остатков в кассе с целью предотвращения кражи и присвоения денег.

15. Своевременное приобретение денежных эквивалентов с целью получения инвестиционных доходов.

16. Реальная оценка краткосрочных инвестиций в балансе.

Таким образом организованный внутренний контроль обеспечит по меньшей мере, две функции бухгалтерского учета: превентивную (предупредительную) и охранительную, и есть защитную.