Порядок обробки та відправлення вихідної кореспонденції

Вихідна кореспонденція обробляється та відправляється централізовано канцелярією підприємства у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня.

Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти:

- правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

- правильність зазначення адреси кореспондента;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах;

- наявність на документі позначки про додатки;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

l Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт.

l На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

l Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп “Підлягає поверненню”.

l Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах – авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.

Куди: 01004 Україна, м. Київ,

бульв. Т. Шевченка, 3, к. 402

Кому: Директору департаменту освіти і науки, молоді

та спорту Київської міської державної адміністрації

Фіданян Олені Григорівні

Кореспонденту в США: Society for Human

Resourse Management

Dr. Donald Green

808 North Washington Street

Alexandria, Virginia

22314-1997 USA

l Air Mail (Авіа)

l Private (Приватне)

l Express (Терміновий)

l Confidential (Конфіденційний)

l Urgent (Рекомендований)

l Strictly (Цілком таємно)