Реєстрація документів

Приймання, розгляд і реєстрація документів

Приймання документів

- Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією.

- Розкриваються всі документи за винятком тих, що мають напис “особисто” чи адресовані громадським організаціям установи.

- Перевіряється цілісність документів, відповідність номерів на документах і конвертах (у разі відсутності документа або додатків до нього, складається акт “Про відсутність вкладень у конверті” в 2 примірниках).

- Якщо виявлено пошкодження конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

- Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

Розгляд документів

- попередній розгляд документів здійснює

керівник канцелярії, або призначена особа;

- розподіл документів на ті, що потребують

обов'язкового розгляду керівництвом установи або

безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних

обов'язків, а також встановлення терміну їх виконання;

- доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно;

- керівництву або власнику установи передаються документи урядових та інших органів, а також документи що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.

- наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.

- з метою забезпечення ритмічної роботи канцелярії, розробляються графіки доставки кореспонденції підрозділам.

Реєстрація документів

Реєстрація документів – фіксація

факту створення або надходження

в організацію документа шляхом проставлення на ньому порядкового номера (починаючи з початку календарного року) і дати з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних картках.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові, кадрові тощо) як ті що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як письмові, так і друковані документи.

Документи в організації реєструються один раз: вхідні - у день надходження,

створювані - у день затвердження або підписання.
Окремо реєструються:

- постанови,

- розпорядження,

- накази з основної діяльності, з особового складу,

- протоколи,

- службова переписка,

- рішення колегій тощо.

року) і дати з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних картках.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові, кадрові тощо) як ті що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як письмові, так і друковані документи.

Документи реєструються в картках обліку (або за допомогою технічних засобів).

При реєстрації обов'язкові такі реквізити:

- автор документа (кореспондент),

- назва документа,

- дата документа,

- реєстраційний номер (індекс документа),

- заголовок документа або його короткий зміст,

- резолюція керівника (виконавець, зміст доручення, автор, дата),

- відповідальний виконавець,

- термін виконання документа,

- позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).