Реєстрація документів
Приймання, розгляд і реєстрація документів
Приймання документів
- Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією.
- Розкриваються всі документи за винятком тих, що мають напис “особисто” чи адресовані громадським організаціям установи.
- Перевіряється цілісність документів, відповідність номерів на документах і конвертах (у разі відсутності документа або додатків до нього, складається акт “Про відсутність вкладень у конверті” в 2 примірниках).
- Якщо виявлено пошкодження конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.
- Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.
Розгляд документів
- попередній розгляд документів здійснює
керівник канцелярії, або призначена особа;
- розподіл документів на ті, що потребують
обов'язкового розгляду керівництвом установи або
безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних
обов'язків, а також встановлення терміну їх виконання;
- доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно;
- керівництву або власнику установи передаються документи урядових та інших органів, а також документи що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.
- наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.
- з метою забезпечення ритмічної роботи канцелярії, розробляються графіки доставки кореспонденції підрозділам.
Реєстрація документів
Реєстрація документів – фіксація
факту створення або надходження
в організацію документа шляхом проставлення на ньому порядкового номера (починаючи з початку календарного року) і дати з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних картках.
Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові, кадрові тощо) як ті що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як письмові, так і друковані документи.
Документи в організації реєструються один раз: вхідні - у день надходження,
створювані - у день затвердження або підписання.
Окремо реєструються:
- постанови,
- розпорядження,
- накази з основної діяльності, з особового складу,
- протоколи,
- службова переписка,
- рішення колегій тощо.
року) і дати з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних картках.
Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові, кадрові тощо) як ті що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як письмові, так і друковані документи.
Документи реєструються в картках обліку (або за допомогою технічних засобів).
При реєстрації обов'язкові такі реквізити:
- автор документа (кореспондент),
- назва документа,
- дата документа,
- реєстраційний номер (індекс документа),
- заголовок документа або його короткий зміст,
- резолюція керівника (виконавець, зміст доручення, автор, дата),
- відповідальний виконавець,
- термін виконання документа,
- позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).
Дата добавления: 2016-02-09; просмотров: 511;