Копії документів. Правила складання і оформлення довіреності і розписок

ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ОСОБОВОГО СКЛАДУ

КОПІЇ ДОКУМЕНТІВ

Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи або відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній (окрім архівів, нотаріальних контор).

Відмітку про засвідчення копії розміщують нижче реквізиту «Підпис». Вона складається з таких елементів: словосполучення Згідно з оригіналом (без лапок), назва посади особи, яка засвідчує копію, її особистий підпис, розташування підпису (ініціал(и) і прізвище) та дата засвідчення:

Згідно з оригіналом

Секретар (підпис) Т.М. Грамотна

22.08.2015

Витяг - копія, що відтворює частину тексту документа. Дублікат - другий екземпляр документа, виданий у зв'язку із втратою оригіналу.

Копія - це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку "Копія" і завірена у певному порядку.

Є три види копій - відпуск, витяг і дублікат. Відпуск - це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника.

Основний принцип виготовлення копії Полягає в тому, що представник установи може завірити та виготовити копії позбав того документа, який створений у даній установі.

Копії документів можуть відтворюватись рукописних або машинописним способами, текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, засвідчується підписом службової особини, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналові, и скріплюється печаткою (Не гербовою).

Копії особисті документів громадян необхідних для прийому на роботу, навчання и т. п. можуть виготовлятися відповідальною особою встанови в присутності власника документа та з йо дозволено, при цьому наявність оригіналів документа обов’язкова.

Способи виготовлення копії:

· Рукописний

· машинописного

· Засоби оперативної поліграфії

Рукописний спосіб виготовлення Копій- це спосіб нанесення знаків письма власноручно.

Машинописного способу виготовлення Копій- це спосіб виготовлення документів за допомогою друкарської машини, друкарські пристрої, комп'ютерів);

До засобів оперативної поліграфії віднесемоосновні види копіювальної техніки - електрофотографічні апарати прямого копіювання з безпосереднім перенесеного зображення на Різні види носіїв: папір, плівки.

Основними Вимогами до Копій документів є:

· достовірність- це відповідність змісту інформації та реквізитів копії оригіналу.

· юридична сила- це властивість копії надали чинним законодавством, яка є підставою для Вирішення правових харчування. Юридична сила копії Дає можливість використовувати її для здійснення управлінських функцій або правового регулювання.

Документ, з якого засвідчується копія, повинен відповідати вимогами закону, щоб документ не винен суперечити законом за змістом и за формою.

Завіреною копією документа є копія, на якові відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, що надаються їй Юридичної сили.

Вірність Копій документа засвідчується підписом керівника або уповноваженої на ті посадової особини та печатка. На копії зазначається дата її видачі и робиться Відмітка про ті, що оригінал документа находиться в даним підприємстві, установі, організації. При засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижчих реквізиту «Підпис» проставляють завіреній напис «вірно»; посада особини, що завірила копію; особистий підпис; розшифровку підпису (ініціалі, Прізвище); дату засвідчення. При засвідченні Багато сторінкових документів всі аркуші Копій повинні бути прошиті, пронумеровані и скріплені.

Правила складання і оформлення довіреності і розписок

Доручення (довіреність) – це документ, за яким приватна, офіційна особа чи організація надає право (повноваження) іншій приватній, офіційній особі чи організації на законних підставах здійснювати від її імені певні юридично значущі дії або представницькі функції з (перед) третіми особами й цим створювати для останнього правові наслідки.

Доручення поділяються на особисті (приватні) та офіційні (службові).

Офіційне дорученняукладається на спеціальному чи загальному бланку формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту) з обов’язковим зазначенням повної назви організації та її юридичної адреси.

Залежно від обсягу та змісту повноважень, що надаються представникові, доручення поділяються на три види:

– разові на виконання одноразової дії (найчастіше це отримання товарно-матеріальних цінностей чи одержання стипендії, заробітної плати, пенсії, поштового переказу, посилки тощо);

– спеціальні на здійснення приватною чи службовою особою однотипних учинків (представництво в органах суду, виконання господарських і банківських операцій у межах певного терміну тощо);

– генеральні (загальні) на виконання розширених повноважень (здійснення операцій, пов’язаних з управлінням та володінням нерухомим і рухомим майном, банківських операцій, одержання та надсилання кореспонденції, представницьких функцій у суді тощо із правом передоручення третій особі).

Термін дії доручення зазначається цифрами (разове, спеціальне) і літерами (генеральне, загальне). Максимальний термін дії доручення не може перевищувати трьох років. Якщо термін дії доручення не зазначений, воно зберігає юридичну силу протягом року з дня його укладання. Недатоване доручення не має юридичної сили.

Особа чи установа, яка уклала доручення, може в будь-який час його скасувати, а особа, якій доручення видано, відмовитися від нього. Угода про відмову від цього права недійсна. Із припиненням дії доручення втрачає силу будь-яке передоручення третій особі.

Текст особистого доручення пишеться в довільні формі, але обов’язково слід зазначити такі відомості:

· назва виду документа;

· місце укладання, число, місяць, рік – для генерального доручення (літерами й без скорочень);

· прізвище, ім’я та по батькові довірителя;

· домашня адреса довірителя (для генерального доручення);

· прізвище, ім’я та по батькові; дані документа, що посвідчують особу, якій видається доручення;

· зміст дій, обов’язків, прав, які має повноваження виконувати довірена особа;

· термін дії разового доручення вказується цифрами, а спеціального й генерального – літерами;

· підпис довірителя (праворуч);

· дата укладання документа для разового доручення пишеться цифрами (ліворуч);

· завірення (засвідчення) підпису довірителя може бути здійснено підприємством, де він працює, закладом, де навчається, ЖЕКом за місцем його проживання або будь-якою нотаріальною конторою;

· посада, назва установи, закладу, підпис, ініціали та прізвище особи, від імені якої виступає засвідчував;

· запис про стягнення державного мита чи гербового збору (для генерального доручення);

· номер, під яким зареєстровано документ (для генерального доручення);

· печатка організації, закладу, де працює засвідчував;

· дата засвідчення вказується цифрами, а для спеціального й генерального доручення – літерами (ліворуч).

Усі вільні місця, графи доручення закреслюють, щоб не можна було нічого дописати.

Розписка — це документ, який підтверджує передачу й одержання грошей, матеріальних цінностей, документів тощо від установи чи приватної особи. Відноситься до офіційно-особистих документів.

Розписки повинні містити такіреквізити:

1. Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис.

5. Засвідчення підпису (за необхідності).

Текст приватної розписки має містити такі відомості:

- Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, хто дає розписку й підтверджує отримання (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує особу отримувача, та його вихідні дані).

- Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, кому дається розписка (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує його особу, та його вихідні дані).

- Чому конкретно дано розписку (вказуються точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість – словами і цифрами);

- Засвідчення підпису особи, яка дає розписку, за необхідності засвідчується посадовою особою установи, де вона працює, за місцем проживання чи нотаріальною конторою.

- У тексті службової розписки вказуються посади осіб, повні назви установ, які вони представляють, на підставі якого розпорядчого документа передано й отримано матеріальні чи грошові цінності.

Розписка може бути приватного (особа отримує цінності від особи) і службового (особа – представник установи – отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру.

Складають розписку в довільній формі на чистому аркуші паперу, здебільшого від руки або машинописним способом.

У розписці забороняється робити будь-які виправлення чи стирання. Всі вільні місця під текстом та підписом підкреслюють. Складають розписку в одному примірнику і зберігають нарівні з грошовими та цінними документами.

Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було написано. В такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.